8 dicas para implementar Kanban na TI: melhore seu desempenho!

Kanban na TI é uma forma de trabalhar com a metodologia lean, utilizando uma ferramenta que é muito conhecida no ambiente industrial. 

Apesar do termo Kanban ser cada vez mais conhecido entre profissionais da tecnologia e afins, não é nesse setor que a ferramenta surge. No entanto, os princípios fundamentais do método se aplicam a qualquer área, e é bom que a TI saiba como aproveitá-lo. 

Leia também: 4 principais tipos de treinamentos de TI para qualificar sua equipe

Para implementar o Kanban na TI, trouxemos algumas dicas. Ã? importante que, antes de mais nada, você trabalhe bem com a gestão de mudanças, já que o Kanban pode provocar uma mudança significativa no seu processo de trabalho.

Neste artigo, você vai entender: 

• O que é Kanban
• Vantagens de ter o Kanban na TI
• 8 dicas para implementar o Kanban na TI
• Controle os chamados da TI com Kanban

Boa leitura!

O que é Kanban

O Kanban é atualmente conhecido como uma técnica de gestão de projetos, que permite uma fácil e rápida visualização dos fluxos de uma empresa. 

Por utilizar ferramentas simples, como um quadro e post-its coloridos, tem uma boa aderência a todos os tipos de equipes e profissionais, já que não traz nenhuma complexidade no entendimento do método. 

O Kanban na TI pode, portanto, ser uma solução eficaz para o acompanhamento de tarefas, trazendo transparência ao gestor e integrando todo o time. E o melhor: aumentar a produtividade e a eficiência dos processos internos. 

Mas não foi neste contexto que o Kanban surgiu. Vamos entender melhor isso a seguir. 

História do Kanban

Não é novidade que a Toyota é um modelo no setor industrial, tendo sido referência ao longos dos anos. E é justamente nela que nasce o Kanban. 

Na década de 50, a empresa enfrentava uma crise. Como sempre, crise é sinônimo de inovação: afinal, para superar os desafios é preciso buscar formas de se reinventar. 

O engenheiro Taiichi Ohno foi o responsável pela criação de duas metodologias que ajudariam a Toyota a se salvar: O JIT (Just in time) e o Kanban. 

Até hoje você encontra quadros Kanban na linha de produção de inúmeras empresas. O objetivo? Controlar o estoque ou a produção de peças, de forma que a reposição só seja realizada quando realmente necessário. 

Além disso, o Kanban na indústria permite agilidade na linha de produção. 

E é neste ponto que ela se aplica na TI: assim como uma linha de produção, as etapas seguintes de um processo devem “puxar” o produto, de forma que ele sempre ande para frente, cumprindo as exigências de cada setor do processo. 

Por isso, um cartão no quadro Kanban nunca é movido para trás. E esse é um princípio muito importante para o bom desempenho da operação, seja ela industrial, de TI ou qualquer outro setor.

Princípios do Kanban

Antes de entender como implantar o Kanban na TI é importante conhecer alguns de seus princípios. Caso contrário, você acabará com um quadro e post-its coloridos decorando sua sala. 

Vamos lá? 

• Visualizar é o fundamental. O Kanban trabalha com o visual muito forte (por isso do quadro e dos post-its coloridos). Mas não adianta ter a ferramenta se você não criar os cartões necessários. 
• Termine o que você começa. Lembra que falamos em “puxar” os cartões? Ã? isso: se você colocar um cartão na primeira coluna do seu quadro, ele deve, obrigatoriamente, percorrer todo o caminho até a coluna “Feito”. Portanto, conheça o potencial de entrega do time e limite o número de cartões em cada coluna. 
• Aceite que nada é escrito em pedra. Se tem uma vantagem principal do Kanban é a de que ele pode ser modificado a qualquer momento, de acordo com as necessidades e o fluxo do seu negócio. Adapte, monitore, evolua.

Vantagens de ter o Kanban na TI

O Kanban na TI é uma metodologia muito útil para gerenciar projetos, chamados de suporte e SLA“s. Isso porque ele dá uma visão clara e transparente das tarefas para fazer, em andamento e concluídas.

Por ser extremamente fácil de compreender, pode ser aplicado até em times com profissionais iniciando a carreira. A curva de aprendizado é baixíssima. 

Nos dias de hoje, com as informações e necessidades mudando tão rapidamente, métodos de gestão de projetos mais antigos, como o PMBOK, podem não ser a melhor opção. Com tanta documentação e burocracia, o projeto pode não evoluir de forma eficiente. 

