Apostar em um sistema de atendimento WhatsApp é uma forma das empresas terem um contato mais próximo com seus clientes. E os resultados dessa relação são vantajosos a curto, médio e longo prazo.
Quer saber mais sobre como uma ferramenta de atendimento WhatsApp pode transformar a eficiência do seu time e os lucros do negócio? Continue a leitura!
O que é o sistema de atendimento WhatsApp?
O sistema de atendimento WhatsApp centraliza e organiza as solicitações abertas por esse canal. Assim, facilita o contato do público com a marca, seja para tirar dúvidas, fazer reclamações ou solicitar.
Isso é especialmente útil porque, em 2024, o WhatsApp consolidou-se como a rede social mais utilizada pelos brasileiros, com mais de 169 milhões de usuários. Ou seja, oferecer essa opção de contato para os consumidores é uma forma de aproximar-se do público.
Além disso, esse tipo de software é vantajoso por organizar todas as solicitações, ou seja, ajuda na gestão de demandas. Dessa forma, permite que as empresas se comuniquem com os consumidores de forma rápida, prática e personalizada.
No caso do Milvus, por exemplo, essa centralização é complementada por diversas funcionalidades avançadas. Elas ajudam a priorizar demandas, contabilizar horas gastas em cada atendimento e acompanhar métricas de desempenho.
Com isso, as empresas não apenas gerenciam as interações com os clientes de forma eficiente, como também recebem insights valiosos sobre a performance do atendimento. Assim, é possível otimizar recursos e melhorar a satisfação do cliente.
Como fazer uma central de atendimento no WhatsApp?
Para fazer uma central de atendimento no WhatsApp, é essencial escolher uma plataforma robusta. Ela deve contar com recursos que permitam a centralização e organização de todas as solicitações vindas de todos os números de WhatsApp do seu negócio.
Ainda, os passos básicos para implementar o sistema de WhatsApp para empresas são:
- Configurar uma conta comercial no WhatsApp Business e integrá-la com uma solução de atendimento especializada, como o Milvus. Assim, é possível que múltiplos atendentes utilizem o aplicativo simultaneamente e que todas as conversas sejam gerenciadas em uma única interface;
- Configurar chatbots para responder automaticamente às perguntas frequentes e personalizar as respostas de acordo com as necessidades do cliente;
- Definir prioridades de atendimento e contabilizar o tempo gasto em cada interação;
- Acompanhar métricas de desempenho e garantir que todas as solicitações sejam atendidas de forma eficiente e eficaz;
- Treinar a equipe para usar a plataforma de maneira otimizada, assegurando um atendimento ágil e de alta qualidade;
- Usar recursos como a API oficial do WhatsApp para implementar pesquisas de satisfação de forma simplificada e ágil.
Quais são as principais vantagens de usar o sistema de atendimento WhatsApp?
1. Aumento da satisfação do cliente
Uma das principais vantagens da plataforma de atendimento WhatsApp é a praticidade. Afinal, a maioria das pessoas utiliza o WhatsApp diariamente. Isso evita que os clientes tenham que aprender a usar um novo aplicativo para entrar em contato com a empresa.
Além disso, as mensagens são enviadas e recebidas instantaneamente, o que torna a comunicação mais dinâmica. Sem falar que mantém um histórico completo das interações.
No caso do Milvus, a plataforma para WhatsApp também suporta recursos avançados, como botões interativos, que facilitam e agilizam a coleta de feedback dos clientes. Isso melhora ainda mais a experiência.
2. Maior eficiência do seu time
Com todas as interações concentradas em uma única plataforma, a rotina da equipe se torna mais produtiva e organizada. Isso permite um gerenciamento mais eficiente dos contatos e uma resposta mais rápida às demandas dos clientes.
Isso é possível porque o WhatsApp Business possui um recurso de respostas rápidas que pode ser programado para responder dúvidas comuns de forma automática.
Dessa forma, evita o acúmulo de mensagens e a lentidão causada pelo tempo despendido respondendo perguntas simples.
Além disso, a ferramenta de WhatsApp para empresas pode ser integrada com outros sistemas e ferramentas, como CRM, ERP, chatbot, e-mail, SMS. Assim, possibilita a centralização e sincronização das informações e processos do negócio, assim como a criação de tickets e relatórios de contatos.
3. Melhora das métricas de atendimento
Outra vantagem da integração de uma plataforma de WhatsaApp para empresas com sistemas de atendimento é a geração de métricas e relatórios automáticos. Inclusive, no caso do Milvus, você pode enviar pesquisas de satisfação automáticas ao final das interações por esse canal. Esses documentos permitem analisar o desempenho do atendimento e a satisfação dos clientes.
Assim, é possível identificar tendências, avaliar a eficiência do serviço e definir estratégias para aprimorar o atendimento ao cliente.
No Milvus, é possível utilizar relatórios avançados para acompanhar indicadores de desempenho do atendimento, como tempo médio de resposta, taxa de resolução no primeiro contato e nível de satisfação dos clientes. Além disso, soluções de inteligência artificial integradas ao sistema ajudam a otimizar o tempo de resposta e a qualidade das soluções oferecidas.
4. Comunicação personalizada e consistente
O sistema de atendimento WhatsApp também permite que as empresas criem respostas automáticas, definam horário de atendimento e personalizem as mensagens de acordo com o perfil do cliente. Tudo isso torna a interação mais amigável e humanizada.
O Milvus, por exemplo, utiliza recursos avançados de IA para personalizar as mensagens de resposta de acordo com o perfil e histórico do cliente. Assim, melhora a percepção do público com a marca, mostrando profissionalismo e compromisso.
Como resultado, apostar em um sistema WhatsApp para empresa é uma forma de fortalecer a reputação da empresa como uma organização séria e focada no atendimento ao cliente.
Principais diferenças entre WhatsApp Business e WhatsApp Business API
O WhatsApp Business é uma versão da ferramenta de comunicação que permite que autônomos e empresas com baixo volume de mensagens criem perfis oficiais da marca.
Seu uso é permitido por apenas uma pessoa e é possível configurar mensagens automáticas, como o horário de funcionamento. Porém, as solicitações devem ser respondidas uma a uma.
Já o WhatsApp Business API é a modalidade desenvolvida para empresas maiores e com grande fluxo de mensagens. Com a função de otimizar os processos e escalar os atendimentos, ele permite a automação com uso de inteligência artificial (IA) e múltiplos atendentes em um único número.
Centralize todas as solicitações do seu atendimento no Milvus
Um sistema de atendimento WhatsApp é uma ferramenta importante para empresas e empreendedores que desejam aprimorar a comunicação com os clientes e otimizar os processos.
A integração WhatsApp do Milvus garante:
- Comunicação ágil: responda em tempo real aos clientes pelo chat de conversa no WhatsApp.
- Abertura de Chamados pelo WhatsApp: abra chamados diretamente pelo WhatsApp para uma comunicação rápida e eficaz.
Com o Milvus, você tem uma solução completa para centralizar e otimizar o atendimento ao cliente via WhatsApp. Tudo isso com a tranquilidade de contar com ferramentas avançadas para gerenciar, analisar e melhorar continuamente suas operações de suporte.
Dessa forma, sua empresa pode não apenas consolidar todas as interações em um único lugar, mas também elevar o nível do serviço prestado. Invista na melhor experiência para seus clientes e transforme seu atendimento com o Milvus hoje mesmo. Entre em contato agora mesmo e faça um teste gratuito.
