12 erros de gerenciamento de TI para ficar atento

Os erros de gerenciamento de TI estão desde fases de planejamento, passando pelo processo da equipe até problemas pontuais de gestão. Você sabe quais são os principais?

Controlar os erros na gestão dos projetos de TI pode abrir caminhos para uma melhor performance do time, com entregas de mais qualidade e até prazos menores. 

Sem falar que evita aquele volume sem fim de ajustes, refações e bugs. Ninguém quer ficar em cima de um projeto que não acaba nunca, certo? Ou, pior ainda, consertar erros em cima de erros “ especialmente quando são sempre os mesmos.

Leia também: Conheça 6 boas práticas de gestão de demandas de TI e como aplicar.

Para uma rotina mais segura e projetos mais assertivos, é preciso ter em mente quais os erros mais comuns no gerenciamento de TI. 

Assim, você pode não só evitar errar duas vezes, mas observar os gargalos e os pontos de melhoria para o desenvolvimento do time e da empresa.

Neste artigo, você vai entender: 

• Por que evitar erros de gerenciamento de TI
• 12 erros de gerenciamento de TI
• Como evitar erros de gerenciamento de TI
• Conheça o Milvus

Boa leitura!

Por que evitar erros de gerenciamento de TI

Nenhuma empresa ou profissional está livre de cometer erros de gerenciamento de TI. Ã? claro.

Mas você precisa ficar atento para, quando acontecer, não deixar se repetir. Afinal, o primeiro erro pode não ser culpa de ninguém, mas repetir o erro, certamente será.

O controle na gestão de TI é fundamental para que os erros sejam controlados e, assim, o desempenho da equipe e a qualidade das entregas permaneçam em constante evolução.

A melhoria contínua é um conceito aplicado em qualquer negócio, independente do setor ou do porte da empresa. Para que ela possa ser aplicada, conhecer os principais erros de gerenciamento de TI é o primeiro passo.

Leia também: Aprenda 7 passos para uma gestão de demandas de TI impecável.

12 erros de gerenciamento de TI

Sem mais delongas, vamos ao que interessa: existem muitos erros possíveis de acontecer em qualquer empresa e qualquer departamento. 

Neste artigo, traremos os 12 erros mais comuns de gerenciamento de TI que precisam ser evitados para que você conquiste um alto desempenho e qualidade nos projetos do time. 

Vamos lá?

#1 Esquecer do planejamento

O primeiro erro é, claro, relacionado ao planejamento. Isso porque o primeiro passo para qualquer projeto ou atividade de TI é ter um bom plano. 

Ã? nesta fase que se determinam prazos, responsabilidades, requisitos, riscos, recursos e investimento necessário.

Sem o planejamento, pode até sair alguma coisa no final, mas dificilmente atenderá às necessidades do cliente ou à exigência da própria equipe.

Sabe aquela história de que o ornitorrinco é o pato que o cliente aprovou? Podemos adaptar para o ornitorrinco é o pato criado sem planejamento.

#2 Mudar o escopo com frequência

No entanto, não basta ter planejamento se você não seguir ele. O escopo é um documento de base para qualquer projeto de TI, que visa determinar exatamente o que se espera da entrega. 

Ã? o escopo que vai orientar os profissionais na hora de tomar determinadas decisões, bem como validar se o produto final atende ao solicitado. 

Não é incomum que ajustes e alterações no escopo aconteçam. Afinal, é com o andar da carruagem que as melancias se ajeitam. 

O que não pode, de forma nenhuma, é que essas alterações impactem na produtividade ou, ainda, descartem o trabalho até então desenvolvido. Imagine passar dias em cima de uma funcionalidade nova e depois descobrir que ela não será mais utilizada no projeto?

Além do tempo e dinheiro perdido, você perde também a motivação dos profissionais, que não vão ter nenhuma vontade de seguir trabalhando naquela atividade.

Leia também: PMBOK: como aplicá-la aos processos de gestão de projetos TI.

#3 Falta de atualização

Um dos principais erros de qualquer empresa de TI é não acompanhar a evolução da tecnologia disponível no mercado. Ou, ainda, insistir em tecnologias novas mas que não aparentam serem duráveis. 

A evolução da tecnologia é tão veloz, que surgem linguagens de programação novas o tempo todo. No entanto, são poucas as que permanecem e se estabilizam no mercado.

Reconhecer os pontos que valem a pena investir tempo para aprender é uma das qualidades esperadas do profissional. E saber acompanhar as demandas, conforme os novos comportamentos do usuário, também.