Para exemplificar, trazemos as principais vantagens do Kanban na TI. Com certeza, você vai perceber que vale a pena investir nessa mudança. Confira:

Processos mais assertivos

O Kanban funciona como um quadro, com colunas representando as etapas do processo, e cartões ou post-its para cada tarefa. 

Por ser tão visual, é muito fácil observar os gargalos, ajustando o fluxo sempre que necessário. Com o tempo, você consegue arrendondar melhor o seu processo, corrigindo os desafios de percurso encontrados.

Aumento da produtividade

Como consequência ao ajuste de fluxo e a melhoria contínua dos processos, você tem o ganho da produtividade. 

Conforme a equipe vai se acostumando ao processo e o gestor analisa o Kanban para entender o ritmo do time, é possível aumentar a capacidade produtiva do setor de TI, sem precisar mexer no quadro funcional.

Transparência das tarefas

Outro ponto que merece destaque é a transparência das tarefas e status. O Kanban é, basicamente, uma imagem de todo o processo. 

Assim, em uma olhada rápida o gestor de TI sabe exatamente quantas atividades foram concluídas no período, quantas estão em andamento e quantas ainda faltam (ou atrasadas). Isso reduz ruídos de comunicação e permite a antecipação de soluções para problemas.

Por exemplo: se o gestor percebe que uma tarefa está em andamento há mais tempo do que deveria, pode entender que existe uma complexidade não prevista. 

Com isso, pode reordenar as tarefas, disponibilizar novos profissionais ou fazer uma reunião a fim de entender o problema, permitindo que a tarefa seja concluída dentro do prazo definido. 

Integração do time

Da mesma forma como há transparência, o Kanban oferece maior integração da equipe, já que o quadro fica visível para todos. 

Dando autonomia para os profissionais, eles mesmos podem se organizar para realizar as tarefas ou superar os desafios encontrados.

Gestão de TI mais eficiente

Por fim, temos uma gestão de TI mais eficiente, já que o gestor pode acompanhar de perto todas as atividades, identificando com facilidade os gargalos de seu processo.

Leia também: Saiba quais são e entenda os pilares da gestão de TI.

8 dicas para implementar o Kanban na TI

Antes de mais nada, é importante reforçar que o gestor do setor precisa considerar trabalhar a gestão de mudanças. Isso porque a implementação do Kanban por significar uma mudança considerável no processo e no jeito de trabalhar da equipe.

Eventualmente, podem existir profissionais contrários ao novo modelo. E isso nos leva a nossa dica número 1, que é fundamental para o sucesso da implementação do Kanban na TI.

#1 Converse com sua equipe

Comunicação é tudo. Mais do que uma ferramenta, o Kanban é um novo modo de fazer e exige uma cultura organizacional que abrace esse conceito da metodologia ágil.

Por esse motivo, decidir usar o Kanban na TI não deve vir de cima pra baixo na hierarquia, como uma obrigação. Ã? preciso que todos entendam as vantagens e os ganhos, tanto pessoais quanto para a empresa. 

Dessa forma, você terá mais sucesso na implementação desse método e contará com uma equipe disposta a ajudar na estruturação do fluxo.

#2 Mapeie o fluxo atual de trabalho

Com os profissionais engajados, é hora de entender o fluxo atual de trabalho. Importante responder algumas perguntas práticas, por exemplo: 

• Como chegam os chamados para a TI? 
• Como são organizados e controlados?
• Quais os prazos para solucionar cada chamado? 
• Quais critérios são considerados para determinar que um chamado está “feito”? 
• Quais as dificuldades encontradas nesse processo? 
• Qual a atual capacidade produtiva do time?

#3 Redesenhe o seu processo

Com o fluxo atual compreendido e percebidos os desafios desse modelo, é hora de resenhar o seu processo. Ã? aqui que você vai começar a desenhar o seu modelo de quadro, de forma a atender cada etapa do seu fluxo. 

#4 Defina o modelo do quadro

Um Kanban simples tem três colunas: To Do (para fazer); Doing (fazendo); Done (feito). 

Mas você pode ter quantas colunas forem necessárias, desde que atendam o seu processo e façam sentido para sua equipe.

Lembre que um cartão nunca volta. Ou seja: uma vez que ele anda pra frente, ele deve seguir sempre para frente, até sua conclusão. 

Se é comum sua equipe passar por rodadas de testes e ajustes, é importante considerar essas colunas no seu quadro, exatamente na ordem em que elas acontecem.

