5 dicas para manter a performance das equipes em home office

A performance das equipes em home office é uma preocupação de gestores cada vez mais atual.

Com a pandemia do COVID-19 assolando negócios em todo o mundo, o método de trabalho remoto tem sido uma solução adotada por empresas de todos os segmentos.

Na área da tecnologia, já era um estilo de trabalho comum: empresas do setor da comunicação e da TI estão acostumados a ter equipes em trabalho home office e home based, inclusive com profissionais operando em várias partes do mundo.

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Mas, nem todas as pessoas se habituam ao modelo de negócio: existem profissionais que precisam, sim, da presença de outras pessoas e até dos seus gestores para conseguirem uma melhor produtividade.

Então, como ultrapassar esse período conturbado, de crise, operando em home office, sem perder performance? Ã? isso que você vai entender neste artigo.

Vamos abordar:

• O que é home office
• Vantagens e desvantagens do home office
• Indicadores de performance das equipes
• 5 dicas para aumentar a performance das equipes em home office
• Checklist para garantir a performance das equipes em home office

Boa leitura!

O que é home office

Home office é um modelo de trabalho em que o funcionário tem condições de executar suas atividades a partir de sua casa.

Ã? bastante comum em setores da comunicação e tecnologia, em que não exige, necessariamente, a presença física do profissional nas instalações da empresa para a qual ele trabalha.

Assim, profissões em que basta um computador e acesso à internet podem ser desempenhadas a partir da residência ou outro ambiente, como co-working, por exemplo.

Com isso, as empresas aumentam suas possibilidades de contratação: afinal, você pode buscar os profissionais mais adequados à vaga, independente de onde eles morem.

As fronteiras se ampliam, mas também os desafios: como manter a performance das equipes neste modelo home office, já que o controle e acompanhamento das tarefas pelo gestor é mais restrito?

Existem inúmeras formas de fazer com que este modelo de negócio funcione bem, mas é inevitável que contar com profissionais adeptos ao trabalho home office é fundamental. Afinal, existem pessoas que simplesmente não conseguem ser produtivas estando em casa.

Vantagens e desvantagens do home office

Assim, conseguimos elencar inúmeras vantagens de trabalhar home office, tanto para as empresas quanto para os profissionais. Mas, para não sermos injustos, vamos listar as desvantagens, ou desafios, deste tipo de modelo.

Com isso, você pode entender se o home office é uma realidade possível para sua empresa e seus funcionários.

Em seguida, traremos alguns indicadores de performance que você deve ficar de olho e dicas importantes para conseguir manter esses indicadores positivos, mesmo no home office.

Vamos lá?

Vantagens do home office

O home office é um modelo de trabalho que já vinha ganhando importância em diversas empresas. Com a pandemia do COVID-19, foi uma solução inteligente adotada por segmentos que, até então, não consideravam o uso deste modelo.

Sem dúvida, mesmo com o final da pandemia (esperamos que seja logo!), o home office deve permanecer como um sistema de trabalho, já que os gestores estão observando que funciona muito bem, ao contrário dos pré-conceitos que existiam antes desta realidade.

Algumas das vantagens são:

• Redução de custos: com o home office, a empresa não precisa ter um ambiente físico tão amplo, já que parte de seus funcionários (senão todos) trabalham a partir de suas casa;
• Otimização de tempo: para o funcionário, o home office significa o fim do tempo perdido em trânsito ou transporte público;
• Flexibilidade: dependendo do acordo entre empresa e profissional, é possível que o funcionário organize e gerencie seu tempo da forma que bem entender. Aqueles que produzem mais e melhor no período da noite, por exemplo, têm a possibilidade de executar suas atividades neste horário;
• Qualidade de vida: imagine dar uma pausa no trabalho para tomar um café na sua própria cozinha, ou regar as plantas do seu jardim? Esses períodos de descanso, comuns durante uma jornada de trabalho, ficam muito mais agradáveis quando você está no conforto do lar;
• Fim dos limites geográficos: outro ponto relevante, e que já foi falado, é a possibilidade que a empresa tem de contratar profissionais de qualquer parte do mundo!
• Desenvolvimento de novas capacidades: por fim, podemos citar como vantagem o desenvolvimento de novas capacidades, como a de autogerenciamento. Ã? claro que o home office exige autonomia, independência e um bom controle de tempo, e é uma oportunidade para o profissional desenvolver esse perfil.

