A plataforma de gestão de projetos é cada vez mais utilizada pelas empresas. Afinal, permite a utilização de dados de forma inteligente, garantindo eficiência no planejamento e execução das atividades.
Pensando nisso, explicamos neste artigo como funcionam os softwares de gerenciamento de projetos, sua importância e como escolher a melhor opção para o seu negócio.
Continue a leitura e confira.
O que é gestão de projetos de TI?
A gestão de projetos de TI é o processo responsável por administrar estrategicamente os fluxos de trabalho da empresa. Assim, garante que as atividades sejam realizadas de acordo com o cronograma de entregas.
Como resultado, é possível concluir os projetos com sucesso, alcançando as metas estabelecidas. Dessa forma, a estratégia organiza, executa e monitora as demandas da área por meio de ferramentas que têm como objetivo:
- Identificar as necessidades e etapas do projeto para garantir sua execução;
- Ajustar as expectativas e solicitações ao que o projeto consegue atender;
- Analisar o orçamento necessário para a execução do projeto;
- Definir os recursos, riscos e prazos necessários.
Quais são os diferentes tipos de projetos de TI?
Os principais tipos de projetos de TI realizados por uma empresa são:
- Desenvolvimento de softwares, apps e sites;
- Implementação de ferramentas e programas;
- Montagem de infraestrutura, como redes e servidores;
- Integração de sistemas;
- Gerenciamento de banco de dados;
- Recursos para segurança da informação.
Dessa forma, eles permitem a implementação de diferentes tipos de ações. Inclusive, isso possibilita que as empresas acompanhem as demandas do mercado e mantenham-se competitivas.
Leia também no blog: PMBOK: como aplicá-la aos processos de gestão de projetos TI
O que é plataforma de gestão de projetos?
A plataforma de gestão de projetos é um sistema operacional composto por diversas funcionalidades que permitem o monitoramento das atividades. Sendo assim, dá o suporte necessário para o bom funcionamento de um projeto.
O software é utilizado nas etapas de planejamento, acompanhamento e desenvolvimento do projeto. Portanto, assegura o monitoramento e a conclusão de cada tarefa.
Isso é possível porque o sistema permite gerenciar vários aspectos do projeto, como o rastreamento de tarefas, a otimização de recursos e o compartilhamento de dados e informações.
Quais as vantagens de uma plataforma de gestão de projetos?
A plataforma de gestão de projetos ajuda a otimizar os processos da empresa. Para que você entenda como isso é feito, listamos as principais vantagens de utilizar essa ferramenta. Confira:
1. Entendimento dos processos
Com o software para gestão de projetos, é possível administrar diferentes projetos em uma única plataforma. Dessa forma, além da padronização dos dados, a ferramenta oferece uma visão prática e completa de todos os processos. Assim, é possível traçar e executar uma estratégia bem elaborada.
2. Otimização do trabalho e da comunicação
A plataforma de gestão de projetos reúne todas as informações em um só lugar, permitindo que a equipe compreenda os objetivos de cada ação. Com isso, tem-se uma visão ampla do processo e a comunicação se torna mais fluida.
3. Acesso facilitado de qualquer lugar
O sistema de gerenciamento de projetos em nuvem exige apenas uma rede de dados ou WiFi para que os colaboradores possam acessar os projetos e tarefas de qualquer lugar do mundo.
4. Economia
Outra vantagem de um software gestão de projetos é a economia de recursos. Afinal, além de reduzir os custos com profissionais e tecnologia para a gestão de projetos, o sistema proporciona mais organização e produtividade, o que resulta em mais lucro.
5. Monitoramento de metas e resultados
A plataforma de gerenciamento de projetos permite acompanhar o andamento dos projetos em tempo real. Com isso, possibilita avaliar o cumprimento das metas semanais.
Dessa forma, com os KPIs e relatórios atualizados, é possível tomar decisões assertivas e, assim, garantir ótimos resultados.
6. Maior segurança para as informações
A plataforma de gestão de projetos adiciona uma camada extra de segurança, evitando a perda de informações e o vazamento de dados da empresa. Além disso, funciona como um backup de segurança para os arquivos.
10 plataformas de gestão de projetos
Milvus
O Milvus é uma plataforma de gestão de projetos que integra as áreas da empresa. Com isso, aumenta a eficiência da comunicação, do gerenciamento de projetos e da resolução de problemas.
