A gestão de contratos é essencial para as relações comerciais e profissionais, pois garante segurança jurídica, diminui os riscos e promove o controle eficiente das relações profissionais de uma empresa.
Pensando nisso, neste artigo abordamos o que é a gestão de contratos, sua importância e quais as etapas dessa tarefa. Para saber mais, continue a leitura!
O que é gestão de contratos?
A gestão de contratos é o processo de gerenciamento do contrato desde as solicitações iniciais até a execução e renovação do documento. Para isso, o gerenciamento inclui a padronização e o monitoramento das etapas do contrato, a organização de documentos que comprovem o cumprimento dos atos e a minimização de riscos.
Portanto, é essencial que o documento, como um contrato de desenvolvimento de software, seja bem redigido, deixando todas as regras claras. Afinal, o documento tem o objetivo de dar segurança jurídica às partes envolvidas, evitando cláusulas falhas, que provoquem riscos judiciais.
Quais os objetivos da gestão de contratos?
A elaboração e execução dos contratos envolvem diferentes setores e atividades de uma empresa. Assim, é essencial que a gestão de contratos seja planejada, organizada e implantada de acordo com cada uma de suas finalidades.
Sendo assim, os principais objetivos dessa gestão são:
- Agilizar requisições e simplificar procedimentos da empresa, seja entre departamentos ou com clientes e fornecedores externos;
- Manter um histórico de todas as informações constantes no contrato, inclusive com seu respectivo armazenamento;
- Controlar prazos de fornecimento de documentos de assinatura, de vencimento e de renovação;
- Facilitar e estimular a comunicação entre os envolvidos no contrato;
- Formalizar um documento isento de erros, por meio da revisão, do controle de versões e das etapas de execução;
- Garantir o fiel cumprimento das cláusulas e obrigações;
- Melhorar a produtividade da equipe, por meio de um controle centralizado das informações;
- Manter a empresa em compliance com os padrões regulatórios e normas de seu setor econômico.
Por que é importante ter uma boa gestão de contratos?
Mais do que uma atividade burocrática de monitoramento de prazos e cumprimento de funções, a gestão de contratos é essencial para oferecer segurança jurídica e organizar o relacionamento da empresa com clientes, fornecedores, prestadores de serviços e outros.
A atividade também é responsável por monitorar as etapas e a organização de anexos, redigir documentos com minutas padronizadas e coerentes, definir cláusulas que garantam o cumprimento das obrigações, determinar formas claras de cobrança de valores e estabelecer penalidades coerentes para caso de descumprimento do acordado.
Além disso, a gestão de contratos é importante para evitar gastos desnecessários, padronizar negociações e diminuir litígios, estruturando uma cultura organizacional forte nos diversos setores da empresa.
Quais as etapas da gestão de contratos?
Para implementar uma gestão de contratos eficiente, é importante definir todas as etapas desse processo. Abaixo, você pode conferir cada uma delas.
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Pedido
O pedido é a primeira etapa da gestão de contratos. Nela, uma parte faz a requisição e o departamento jurídico começa a coletar as informações para redigir o documento.
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Elaboração e revisão
Na fase de elaboração, o documento é criado com as respectivas cláusulas, termos e condições. Em seguida, ele vai para a revisão, onde deve ser analisada a gramática, as boas práticas contratuais e a adequação à lei, garantindo uma linguagem clara e de fácil compreensão.
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Negociação
Em seguida, começa a negociação. Nessa etapa, as partes envolvidas recebem uma cópia da minuta do contrato para avaliar as cláusulas, revisá-las e indicar eventuais alterações necessárias.
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Aprovação
Depois de avaliarem a minuta do contrato e chegarem a um consenso, as partes aprovam o documento, confirmando que têm ciência de tudo o que envolverá o contrato, como preços e prazos, cronogramas, entre outros.
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Assinatura
Em seguida, o contrato é enviado para assinatura, que pode ser feita presencialmente ou por meio de assinatura eletrônica ou assinatura digital, que possuem validade jurídica e garantem a segurança do documento e de sua identidade.