Desvantagens do home office

Por outro lado, o trabalho home office apresenta desafios. Um deles é a manutenção dos níveis de performance das equipes, que podem acabar sendo prejudicados, caso um ou mais profissionais não se adaptem bem ao modelo de trabalho.

Algumas outras desvantagens encontradas são:

• Solidão: há profissionais que precisam do contato com pessoas para se sentirem motivados e felizes, e sem dúvida trabalhar em casa todos os dias pode acabar despertando um sentimento de abandono e solidão;
• Problemas de comunicação: se o trabalho home office não tiver uma implementação adequada, nem contar com ferramentas essenciais, o problema de comunicação será frequente e grave;
• Falta de gerenciamento: da mesma forma, o gestor pode acabar “cego” em relação às atividades, prazos e dificuldades encontradas pelo seu time, caso não utilize de processos ou sistemas que permitam essa visão de forma clara e objetiva;
• Excesso de trabalho ou falta de compromisso: dois extremos muito prejudiciais, tanto para o funcionário quanto para a empresa. Trabalhar em casa pode significar procrastinação, ou seja, deixar o trabalho de lado para ver aquela série da Netflix; mas também pode significar trabalho em dobro, quando o funcionário não consegue separar seu tempo entre curtir a família e a casa, e o trabalho;
• Falta de limites entre pessoal e profissional: se o funcionário tiver filhos em casa, por exemplo, pode ser um problema recorrente a interferência dos seus assuntos pessoais durante o momento do trabalho;
• Redução na produtividade: por fim, se houver uma falha no planejamento e problemas com organização do tempo, é possível que a empresa sinta impactos nos seus indicadores de desempenho, como redução de produtividade, atrasos de entrega e até perda da qualidade dos serviços prestados.

Indicadores de performance das equipes

Antes de entender como aumentar ou manter a performance das equipes em home office, é preciso ter o controle de indicadores de desempenho. Só assim você saberá qual sua realidade atual e poderá prever metas, buscando a melhoria contínua.

Abaixo, listamos alguns indicadores que todo gestor de TI deve ter em mente:

• Atendimento aos chamados: muito voltada para a área de suporte, esse indicador mostra o tempo de atendimento para cada novo chamado e é muito importante para observar uma possível queda na performance da equipe, ou uma sobrecarga do time;
• Satisfação do cliente: independente se você atende cliente externo ou interno, o índice de satisfação é um indicador fundamental para avaliar a qualidade dos serviços prestados pelo time;
• Tempo médio por atendimento: o tempo médio pode variar muito conforme a complexidade de cada atendimento, mas também um indicador importante para mensurar a performance do time como um todo;
• Uptime: este indicador mede o tempo de funcionamento e disponibilidade de um sistema e é muito utilizado por times que têm como responsabilidade o controle de serviços de rede.

5 dicas para aumentar a performance das equipes em home office

Agora que você já sabe as vantagens e desvantagens do trabalho office, e entendeu os indicadores principais para acompanhar suas equipes durante este período, vamos trazer 5 dicas práticas para garantir a performance dos seus funcionários.

Em seguida, trazemos um bônus com um checklist de ferramentas fundamentais para manter os seus indicadores sempre positivos!

#1 Priorize a comunicação

Não é porque você está com o time trabalhando de forma remota que a comunicação também deve ser distante. Muito pelo contrário!

Neste modelo, mais do que nunca, manter a comunicação com a equipe é essencial. Agende reuniões diárias, para atualização de status das atividades e para que todos possam esclarecer possíveis dificuldades com suas tarefas.

Existem inúmeros softwares que cumprem bem essa função. Escolha aquele que melhor atenda a toda a equipe e mantenha a comunicação. Esta é, também, uma forma de manter a integração e a proximidade entre todos os integrantes do time.

#2 Mantenha os documentos importantes disponíveis

A acessibilidade aos documentos, sistemas e demais informações não pode ser um empecilho para o cumprimento das tarefas.

Procure ferramentas que facilite o acesso aos arquivos entre todos da equipe. Cuide, claro, da privacidade e da segurança desses dados.

Se for o caso, você pode criar níveis de acesso para que cada funcionário visualize somente os documentos que lhe caibam direito.

#3 Considere implementar metodologias ágeis

A metodologia ágil é um método de controle de processo que confere maior autonomia e independência ao time.

Uma das ferramentas mais conhecidas é o Scrum, que determinada ciclos mais curtos de entregas, antecipando eventuais dificuldades e evitando grandes rodadas de ajustes e refações.