#5 Defina os modelos de cartões

Agora é hora de definir o modelo do cartão. Um cartão é uma tarefa ou chamado a ser atendido. 

Você pode criar etiquetas para categorizar esse cartão, além de criar um modelo de nomenclaturas e padrão descritivo. 

Este é um ponto muito importante no Kanban: como essa metodologia é livre de muitas documentações, o cartão serve como documento do projeto. 

Por isso, é fundamental que ele contenha todas as informações relevantes e possa ser entendido por qualquer pessoa que faça sua leitura. 

#6 Defina os limites e políticas de cada coluna

Outro ponto importante para o sucesso da implementação e funcionamento do Kanban na TI é a definição de limites e políticas de cada coluna. 

Qual o máximo de cartões possíveis de serem vistos na coluna “Doing”, por exemplo? Digamos que um responsável tenha 5 cartões em Doing, ao mesmo tempo. Ã? claro que o mesmo profissional não pode estar trabalhando em 5 tarefas ao mesmo tempo.

Isso significa que algo neste processo está errado. Ou ele começou e parou vários cartões, ou ele esqueceu de mover os concluídos. 

Este tipo de acontecimento deve receber a atenção do gestor, e pode ser evitado se os limites e políticas da coluna estiverem claras para toda a equipe. 

#7 Estabeleça os responsáveis pelo controle do quadro

Ainda que a equipe tenha autonomia para movimentação de cartões, é importante que seja definido um responsável pelo controle do quadro. 

Quem pode alterar as colunas? Quem pode criar ou fechar cartões? Essa pessoa pode ser o gestor da TI, um gestor de projetos, um scrum master, enfim: depende da estrutura do seu setor.

#8 Monitore sempre

Por fim, mas definitivamente não menos importante, temos o monitoramento. O Kanban só é efetivo se você monitora o andamento da ferramenta e ajusta o processo sempre que encontrar novos desafios. 

Ã? uma metodologia viva e orgânica. Então, sem monitoramento efetivo e sem ações corretivas, o Kanban não trará a produtividade esperada. 

Controle os chamados da TI com Kanban

O Milvus é um sistema completo para gestão de TI e controle de abertura de chamados, com o objetivo de otimizar os processos de gestão, aumentar a produtividade da equipe e elevar a eficiência do suporte de TI. 

Com novas funcionalidades e atualizações constantes, acompanha a evolução e maturidade dos setores e empresas clientes, atendendo às necessidades e melhorando os resultados obtidos com a utilização da ferramenta. 

A partir da última atualização lançada, os clientes Milvus podem controlar os chamados em um quadro Kanban, tendo a visão clara do volume de trabalho para ser feito, em andamento e concluído. Ã? uma forma simples de controlar os tickets da equipe. 

Saiba mais sobre o Milvus entrando em contato com um representante.

Conheça o Milvus

Além de permitir o controle dos chamados por Kanban, o Milvus oferece inúmeros outros recursos e funcionalidades para uma gestão completa de TI. Confira: 

• Plataforma omnichannel: permite abertura de tickets a partir de diversos dispositivos, como e-mail, chat, portal do cliente, aplicativo, telefone e área de trabalho do dispositivo monitorado;
• Controle dos SLA“s: configuração de SLA de forma personalizada, simples e direta; 
• Gestão de tickets: alertas e informações principais dos dispositivos no painel do cliente, incluindo gatilhos de tickets, fluxos de trabalho, agendamento, acompanhamento e confererência de ticket, relatórios avançados e base de conhecimento; 
• LGPD: permite a adequação à Lei Geral de Proteção de Dados de forma simples e confiável; 
• Acesso remoto: possibilita o suporte e resolução de ocorrências sem precisar se deslocar até o cliente ou usuário; 
• Inventário: controle de inventário inteligente e automatizado para gestão de ativos, incluindo gestão de vulnerabilidades, escaneamento de rede, monitoramento de antivírus, entre outros.

Faça um teste gratuito por 7 dias!

Conclusão

O Kanban na TI é uma metodologia de gestão e de visualização de chamados que possibilita a rápida identificação de gargalos. 

Com isso, o processo pode ser ajustado a qualquer momento, conquistando uma maior produtividade e melhores resultados da equipe.

Controlar os tickets de suporte de TI através de um quadro Kanban é a melhor maneira para não perder nenhum prazo e gerenciar com eficiência a equipe. Conheça o Milvus e faça um teste gratuito!

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