Para isso, o sistema centraliza todas as informações e solicitações em um só lugar, facilitando o acompanhamento e a comunicação entre as equipes.
Dessa forma, é possível otimizar o tempo e os recursos e oferecer uma visão ampla dos projetos. Inclusive, assim, fica mais fácil identificar falhas e realizar um planejamento mais adequado.
Principais funcionalidades:
- Visualização do projeto em gráfico de Gantt ou Kanban;
- Comunicação multicanal;
- Configuração do fluxo de trabalho;
- Gestão de tickets de suporte;
- Gestão de ativos de TI;
- Monitoramento em tempo real.
Trello
O Trello é outro conhecido sistema de gestão de projetos. Nele, as atividades podem ser movidas de uma lista para outra, conforme forem executadas e completadas.
Principais funcionalidades:
- Listas;
- Quadro de tarefas;
- Etiquetas coloridas.
Artia
O Artia é uma ferramenta de gestão de projetos personalizável. Algumas das principais funcionalidades são:
- Relatórios de situação;
- Kanban;
- Checklists;
- Rankings.
Podio
O Podio é um sistema de gestão dedicado ao controle da execução e progresso do projeto. Para isso, ele utiliza elementos fáceis e visuais para centralizar as tarefas, pessoas, recursos e cronograma.
Principais funcionalidades:
- Tabelas;
- Aba de mensagens;
- Contatos;
- Espaço de trabalho.
Asana
O Asana é um software de gerenciamento de projetos altamente personalizável. Por isso, permite definir prazos, compartilhar informações e atribuir tarefas.
Principais recursos:
- Feed de atividade;
- Calendários e visualizações personalizadas;
- Seções do projeto e visualizações de pesquisa;
Wrike
O Wrike é um software de gestão de projetos online que permite gerenciar vários projetos e equipes.
Principais recursos:
- Feed de notícias em tempo real;
- Colaboração de documentos;
- Gerenciamento de tarefas;
- Discussões em tarefas;
BITRIX24
O Bitrix24 é uma ferramenta de gestão de projetos que centraliza as informações do negócio.
Principais funcionalidades:
- Suporte aos gráficos de Gantt;
- Compartilhamento de documentos e ferramentas de comunicação, como chat;
Ganttproject
O GanttProject é um sistema de gestão de projetos focado no gerenciamento interativo de cronogramas, principalmente em pequenas e médias empresas. O software é de código aberto e pode ser personalizado de acordo com as necessidades de cada organização.
Principais funcionalidades:
- Gráficos de Gantt;
- Monitoramento de projetos;
- Análise de caminhos críticos;
- Compatível com os principais sistemas operacionais (Windows, Linux e iOS).
Monday
O Monday é um sistema operacional para gerenciamento de projetos que permite criar tarefas e definir prazos e recursos de forma personalizada.
Principais funcionalidades:
- Gerenciamento de projetos;
- Controle de tempo;
- Relatórios;
RUNRUN.IT
O Runrun.it é uma ferramenta de gerenciamento de tarefas que funciona por meio de cards ou fichas que podem ser segmentadas, classificadas e movimentadas para colunas customizadas.
Principais funcionalidades:
- Kanban
- Gantt
- Time-tracking;
Como escolher a melhor plataforma de gestão de projetos?
Com tantas opções e funcionalidades, pode ser difícil escolher a plataforma de gestão de projetos ideal para sua empresa. Por isso, listamos alguns aspectos que podem orientar essa decisão:
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Usabilidade
Busque saber como funcionam as interações e observe a facilidade de navegação e compreensão do sistema para garantir que as atividades sejam assimiladas.
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Customizações e funcionalidades
Analise a flexibilidade oferecida pela plataforma para saber se as ferramentas e estruturas atendem às particularidades e necessidades de cada empresa.
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Suporte
Prefira uma solução que conte com uma boa equipe de suporte e verifique se a empresa informa com clareza os números de telefone, e-mails e chat on-line.
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Avaliações e feedbacks
Pesquise sobre o produto e avalie se os usuários estão satisfeitos. Uma boa dica para isso é observar o processo de implementação do sistema, verificar se as necessidades foram atendidas e descobrir quais as dificuldades de configuração.
Conclusão
Depois de avaliar esses aspectos, é importante experimentar a plataforma para entender como funciona o fluxo de trabalho e conhecer as funcionalidades do sistema.
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