A comunicação faz parte desta metodologia, através de reuniões diárias para atualização de status e reports de problemas, o que aumenta a visibilidade do gestor sobre as atividades que estão sendo desenvolvidas.

#4 Dê o exemplo

Assim como no modelo de trabalho presencial, o exemplo do gestor é essencial para inspirar a equipe. No home office, é possível que ele seja ainda mais importante.

Como cobrar pontualidade do funcionário se o gestor não cumpre horários? Como cobrar responsabilidade e compromisso, se durante a reunião diária ele está de pijamas sentado no sofá?

O exemplo é o maior motivador para as pessoas. Já falam muito sobre isso entre pais e filhos, mas com pessoas adultas não é diferente. Então, dê o exemplo antes de cobrar determinados comportamentos.

#5 Invista em ferramentas de gestão

Outra forma de acompanhar o trabalho e garantir a performance das equipes em home office é investindo em ferramentas de gestão ou sistemas de automação.

Com inúmeras possibilidades online, fica fácil de ter o time reunido e atualizado sobre todas as tarefas, pendências e compromissos, além de dar uma boa visão gerencial e estratégica para os gestores.

Checklist para garantir a performance das equipes em home office

Para deixar ainda mais fácil a sua gestão de equipes em home office, criamos um checklist de ferramentas e sistemas que são essenciais para a performance do seu time neste modelo de trabalho.

Confira:

Comunicação

Para manter a boa comunicação com o time, você pode contar com sistemas gratuitos, disponíveis na internet.

Alguns funcionam como chat em tempo real, outros possuem funcionalidades de call com vídeo, que são muito interessantes para aquelas reuniões diárias de report de status.

Alguns exemplos, são:

• Skype;
• Google Hangout;
• Google Meet;
• Zoom;
• Telegram;

Acessibilidade

Como falamos, ter os documentos e informações relevantes para o desempenho das atividades do time é essencial. E não estamos falando de envio de documentos por e-mails, ou cada um com uma cópia dos documentos em seu computador.

Existem soluções muito mais fáceis (e muitas gratuitas) para que todos acessem a mesma documentação, incluindo registros de alterações realizadas.

O Google Drive é um exemplo. Mas, você também pode contar com sistemas de TI que ofereçam funcionalidades de acesso remoto, facilitando, inclusive, o atendimento aos chamados de suporte técnico.

 

O Milvus é uma plataforma que dispõe de recursos com este.

Qualidade de vida

Manter a qualidade de vida também é importante, e muitos profissionais podem acabar se perdendo no seu planejamento de horários e de rotina com o trabalho home office.

Você pode criar uma playlist da sua empresa no Spotify e compartilhar com o time, ou ainda sugerir que eles utilizem ferramentas de gestão de tempo, como o método Pomodoro.

Este método consiste em 25 minutos de foco total no trabalho e 5 minutos de descanso. Ã? muito interessante pois, além de ajudar a gerenciar melhor o tempo, garante a folga necessária para o profissional sem prejudicar o seu desempenho.

Gestão

Da mesma forma, ter ferramentas e sistemas de gestão de TI é parte importante do controle dos processos e das tarefas a serem realizadas.

O Milvus é uma plataforma que oferece funcionalidades como gestão inteligente de ativos de TI e HelpDesk para abertura e controle de chamados.

Com ele, sua equipe pode manter em dia suas atividades e ainda contar com relatórios gerenciais importantes para a tomada de decisão.

Conheça seus principais recursos:

• • Acesso remoto;
  • Abertura de chamados a partir de diversos dispositivos;
  • Monitoramento de dispositivos;
  • Monitoramento de ativos;
  • Monitoramento de links;
  • Gerenciador de licenças;

• Transferência de arquivos via acesso remoto;
• Gerenciamento automático de SLA;
• Gestão de contratos;
• Acesso remoto direto do ticket;
• Integração com o BomControle, um ERP completo para a gestão da sua empresa.

Faça um teste gratuito por 7 dias ou solicite uma demonstração com um especialista!

Conclusão

Manter ou aumentar a performance das equipes em home office não é tarefa impossível. Como você viu, com alguns cuidados e utilizando as ferramentas adequadas, este modelo de trabalho pode ser muito proveitoso.

Investir em sistemas de automação e gerenciamento das atividades de TI é um recurso que auxilia, e muito, para manutenção dos indicadores de desempenho do seu time. Conheça o Milvus e faça um teste gratuito!

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