WhatsApp Web para Empresas é uma funcionalidade do Whatsapp que permite gerenciar conversas pelo aplicativo através do computador, sendo uma ferramenta muito eficaz para atendimento das necessidades de Vendas, Pós-Vendas e Suporte de empresas.
Com certeza você conhece o WhatsApp. O aplicativo mais usado no mundo para comunicação entre pessoas também tem uma versão Business, buscando aproximar clientes e empresas, abrindo um contato no canal preferido pela maioria.
Ã? fato que, hoje em dia, ligações telefônicas deixaram de ser um hábito. Clientes que podem contatar a empresa por meios alternativos, como redes sociais, e-mail ou WhatsApp, tendem a optar por isso.
Leia também: Estratégia de omnichannel no help desk: saiba como implementar.
Com a funcionalidade voltada para empresas e a possibilidade de gerenciar todos os contatos via computador, não tem nenhuma desculpa para o seu negócio não adotar o WhatsApp Business.
Não sabe bem como usar esse canal de comunicação para melhorar a performance do seu time de suporte e ampliar seus resultados? Então, continue sua leitura.
Neste post, você vai entender:
- O que é o WhatsApp Web para Empresas
- Como funciona o WhatsApp Web para empresas
- Quem pode usar o WhatsApp Web Corporativo
- Vantagens de usar o WhatsApp Web para empresas
- Como usar o WhatsApp Web para empresas
- 8 formas efetivas de usar o WhatsApp Web para empresas
- Ofereça o canal preferido dos clientes para atendimento de suporte
Boa leitura!
O que é o WhatsApp Web para Empresas
WhatsApp Web para Empresas é uma funcionalidade do WhatsApp Business, versão do aplicativo voltada para empresas de todos os portes.
Nessa funcionalidade, o usuário (no caso, a empresa) pode controlar suas conversas com clientes através do computador, facilitando o dia a dia dos profissionais responsáveis por vendas, pós-vendas, suporte e outros.
Assim, você consegue ter um time administrando essas interações, ao invés de depender de uma pessoa verificando o telefone toda hora. Muito mais fácil, né?
Como funciona o WhatsApp Web para empresas
O WhatsApp para Empresas, também conhecido como WhatsApp Business ou WhatsApp Corporativo, é uma versão do aplicativo para comunicação entre pessoal mais famoso do mundo voltada para negócios de todos os portes.
Para usar o aplicativo empresarial, você precisa ter um número específico para isso. Ou seja, não pode utilizar o número cadastrado no seu whats pessoal. Mas, o mais interessante, é que o perfil empresarial aceita número fixo!
Então, você pode muito bem ter o telefone fixo da sua empresa cadastrado no WhatsApp, facilitando o canal de comunicação entre você e seus clientes.
Perfil corporativo
Diferente do que acontece no perfil pessoal, o perfil corporativo permite o cadastro de mais informações úteis para empresa, como horário de atendimento, endereço, galeria de fotos e mais.
Ã? uma espécie de “cartão de visitas” do seu negócio e deve ser feito com muito cuidado. Para isso, vá em Configurações > Configurações do negócio > Perfil.
Atenção: o nome da empresa não poderá ser alterado depois de configurado.
Ferramentas para mensagens
Outra diferença é a possibilidade de cadastrar mensagens automáticas, como saudação, ausência e outras.
Além de poupar tempo dos atendentes, é uma forma de não deixar o seu cliente muito tempo esperando um retorno da sua empresa.
Indicadores
O aplicativo para empresas também rastreia as principais métricas, como mensagens recebidas, lidas e enviadas.
Na seção de Configurações você encontra o menu Estatísticas, para analisar os indicadores e avaliar suas estratégias nesta ferramenta.
Etiquetas
O WhatsApp para Empresas é muito útil, mas também pode se tornar um problema se você não organizar bem as informações dos seus clientes. Dependendo do volume de mensagens recebidas, é possível que você acabe perdendo conversas importantes.
Para evitar que isso aconteça, existe a funcionalidade de etiquetas, em que você pode adicionar tags em suas conversas para agrupar por novos clientes, potenciais clientes, reclamações ou outras etiquetas personalizadas que façam sentido para a sua empresa.
Conta verificada
Assim como perfis de facebook e instagram oferecem a validação da conta (aparecendo aquele sinal azul do lado, sabe?), o WhatsApp para Empresas também tem essa opção.
Com a conta verificada você dá mais segurança para o seu cliente e garante uma melhor credibilidade para a empresa, evitando fraudes ou outros usuários tentando se passar por você.
WhatsApp Web para Empresas
Com essa funcionalidade você pode acessar sua conta por qualquer computador, desde que o celular onde está instalado o aplicativo esteja ligado e conectado à internet.
Assim, você não precisa ficar de olho do aparelho móvel para controlar as novas mensagens: pode manter o gerenciamento das conversas pelo computador, junto com outros canais de contato (como e-mail).
Quem pode usar o WhatsApp Web Corporativo
Você já deve ter entendido que o WhatsApp Web para Empresas é uma ferramenta muito interessante para vários negócios. Mas pode estar se perguntando: funcionaria para a minha empresa?
