A tecnologia da informação está cada vez mais aliada ao core business das empresas, independentemente do segmento ou porte. Sendo assim, uma correta gestão de ativos aparece como um fator decisivo no controle, na identificação e na redução de custos relacionados à infraestrutura de TI.
É a gestão de ativos que permite que a empresa se mantenha alinhada às expectativas de um mercado cada vez mais concorrido. Ela também auxilia os gestores de TI para que eles consigam suprir a demanda de clientes cada vez mais exigentes.
Além do controle em relação à infraestrutura física, prevenindo extravios, roubos e perdas de equipamentos, a administração de ativos evita o uso de softwares sem a devida licença e o uso de equipamentos e softwares obsoletos, que geram gastos, gargalos e reduzem o desempenho de sistemas.
Para que haja uma gestão realmente efetiva, é necessário haver uma interligação dos dados em uma ferramenta help desk no inventário dos ativos, permitindo um controle real e de forma automatizada.
Quer saber quais são as principais vantagens de integrar os dados na gestão de ativos de TI? Então, este texto foi feito para você. Confira!
O Que É Um Ativo?
No contexto geral, um ativo é qualquer recurso valioso que uma entidade possui ou controla e que possui o potencial de gerar benefícios futuros. Em termos contábeis e financeiros, os ativos são elementos tangíveis ou intangíveis que contribuem para o valor total de uma organização.
- Ativos Tangíveis:
Referem-se a bens físicos palpáveis, como propriedades, equipamentos, veículos, estoques e instalações. Esses ativos têm presença física e são cruciais para as operações diárias e o funcionamento da empresa.
- Ativos Intangíveis:
Dizem respeito a ativos não físicos, como patentes, marcas registradas, direitos autorais, softwares, conhecimento técnico e goodwill. Esses ativos não têm uma forma física tangível, mas representam um valor significativo para a organização.
- Ativos Financeiros:
Incluem investimentos, valores mobiliários, contas a receber e outros instrumentos financeiros que têm um valor monetário específico.
O Que É Gestão De Ativos?
A gestão tem papel ativo na qualidade de um processo. Afinal, envolve a administração estratégica, tática e operacional dos ativos de uma organização ao longo de seu ciclo de vida. Esse processo visa otimizar o valor dos ativos, equilibrando os custos, os riscos e o desempenho operacional.
Para isso, é fundamental a identificação e classificação de todos os ativos da organização para facilitar o gerenciamento. Além disso, é importante analisar os riscos associados a cada ativo, considerando fatores como depreciação, obsolescência e potenciais falhas.
O gerenciamento de ativos também inclui práticas para garantir que os ativos estejam em condições operacionais ideais, seja por meio de manutenção preventiva ou intervenções corretivas quando necessário.
Quais são os benefícios da integração dos dados na gestão de ativos de TI?
A reunião dos dados relativos à gestão de ativos de TI só traz benefícios para a vida dos gestores. A seguir, confira alguns dos principais!
Aumento da produtividade
Com os dados interligados, você evita a burocracia e o excesso de trabalhos de tabulação que um inventário periódico exige. Após o primeiro inventário dos ativos, todo o controle ficará simplificado, ou seja, após dar a entrada dos dados de toda a infraestrutura de TI, o processo se torna quase que automatizado.
Assim, os colaboradores ficam livres para atuar em outras frentes e a empresa passa a produzir mais, sem a necessidade de contratações ou expansões. Esse aumento da oferta de mão de obra disponível poderá propiciar até uma expansão da cartela de clientes.
Facilitação na tomada de decisões
Com a infraestrutura inventariada e mapeada, resultado da gestão de ativos, ficará bem mais fácil para o gestor fazer um bom planejamento e tomar as melhores decisões. Com os dados integrados, a gestão poderá alocar os equipamentos de forma mais eficiente, identificando as necessidades de substituição ou atualização que causam gargalos e aumentam os custos de produção para o cliente.
Melhora no aproveitamento dos ativos
É uma consequência automática que o gestor de TI terá ao fazer o mapeamento e integrar os dados dos ativos. Conhecendo melhor a estrutura, ele poderá melhorar o uso dos hardwares e softwares, tirando o máximo de desempenho e tendo um ROI (Retorno Sobre Investimento) positivo.
Esse aproveitamento mais otimizado dos ativos auxiliará o corte de gastos desnecessários. Isso acontecerá porque, com um conhecimento maior sobre os ativos e tirando o máximo de desempenho de cada um, a empresa deixará de gastar com hardwares e softwares desnecessários, que não acrescentam em nada e que apenas geram despesas de energia e manutenção.
Monitoramento do ciclo de vida dos ativos
Os principais problemas para as empresas que não têm a tecnologia da informação como core business estão relacionados com a manutenção e a atualização dos ativos de TI.
É uma tarefa que exige muito esforço e conhecimento para identificar as principais demandas e agir de forma pontual e correta. Quando o fornecedor de TI já fez o inventário dos ativos e tem os dados interligados, ele tem em mãos o mapeamento completo para agir.
É bem mais rápido e prático acompanhar o ciclo de vida dos ativos, pois o gestor de TI poderá analisar, de forma precisa, quais necessitam de reparo, atualização ou substituição. Poderá ainda verificar a necessidade de eliminar determinada ferramenta um ativo que não está sendo utilizado ou que pode ter sua função acumulada por outro está gastando recursos sem dar um retorno efetivo.
