O sistema servicedesk é um recurso fundamental de contato entre clientes, empresas e parceiros. Afinal, centraliza e organiza as demandas relacionadas à área de TI. 

Além disso, a plataforma apoia no registro e monitoramento das máquinas, agilizando a resolução e até a prevenção de problemas. Com isso, o sistema é uma ótima alternativa para manter o time organizado e reduzir os custos da área. 

Quer saber mais sobre? Continue a leitura e veja como transformar a performance e rentabilidade da sua equipe de suporte. 

O que é sistema de service desk?

Se você ainda se pergunta o que é service desk e como ele auxilia no relacionamento com o consumidor, este artigo é para você. 

Traduzido como “balcão de atendimento”, e também conhecido como sistema de abertura de chamados, o sistema servicedesk pode ser definido como uma central de serviços. Isso porque permite a comunicação entre os usuários e a equipe. 

Dessa forma, é fundamental para o bom funcionamento do suporte técnico e  solução de demandas que exigem alto nível de especialização. Para isso, o sistema gerencia as equipes de atendimento ao cliente, registrando as informações de todos os chamados em um só lugar. 

Ainda, monitora o desempenho e qualidade do atendimento prestado pelas equipes. Tudo isso com a praticidade de transformar todas essas informações em relatórios, ajudando gestores a definirem um padrão para o atendimento. 

Dessa forma, o sistema servicedesk garante mais agilidade, minimizando os impactos negativos dos problemas apresentados pelos usuários. Sem falar que também atua de maneira preventiva para melhorar a infraestrutura de TI e suporte da empresa.

Como funciona um sistema servicedesk? 

O service desk é responsável por receber, organizar e priorizar as solicitações de clientes que precisam do apoio da equipe de TI. Essa série de funcionalidades proporciona uma operação eficiente para equipe, com processos organizados e mais seguros.  

Isso é possível porque, além de ser um canal de recebimento de solicitações, o sistema servicedesk permite a conexão com o parque de máquinas dos clientes. Ou seja, acompanha em tempo real alterações nos equipamentos, o inclui desde a temperatura das máquinas até o download de programas suspeitos. 

Tudo isso com a comodidade de, se ocorrer algo fora dos padrões de segurança estipulados, um ticket é criado automaticamente para a equipe acompanhar e solucionar a situação. 

Dessa forma, a solução é um grande aliado para que as equipes operem de forma estratégica e preventiva, evitando falhas e assegurando a qualidade dos serviços.

4 maneiras de reduzir custos com um sistema servicedesk

1. Mais eficiência sem aumentar a equipe

O sistema servicedesk permite o monitoramento e a distribuição dos chamados de forma estratégica. Assim, ajuda a solucionar problemas rapidamente, evitando a sobrecarga dos colaboradores. 

Além disso, graças a funcionalidades que agilizam as respostas, como integrações com inteligência artificial, a solução torna a rotina dos operadores mais ágil. Ou seja, o time consegue atender a mais soluções em menos tempo, evitando erros e insatisfação dos clientes. Isso, consequentemente, reduz os custos da operação.

2. Abandone as diversas assinaturas de múltiplas plataformas

Outra vantagem do sistema de abertura de chamados, como o Milvus, é a centralização de diversas soluções em um só lugar. Afinal, ao reunir as solicitações de suporte técnico, a empresa consegue otimizar os recursos disponíveis e evitar esforços duplicados.  

Além disso, a plataforma conta com integrações com Google Agenda, WhatsApp sistema de gestão financeira BomControle, Chat GPT e mais. Ou seja, agiliza a rotina do time e também diminui os gastos. 

3. Assuma o controle da gestão de contratos

O sistema service desk também pode ser usado para gerenciar contratos com fornecedores de TI. A plataforma proporciona o gerenciamento de nível de serviço e garante uma visão geral das informações do contrato. 

Dessa forma, é possível monitorar o cumprimento dos termos dos contratos, evitando extensões indesejadas, mantendo o controle de prazos e custos de manutenção. 

Além disso, a funcionalidade ajuda a identificar oportunidades para economizar e renegociar os acordos. Tudo isso é feito a partir da análise do histórico do cliente, entregando um serviço além das expectativas. 

4. + Retenção de clientes e – Gastos para prospectar

O service desk permite centralizar o atendimento, automatizar os processos e integrar as informações, garantindo que as soluções fornecidas sejam consistentes e de qualidade. 

Assim, ajuda a oferecer aos clientes soluções mais rápidas e eficientes. Isso melhora sua satisfação com o atendimento prestado e, consequentemente, a relação com a empresa.  

Como resultado, aumenta o valor de tempo de vida do cliente, pois proporciona a sua fidelização. E, no final das contas, reter clientes é mais barato do que prospectar novos. 

Como implantar o service desk na empresa?

Inserir um sistema servicedesk na rotina da equipe com sucesso requer um bom planejamento. Por isso, na hora de implantar o sistema na sua empresa, é preciso seguir alguns passos básicos, como:  

1. Identifique os objetivos do negócio e defina os requisitos funcionais, incluindo quantidade de técnicos e de serviços oferecidos;
2. Faça um levantamento da infraestrutura de TI e dos processos de suporte técnico para identificar lacunas e oportunidades de melhoria;
3. Escolha um software de service desk que atenda às necessidades do negócio, considerando funcionalidades, escalabilidade, integração com outras ferramentas e custo;
4. Desenvolva processos e procedimentos claros e detalhados para gestão de incidentes, solicitações e alterações, usando sempre as melhores práticas;
5. Configure e personalize a ferramenta de Service Desk de acordo com os processos definidos; 
6. Treine a equipe para que o serviço seja realizado com eficácia;
7. Implemente um plano de comunicação para informar a organização sobre como e quando usar o service desk;
8. Monitore o desempenho do sistema e faça os ajustes necessários para alcançar os objetivos definidos.

Conheça o Milvus: o mais completo sistema service desk 

Agora que você já sabe mais sobre o que é e como funciona o sistema servicedesk, é preciso escolher a ferramenta certa para a sua empresa. É nessa hora que você pode contar com o Milvus, uma plataforma omnichannel de relacionamento com o cliente.

Afinal, além de facilitar a gestão de canais de contato, contribuir para o gerenciamento das demandas e automatizar tarefas, o Milvus oferece, entre muitas outras funcionalidades:  

• Centralização de tickets abertos via chat, e-mail, telefone, portal, formulário, WhatsApp e mais;
• Atendimento de chamados, com  escalonamento de serviços, atribuição de checklists, fechamento com revisão e avaliação do chamado; 
• Faturamento de contratos, que permite a análise de rentabilidade e a personalização dos documentos. 
•  Controle de inventário de hardware, softwares e licenças, que realiza a coleta de dados em tempo real, ajudando na prevenção de falhas.
• Criação de relatórios com estatísticas e apuração de resultados para aperfeiçoamento contínuo da área e suas práticas. 
• Manutenção do sistema e atualizações, oferecendo melhorias, correções e uma equipe atenta às necessidades do cliente. 

Ficou interessado? Conte com a expertise do Milvus para implementar o service desk e automatizar seu atendimento ao cliente. Entre em contato agora mesmo e faça um teste gratuito.