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Armazenamento
Com o aceite das partes, o contrato encontra-se formalizado e deve ser arquivado de forma organizada para que possa ser encontrado facilmente para ser consultado e revisado quando necessário.
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Execução e fiscalização
A execução envolve o acompanhamento dos prazos e a realização do objeto e dos pagamentos, além da prestação das garantias. Para isso, é feita a fiscalização do contrato, que verifica o cumprimento de todas as obrigações contratuais.
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Gerenciamento
Essa etapa refere-se ao gerenciamento de prazos e renovações, além do relacionamento com clientes e fornecedores para evitar perda de prazos e penalidades.
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Encerramento
Por fim, quando não há renovação ou alteração contratual e todas as obrigações foram cumpridas, o instrumento se encerra.
O que faz um gestor de contratos?
O gestor de contratos tem a função de averiguar os objetivos da gestão, acompanhar o cumprimento de cada etapa e analisar os resultados e indicadores, seja por meio de planilhas ou de softwares, como o Milvus.
Além disso, o gestor de contratos é responsável por:
- Registrar todas as ações e eventos dentro de um contrato;
- Identificar gargalos e ocorrências que possam causar prejuízos e encontrar soluções;
- Criar procedimentos que envolvam todo o processo de gestão de contratos;
- Determinar a ferramenta para criar, assinar e acompanhar contratos;
- Criar e apresentar relatórios de resultados e acompanhamento;
- Propor melhorias e alterações sempre que necessário;
- Delegar funções e atividades para os demais integrantes da equipe.
Para isso, é primordial que o gestor de contratos exerça sua função com organização e respeitando os prazos estipulados para que todas as atividades sejam realizadas com fluidez e eficiência.
Quando realizar o controle de contratos?
Os principais motivos para estruturar uma gestão de contratos, definindo um setor ou equipe responsável, procedimentos, ferramentas, tecnologias, entre outros, são:
- Ter maior organização de todo o ciclo de vida dos contratos;
- Centralizar as informações e ter rápido acesso a elas;
- Reduzir custos e tempo em todo o processo de realização do contrato;
- Necessidade de facilitar a comunicação e o desempenho dos departamentos;
- Melhorar a privacidade das informações e aumentar o compliance da empresa.
Como fazer uma boa gestão de contratos?
O processo de gestão de contratos conta com diferentes etapas, que priorizam diferentes atividades e informações. Assim, para fazer uma boa gestão contratual, é importante considerar algumas dicas valiosas. Confira abaixo!
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Tenha um canal fixo de comunicação
Uma das dicas principais para uma boa gestão de contratos é definir um canal para todas as solicitações, seja por e-mail, aplicativo interno ou software específico.
Dessa forma, é possível manter um histórico de tudo o que foi feito, permitindo que as partes acompanhem cada etapa do contrato.
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Defina prazos e procedimentos
Avalie a complexidade de cada contrato e determine uma prévia dos prazos para cada etapa.
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Nomeie os responsáveis por cada demanda
Defina os responsáveis por cada uma das etapas de gestão contratual. Dessa forma, é possível garantir que cada integrante saberá como funciona o procedimento, os prazos que precisa cumprir e as atividades que precisa desempenhar.
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Invista em armazenamento e organização
O armazenamento dos contratos, aditivos e documentos é uma das etapas mais importantes na gestão contratual.
Por isso, é essencial ter definida a forma de armazenamento das informações, assim como o modo que serão organizadas.
Independentemente da modalidade de armazenamento escolhida, é importante que seja uma opção segura.
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Escolher um bom software de gestão de contratos
Um contrato tem um ciclo de vida complexo. Logo, é importante contar com umsistema de gestão de contratos, como o Milvus, para garantir que tudo saia conforme negociado entre as partes.
Conclusão
A gestão de contratos desempenha um papel fundamental em qualquer negócio, independentemente do tamanho ou segmento. Afinal, contratos bem gerenciados não só estabelecem bases sólidas para as operações, como também minimizam riscos e maximizam oportunidades.
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