PMBOK: como aplicá-la aos processos de gestão de projetos TI

Lidar com projetos de TI exige muita organização e planejamento. Implementar estratégias que permitam gerenciá-los com mais tranquilidade, com o mínimo possível de imprevistos, já é parte da rotina de qualquer gestor. Entretanto, na prática, isso pode ser um desafio muito maior do que parece.

Ã? por isso que as empresas investem cada vez mais em técnicas e metodologias para viabilizar uma gestão mais inteligente. O objetivo é garantir que o andamento dos processos se mantenha dentro do previsto, com baixo custo e alta produtividade. Pensando nisso, falaremos aqui sobre o PMBOK e como ele pode ser aplicado na sua gestão de projetos de TI. Confira!

O que é o PMBOK?

A gestão de projetos é uma questão de extrema importância para as empresas. Por isso, muitos estudiosos e grandes institutos se dedicam à tarefa de encontrar formas mais eficientes de aplicá-la. Um deles é o Project Management Institute (PMI), cujo comitê de padronização criou o Project Management Body Of Knowledge (PMBOK).

Grosso modo, trata-se de um corpo de conhecimento em gerência de projetos “ ou seja, um guia das melhores práticas a serem adotadas nesse processo. Nele, os fundamentos e conceitos são definidos para que possam auxiliar o trabalho do gestor em suas funções. Porém, ele não deve ser confundido com uma metodologia, pois cada setor (e projeto) tem suas particularidades e pode adotar práticas diferentes do PMBOK.

Atualmente, a forma como os recursos de TI são utilizados se tornou uma verdadeira ferramenta que gera valor para os negócios. Por isso, os gestores da área passaram a olhar para o PMBOK com mais interesse, graças aos benefícios que ele pode proporcionar para o setor e a empresa como um todo.

O guia é extremamente útil para que o gestor possa dimensionar prazos e tarefas, melhorando sua governança. Além disso, ele delimita algumas práticas que facilitam a gestão de etapas e recursos comuns em cada projeto.

Como citamos, ele deve ser encarado como um conjunto de práticas, e não como uma receita pronta. Algumas podem funcionar em determinados cenários, enquanto outras são mais adequadas a projetos e equipes diferentes.

O PMBOK oferece uma visão geral, não contemplando peculiaridades de linguagem técnica restrita a certas áreas. Além disso, não oferece modelos únicos dos documentos que sugere para utilização.

Cabe ao gestor consultar e estudar as práticas do PMBOK, avaliar as características dos projetos de TI e identificar quais delas têm maior potencial de eficiência “ além de adequá-las, sempre que necessário, às peculiaridades de sua empresa.

Qual é o conceito de projeto segundo o PMBOK?

Antes de implementar qualquer ideia, é preciso ter em mente o que o PMBOK entende como um projeto. Afinal, é preciso alinhar suas práticas com as características daquilo que está sendo gerenciado. Vamos por partes.

Resumidamente, o guia trata do conceito de projeto como sendo um esforço temporário, ou seja, finito. Portanto, ele pode ser dividido em algumas categorias: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.

Partiremos desse ponto para descrever o ciclo de um projeto e, então, mostrar como as práticas do PMBOK podem ser implementadas.

Os grupos de processos

Primeiro, é feita a iniciação. Nela, há uma série de processos que definem, por meio de autorização, um novo projeto ou uma nova fase de um já existente. Em seguida, ocorre o planejamento, no qual ocorre o detalhamento de tudo aquilo que deve ser realizado, incluindo escopo, cronograma, riscos, custos etc.

Depois, vem a fase de execução. Ocorre a performance do trabalho definido no plano de gerenciamento, visando obter êxito nos objetivos estabelecidos nele. A fase de monitoramento e controle, por sua vez, possui um conjunto de processos que permitem acompanhar, revisar e controlar o progresso e o desempenho do projeto.

Em caso de uma mudança no planejamento, por exemplo, é preciso identificar todas as áreas afetadas e, então, iniciar as adaptações necessárias. Para complementar, por fim, temos o encerramento. Nele, há um conjunto de processos que visam finalizar todas as atividades em todos os grupos, terminando formalmente as atividades naquele projeto.