#4 Não estabelecer KPIs

Já falamos muito sobre isso em nossos artigos, mas é sempre bom relembrar: não tem como melhorar processos ou evitar erros se um monitoramento constante não for realizado.

Os KPIs são indicadores de desempenho que dão ao gestor uma visibilidade sobre o andamento da equipe, das tarefas e dos projetos. 

Estabelecer os indicadores principais para o seu negócio é uma forma de acompanhar a evolução (ou crises), e determinar novos caminhos quando necessário. 

#5 Problemas de integração entre equipes

Independente se o seu negócio é uma pequena empresa de consultoria de TI ou uma grande rede de outsourcing, a integração entre profissionais é fundamental para o seu sucesso. 

A comunicação e a clara responsabilidade de cada profissional é vital para garantir a produtividade esperada da equipe. 

#6 Falha na priorização de tarefas

Dentre as atividades dos profissionais de TI, existem muitas tarefas que são interdependentes. Assim, só podem ser iniciadas quando outras já foram concluídas.

Priorizar as tarefas essenciais é fundamental para evitar atropelos e gerar retrabalho, o que, além de representar prejuízo, é bastante desmotivador para os profissionais.

#7 Falta de gestores com competências adequadas

Ã? bastante comum, principalmente em empresas menores, que o gestor da equipe seja um profissional de outra área. Ã? ótimo ver esse espírito empreendedor, mas é importante alertar que não basta ser o dono da empresa para ser gestor.

O gestor de TI tem responsabilidades importantes e precisa conhecer com profundidade o dia a dia do setor, bem como as dificuldades e riscos enfrentados.

Ã? preciso conhecimento, experiência e aprendizado constante. Algumas certificações auxiliam na formação profissional técnica, mas existem inúmeros cursos e eventos que podem lhe preparar para esta função.

Leia também: Certificação ITIL: 5 razões para investir nesta certificação.

#8 Não estabelecer políticas de segurança e de privacidade

Os projetos de TI devem ser gerenciados por sistemas que garantam a segurança e a integridade das informações de cada processo.

Para agilizar, é comum que os profissionais não dêem atenção para as políticas de privacidade, concedendo acesso ou permissões para usuários que não precisariam, ou deixando arquivos sensíveis no alcance de todos.

Com isso, vazamento de dados podem acontecer, prejudicando não só o trabalho desenvolvido, mas a credibilidade da empresa.

Leia também: Afinal, o que é o hacking ético?

#9 Falta de metodologia

A falta de metodologia provoca riscos de não cumprimento de prazos, estouro de verba, retrabalhos e um projeto final diferente do escopo, por exemplo. 

Existem diversas metodologias que podem ser adotadas para alinhar o processo conforme as necessidades e objetivos da empresa. 

Você pode, inclusive, estabelecer métodos para cada etapa, como: orçamento; escopo; documentação; desenvolvimento; testes; homologação; entre outros.

Já abordamos, em nosso site, alguns artigos sobre as metodologias mais utilizadas. Você pode querer ler sobre o assunto: 

• Como aplicar a metodologia ITIL no Help Desk?
• 8 dicas para implementar Kanban na TI: melhore seu desempenho!
• Metodologia ágil: o que é seus impactos no atendimento ao cliente
• Metodologia Scrum: um passo a passo para aplicá-la na gestão de TI
• Método GTD: o que é e como aplicar nas suas atividades diárias
• Como aplicar design thinking na gestão de TI e quais os benefícios?

#10 Dispensar ferramentas adequadas ao processo

Um erro bastante comum é a falta de investimento em sistemas que podem contribuir com o gerenciamento de sua equipe de TI. 

Contar com o apoio de ferramentas adequadas é fundamental para melhorar a performance do time, reduzir erros e permitir uma completa gestão das atividades e projetos.

Automatizar o que for possível e abrir canais para chamados de suporte, por exemplo, são formas de acelerar a produtividade da sua empresa. 

#11 Repetir erros passados

Errar é humano, repetir o erro é burrice. Mas como saber que um erro está sendo repetido, se não existir um controle de histórico sobre o assunto? 

Com um sistema de gestão de tickets, por exemplo, você pode classificar os erros encontrados e os chamados de usuários mais frequentes, identificando os casos repetidos e buscando soluções permanentes para o problema.

Assim, você garante a possibilidade de uma melhoria contínua, deixando esses bugs e instabilidades no passado. 

Leia também: Gerenciamento de Incidentes “ Como ter certeza que nenhum ticket caia no esquecimento.