Além disso, com o monitoramento preciso, será possível identificar os softwares com a licença expirada, evitando problemas de segurança, instabilidade e até multas por uso indevido.
Melhora na vantagem competitiva
Quando a gestão de TI é bem-feita, com as informações integradas e tirando o melhor de cada ativo, os processos ficam muito mais otimizados e eficientes. Isso já dá à sua empresa uma vantagem competitiva considerável em relação às empresas que ainda não identificaram essa necessidade.
Redução de riscos
Com todas as licenças mapeadas, você reduzirá os riscos de ter alguém da equipe trabalhando de forma improvisada, utilizando algum software sem licença.
Esses softwares poderão se tornar, por falta de atualização, a porta de entrada para vírus ou invasões. Softwares licenciados contam com a proteção e a garantia de um fabricante. Caso algo imprevisto aconteça, você terá base legal para buscar as reparações necessárias.
Além disso, caso ocorra qualquer auditoria, sua empresa estará dentro da legalidade e não sofrerá nenhum tipo de sanção.
Quais Os 4 Pilares Da Gestão De Ativos?
Após conferir gestão de ativos o que é, para garantir que os ativos de uma organização sejam gerenciados de maneira eficaz e sustentável, é essencial estabelecer políticas claras e estratégias alinhadas aos objetivos organizacionais. Isso inclui a definição de metas, a avaliação de riscos e a identificação de oportunidades para otimizar o valor dos ativos.
Além disso, implementar práticas de controle, que abrangem desde a identificação e classificação dos ativos até a avaliação contínua de seu desempenho, garantirá conformidade com regulamentações e padrões.
Ainda, é preciso focar na otimização do desempenho dos ativos ao longo de seu ciclo de vida, incluindo manutenção eficiente, substituições estratégicas e decisões de investimento bem fundamentadas. E, claro, manter um ciclo de melhoria contínua, analisando regularmente os processos de gestão de ativos, identificando oportunidades de aprimoramento e implementando mudanças eficazes.
Gestão De Ativos Ou Gestão De Manutenção?
Enquanto a gestão de ativos tem um escopo mais amplo, englobando a otimização de todo o ciclo de vida dos ativos, a gestão de manutenção é um componente específico dentro desse contexto, que visa assegurar a operação eficiente dos ativos por meio de práticas de manutenção adequadas.
O Que É Um Sistema De Gestão De Ativos?
Um sistema de gestão de ativos (SGA) é uma estrutura organizacional que inclui políticas, processos, procedimentos e tecnologia para gerenciar ativos de maneira eficaz. Ele visa otimizar o valor dos ativos, garantindo sua disponibilidade, confiabilidade e desempenho ao longo do tempo.
O Papel Da Tecnologia Na Gestão De Ativos
A tecnologia desempenha um papel central na gestão de ativos, possibilitando
- Monitoramento Remoto: utilização de sensores e IoT para monitorar ativos à distância, permitindo uma gestão mais eficiente.
- Análise de Dados Avançada: aplicação de análise de dados para identificar padrões, prever falhas e tomar decisões informadas.
- Softwares de Gestão: implementação de softwares especializados para automação de processos, rastreamento eficiente e gestão documental.
Como A Gestão De Serviços De TI se Relaciona ao ITIL?
A Gestão de Serviços de TI (ITSM) e o ITIL (Information Technology Infrastructure Library) estão interligados. Afinal, o ITIL é um framework específico dentro da ITSM, uma vez que fornece práticas e diretrizes para a entrega de serviços de TI eficazes, abrangendo áreas como suporte, operações, transição de serviços e estratégia de serviços.
Como Fazer Uma Boa Gestão De Ativos?
Uma boa gestão de ativos envolve:
- Políticas Claras alinhadas aos objetivos organizacionais;
- Identificação e Classificação de ativos, compreendendo sua importância;
- Avaliação de Riscos associados a cada ativo para tomada de decisões informadas;
- Utilização de Tecnologia, como softwares de gestão de ativos, para facilitar o monitoramento e a automação de processos;
- Manutenção Estratégica para otimizar o desempenho e minimizar custos;
- Melhoria Contínua, ajustando práticas com base em aprendizados e mudanças no ambiente.
Qual é a importância de um software para fazer uma boa gestão de ativos?
Agora que já sabe o que é gestão de ativos, é importante destacar que, ao adquirir um software de gestão de ativos que ofereça a oportunidade de controlar todo o parque de dispositivos dos clientes, o gestor de TI tem a oportunidade de aumentar a produtividade durante as rotinas de atendimento. Para isso, o software precisa atender a alguns requisitos básicos.
Para que os colaboradores possam ter acesso simplificado aos inventários de cada cliente, a ferramenta precisa ser de fácil utilização. Sua empresa não ganhará em produtividade se um membro da equipe precisar de um manual toda vez que for utilizar a ferramenta. A interface tem que ser intuitiva e autoexplicativa.
Monitore o mercado e veja as principais novidades em relação à integração de dados na gestão de ativos. Sabemos que o mundo do TI tem uma cronologia bem veloz e não perceber as principais movimentações pode te colocar atrás da concorrência.
Um olhar atento permitirá identificar soluções que se adequem à realidade específica de sua empresa. Além disso, será possível fazer comparações de custo-benefício de forma mais embasada.
Gostou do post? Quer informações sobre como fazer uma gestão de ativos mais otimizada? Então, entre em contato conosco!