As práticas indicadas pelo PMBOK, então, devem ser consideradas levando em conta cada uma dessas etapas.

Como o PMBOK relaciona boas práticas e gestão de projetos de TI?

Em sua versão mais recente, o PMBOK descreve dez áreas de conhecimento que organizam os processos para otimizar a gestão. Falaremos brevemente sobre como elas se inserem na rotina dos projetos. Tenha em mente de que elas servem como referência, representando diferentes formas de abordar a gestão.

Integração

Aqui são descritos os processos responsáveis por integrar os demais elementos da gestão de projetos. Eles devem ser identificados e coordenados em cada etapa citada. Afinal, é preciso que haja coordenação não apenas entre diferentes projetos, mas entre as atividades de cada um deles.

Escopo

O gerenciamento de escopo é constituído pelos processos que auxiliam no levantamento de todo o trabalho a ser executado no projeto. Ele é fundamental para que sejam identificadas e controladas não só as etapas de um projeto, mas as possíveis mudanças durante a execução.

Custo

Essa área trata dos critérios necessários para definição dos custos envolvidos no planejamento. Não estamos falando apenas de recursos materiais e ferramentas, mas também do investimento em recursos humanos.

Todo projeto de TI tem suas particularidades e pode exigir diferentes perfis de profissional na composição do time. Assim, é importante considerar esse tipo de questão já no planejamento, para que as despesas não se tornem maiores do que o esperado.

Qualidade

Esse é o momento de definir quais os critérios para avaliação da qualidade do produto final do projeto. Se tomarmos de exemplo o atendimento de help desk a um cliente, é possível elencar algumas métricas importantes, como o número de chamados por dia, o tempo total do atendimento, a satisfação do cliente, o índice de reagendamentos etc.

Esses critérios serão de extrema importância para o monitoramento e controle do projeto.

Tempo

Por mais que pareça simples, a área de conhecimento relacionada ao tempo deve ter o cuidado de analisar as etapas do cronograma em particular antes de definir o prazo final. Processos com pouca margem de tempo para mudanças podem criar gargalos ou mesmo atrasar o projeto como um todo.

Por isso, é preciso que o estabelecimento do prazo seja posterior à definição do escopo do projeto.

Recursos humanos

Aqui são descritos os processos responsáveis por gerenciar a equipe do projeto. Quais os tipos e perfis dos profissionais, a hierarquia a ser adotada, o responsável por cada parte do projeto etc.

Em TI, é preciso ter cuidado especial com a preparação dos funcionários, treinando-os para funções específicas sempre que necessário.

Comunicações

Não basta que o gestor saiba o status do projeto “ os profissionais envolvidos precisam estar ligados no que acontece. Por isso, é fundamental utilizar os processos de gerenciamento de comunicações para gerar, coletar, armazenar e transmitir informações entre os colaboradores.

Lembrando que é fundamental contar com uma política de cibersegurança para evitar o vazamento inadequado de dados sensíveis.

Riscos

Gerenciar os riscos é a melhor forma de prever cenários, tanto positivos quanto negativos, e estar sempre um passo a frente. Aqui, você encontrará os processos que facilitam esse trabalho, mostrando como identificar e atuar na solução de problemas.

Deve ser levado em conta, por exemplo, que um recurso de TI pode ficar indisponível. O gerenciamento de riscos ajuda a definir um plano de ações para uma falha desse tipo e até mesmo a selecionar uma ferramenta mais eficiente, caso seja necessário fazer uma mudança.

Aquisições

Adquirir novos produtos e ferramentas é parte da rotina de uma empresa, principalmente no setor de TI. Por isso, essa área de conhecimento ajuda a estabelecer critérios para a aquisição, gerenciando contratos e resultados.

Partes interessadas

Por fim, temos os processos que visam otimizar a gestão dos interesses de todos os envolvidos no projeto, desde clientes até fornecedores “ também conhecidos como stakeholders. Ã? preciso identificá-los, planejar a comunicação e estabelecer parâmetros para a satisfação de todos.

Faça uma análise em sua equipe de TI e veja como o PMBOK pode ser um grande aliado na otimização de sua gestão de projetos. Os benefícios tendem a surgir rapidamente!

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