#12 Não dar atenção aos erros da equipe

Um bom gestor deve ficar atento aos erros de sua equipe, trazendo luz ao problema e mostrando o quanto esse erro impactou nos resultados do negócio.

Isso, claro, sem expor o profissional. Afinal, o objetivo não é ofender ninguém, mas esclarecer pontos de dúvida que podem ser compartilhados por mais pessoas, evitando que o mesmo erro aconteça novamente. 

Como evitar erros de gerenciamento de TI

Agora que você já conhece os 12 erros de gerenciamento de TI, é hora de entender de que forma você pode evitar que eles aconteçam (ou, pelo menos, que aconteçam com frequência).

Para isso, trazemos 5 dicas para você aplicar na sua empresa hoje mesmo. Confira: 

#1 Converse com a equipe

Antes de mais nada, comunicação. Converse com a equipe para ouvir suas reclamações, dificuldades e sugestões para melhorar o dia a dia da empresa e do setor. 

Desse papo podem surgir melhorias importantes para o processo e para o ambiente de trabalho. 

#2 Redesenhe seu processo 

Agora que você já conhece os desafios e gargalos de cada funcionários, hora de rever o processo. Em que pontos você pode mexer para tentar sanar as dificuldades encontradas? 

Talvez seja hora de implementar um novo modelo, ou pode ser que apenas pequenos ajustes já resolvam a situação. 

O importante é que o processo seja orgânico e mutável, ou seja: você precisa ficar sempre de olho para fazer adaptações que permitam à empresa acompanhar as novas necessidades encontradas no caminho.

#3 Defina suas metodologias

Você já sabe que um dos erros de gerenciamento de TI é a falta de metodologia. Então, se você ainda não tem isso muito claro, é hora de determinar quais métodos sua equipe deverá seguir. 

A metodologia tem muito a ver com o processo e com a maturidade do time. Então, de novo, converse com todos para entender as melhores opções.

#4 Tenha um plano de gestão de riscos

Compliance e gestão de riscos são temas muito frequentes, especialmente com a entrada da nova lei brasileira de proteção aos dados pessoais. 

Ter um plano de gestão de riscos, bem como a política de segurança e de privacidade, ou, ainda um plano de recuperação em caso de desastres, é de extrema importância para a empresa garantir a disponibilidade e integridade de todos os dados e sistemas.

 #5 Contrate um sistema de gestão de TI

Por fim, mas não menos importante, a dica é investir em um sistema que facilite a rotina dos profissionais e dos usuários em geral. 

Uma plataforma de gerenciamento pode automatizar tarefas, oferecer relatórios personalizados e permitir uma série de facilidades na hora de abrir, acompanhar e categorizar os chamados de suporte.

Com essa base de conhecimento estabelecida na ferramenta, ficará muito fácil identificar os pontos de melhoria e os principais riscos de cada atividade.

Conheça o Milvus

O Milvus é uma plataforma de gerenciamento inteligente de TI, que conta com diferentes módulos para atendimento das mais diversas necessidades do seu dia a dia. Conheça as principais funcionalidades: 

• • Plataforma Omnichannel: possibilite ao usuário a abertura de chamados por diferentes canais;
  • Gestão de Ticket: automação, controle de chamados, apontamento de horas, gestão de SLA“s e muito mais, em um só lugar;

• LGPD: torne a jornada de adequação da LGPD do seu cliente simples e confiável.

• Acesso remoto: dê suporte aos seus clientes, usuários e resolva ocorrências sem precisar ir até o local, economizando tempo com deslocamento do seu time;

• Gestão de ativos: aumente a produtividade com o controle de inventário inteligente e automatizado;

• Relatórios avançados: crie seus relatórios personalizados para acompanhamento da performance do seu time;
• Chat e APP: atenda seus clientes de forma simples e tenha acesso aos principais recursos na palma da mão.

Gostou? Conheça todos os recursos disponíveis na ferramenta e faça um teste. Ã? gratuito!

Conclusão

Conhecer os principais erros de gerenciamento de TI é o primeiro passo para saber como evitá-los. 

Assim, você consegue um melhor desempenho de sua equipe e resultados mais positivos ao seu negócio. 

Conte com o Milvus para ter o controle total da gestão do departamento de TI e ofereça um canal facilitado para solicitação de chamados, automatizando processos e reduzindo custos. Faça um teste gratuito ou solicite uma demonstração! 

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• Empresa 4.0: O que é e qual seu impacto na segurança de dados

Obrigado por ler até aqui!