Para esclarecer, vamos trazer alguns modelos de negócio que podem se beneficiar da ferramenta, com exemplos de aplicações na rotina da empresa. Confira:
- Lojas e restaurantes: podem divulgar promoções, oferecer benefícios e enviar catálogos (ou cardápios) com as ofertas do dia;
- Lojas virtuais: esclarecer dúvidas, realizar processos de vendas, troca e devoluções;
- Indústrias e serviços em geral: abrir um novo canal de atendimento, para registro de dúvidas, reclamações ou elogios;
- Empresas B2B: fazer contato com parceiros, fornecedores e clientes, agilizando processos;
- Serviços de TI: abrir chamados de suporte, facilitando o contato e reduzindo o tempo de resposta para manutenções e correções de bugs ou segurança.
Leia também: Capacitação no atendimento de TI: 10 dicas para melhorar seu relacionamento.
Vantagens de usar o WhatsApp Web para empresas
O WhatsApp tem 1,5 bilhão de usuários ativos mensalmente ao redor do mundo. Só essa informação já é benefício suficiente para sua empresa: olha quantas pessoas podem estar esperando essa forma de contato com sua empresa.
Além disso, o WhatsApp é uma forma muito mais próxima de manter contato com seu público. Diferente de redes sociais, que muitas vezes você tem contatos aleatórios, ninguém dá o seu whats para qualquer um, certo?
Por isso, ter esse contato é uma maneira de se aproximar de verdade de cada cliente, fortalecendo o relacionamento e tendo um discurso mais pessoal e único.
Mas, fora isso, vamos apresentar 5 vantagens que não podem ser desconsideradas. Com certeza, ao final da leitura, você estará convencido que o WhatsApp Web para Empresas é uma ferramenta fundamental para o seu negócio. Confira:
#1 Mais vendas
O contato direto com a empresa permite um aumento das vendas, pois 61% das pessoas afirmaram que gostam de receber mensagens personalizadas das empresas com as quais se relacionam.
Além disso, é muito fácil finalizar a compra se você está em contato direto com a empresa. Você, como empresa, pode lidar com as objeções de forma pontual e individual, aumentando suas conversões.
#2 Fortalecer o relacionamento
Já falamos anteriormente, mas vale repetir: o whatsapp é um canal íntimo, próximo ao seu cliente.
Com ele, você pode fortalecer suas relações, tanto com potenciais clientes quanto com quem já é cliente, enviando mensagens personalizadas e únicas. E o melhor: pelo aplicativo que ele já está familiarizado e usa frequentemente.
#3 Redução de custos
O aplicativo é, até o momento, gratuito. Com isso, você reduz despesas com envios de SMS ou disparos de e-mails, já que poderá ter seus contatos reunidos nessa plataforma.
#4 Segurança na comunicação
Todas as conversas no WhatsApp Business são criptografadas. Isso garante mais segurança das informações, já que o ambiente é protegido e um roubo de dados é muito difícil “ e altamente improvável.
#5 Aumentar a performance da equipe de atendimento
Você pode melhorar o atendimento da sua empresa, através dos relatórios de estatísticas oferecidos pelo aplicativo, e através de feedbacks.
Além das mensagens recebidas normalmente, você pode solicitar feedbacks dos seus clientes, fazer pesquisas de satisfação e criar planos estratégicas em cima das informações recebidas.
Outro ponto importante é para as equipes de TI: com a facilidade do contato oportunizada pelo aplicativo, as demandas de suporte podem ser facilmente recebidas, catalogadas e respondidas, agilizando o processo de abertura de chamados.
Leia também: Gestão de TI: O que é, benefícios e quando utilizar?
Como usar o WhatsApp Web para empresas
Para usar o WhatsApp Web para empresas você precisa, primeiro, ter configurado sua conta corporativa.
Você pode fazer o download do aplicativo no mesmo celular que já tenha um WhatsApp pessoal, pois são programas diferentes e não haverá conflito. No entanto, o número cadastrado deve ser diferente.
Depois de ter o aplicativo instalado e configurado corretamente, você pode abrir a versão Web, para utilizar o sistema do seu computador. Para isso:
- Ao abrir o aplicativo, clique no menu principal e escolha a opção WhatsApp Web;
- No computador, acesse a página do WhatsApp Web;
- No computador, vai aparecer um QR Code. Faça a leitura do código usando o whatsapp do seu celular;
- Pronto! No computador já vai aparecer a tela normalmente, com as conversas abertas no menu lateral e as opções para iniciar novas conversas.
Leia também: Agente Helpdesk Milvus “ O que é e quais são os seus recursos.
8 formas efetivas de usar o WhatsApp Web para empresas
Uma coisa é certa: não basta ter o WhatsApp Business se você não souber bem como aproveitar a ferramenta. Milhares de empresas usam o aplicativo, mas poucas têm resultados realmente efetivos.
Para ajudar nisso, separamos 8 maneiras efetivas de utilizar o WhatsApp Web para que sua empresa aproveite ao máximo o potencial desse canal de comunicação tão rico.
Vamos lá?
#1 Ofereça conteúdo de qualidade
Quando você se relaciona com amigos e familiares, pelo WhatsApp tradicional, você gosta de receber mensagens frequentes, certo? Mas não estamos, aqui, falamos daqueles posts de bom dia no grupo da família.
No aplicativo corporativo você deve oferecer conteúdos relevantes, de qualidade, e não focar apenas nas mensagens comerciais. Produza informações de valor, adequadas para cada segmentação do seu público.
#2 Responda rápido
Não tem nada pior do que tentar contato com alguém e levar dias para ter o retorno. Ninguém gosta disso, imagina quando o contato é entre o cliente e uma empresa?
Sem dúvida, você pode perder a oportunidade para um concorrente mais ágil. O WhatsApp é uma ferramenta que, por si só, possibilita um contato rápido, e uma resolução mais rápida ainda.
Se você não atingir essa expectativa, estará frustrando os seus contatos.
#3 Atenção com a linguagem
Não é porque o aplicativo é mais íntimo e próximo que você pode falar com o cliente de qualquer jeito. Respeite o posicionamento da sua empresa no que se refere à comunicação, seja claro e coeso, e nunca, nunca, nunca utilize termos pejorativos ou ofensivos.
Evite, também, o caps lock. Essa função serve bem para uma discussão, mas parecer que você está “gritando” é muito ruim para os negóciosâ?¦
#4 Não crie grupos, crie listas
O WhatsApp oferece recursos para enviar uma mensagem para vários contatos, otimizando esse processo. Uma delas é através dos grupos, que você já deve estar familiarizado.
No entanto, no grupo, as pessoas ficam “expostas”, e podem, até, entrar em contato entre si. Por isso, prefira criar listas de transmissão, em que a mensagem é enviada para todos os contatos ao mesmo tempo, mas vai parecer que foi enviada individualmente.
#5 Evite spam
O seu público continua tendo total controle sobre as mensagens que recebe ou deseja receber. Por isso, você pode, sim, ter uma mensagem denunciada como spam.
Cuide com a qualidade das suas mensagens, seja em conteúdo, seja em apresentação, e evite um bloqueio!
#6 Seja organizado
Em qualquer negócio e em qualquer função, organização é fundamental. Imagine responder uma pergunta para a pessoa errada ou, pior, cobrar um cliente que está com os pagamentos em dia?
Utilize o recurso de etiquetas para organizar os seus clientes e manter atualizado o motivo da conversa, evitando deslizes.
#7 Mantenha seus clientes atualizados
Se a pessoa concordou em passar o seu número para sua empresa, ela vai gostar de ser informada quando sua empresa tiver novidades.
Novidades: Não incomode enviando promoções ou propagandas a toda hora. Lembra do que falamos de spam?
Você pode, também, reconhecer esse público tão conectado com sua empresa divulgando promoções com exclusividade para eles, antes de abrir para o público geral. Ã? uma boa forma de reter os seus contatos, concorda?
#8 Estabeleça regras e comunique-as
Não é porque você está trabalhando com o WhatsApp Web para Empresas que precisa estar conectado 24 horas por dia, 7 dias por semana (a não ser, claro, que o seu time de suporte se disponha a trabalhar nesse período).
Você pode estabelecer limites, desde que eles fiquem claros para o seu consumidor. Não atende nos finais de semana? Então, que tal programar uma resposta automática, informando o cliente que tentar contato neste período?
Assim, ele não fica sem retorno e sua empresa não passa por desleixada.
Ofereça o canal preferido dos clientes para atendimento de suporte
O WhatsApp Web para Empresas é uma ferramenta que pode ser muito bem aproveitada por departamentos ou empresas que oferecem suporte ao usuário, como é o caso da TI.
Permitir que o usuário abra chamados diretamente pelo aplicativo agiliza o processo, o que é essencial, dependendo da gravidade da situação.
Com o Milvus, um gerenciamento de TI, você permite a abertura de chamados no helpdesk a partir de diversas aplicações. Agora, com a nova integração oferecida pelo sistema, o WhatsApp Web é uma delas.
Assista ao vídeo: Integração Milvus – WhatsApp e veja como funciona na prática.
No mesmo painel, você pode ter as entradas dos chamados, independente do canal utilizado pelo usuário.
Ainda não conhece o Milvus? Faça um teste gratuito ou solicite uma demonstração.
Conclusão
O WhatsApp Web para Empresas é um importante canal de comunicação, independente do tipo ou porte de empresa. Para consultorias ou outsourcings de TI, pode ser fundamental na hora de gerenciar novas demandas de suporte.
No entanto, antes de sair cadastrando o seu negócio, é fundamental entender que o aplicativo exige um planejamento e uma estratégia eficaz. Só assim ele poderá gerar resultados efetivos.
Para os profissionais de TI que desejam abrir esse novo canal de atendimento e suporte, recomendamos que ele seja integrado a um sistema completo de gestão, facilitando a organização do time e automatizando os processos. Conheça o Milvus!
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