O que é outsourcing de TI e principais benefícios

Outsourcing de TI é a prática de terceirizar responsabilidades, como a gestão da infraestrutura, a contratação de profissionais e o controle das atividades do departamento de tecnologia da informação.

Essa é uma maneira da empresa se dedicar a atividades-chave do seu negócio. Com isso, especialistas do setor de TI podem administrar e responder pelas manutenções, atualizações, evoluções e disponibilidade de seus sistemas.

Quer manter o setor de TI internamente na empresa? Então, recomendamos a leitura do artigo: Afinal, como fazer a gestão de equipe de TI? Descubra!

Empresas de todos os segmentos e portes podem se beneficiar do serviço de outsourcing de TI. Para saber como, continue a leitura.

Neste artigo, você vai entender:

• Outsourcing de TI o que é 
• Modelos de Outsourcing
• Tipos de Outsourcing de TI
• Vantagens e desvantagens do Outsourcing de TI
• Devo contratar um outsourcing de TI?
• Como contratar um serviço de outsourcing de TI

Boa leitura!

Outsourcing de TI: o que é?

O nome que se dá à prática de terceirizar serviços no setor de Tecnologia da Informação é o Outsourcing de TI.

Normalmente, negócios de médio e grande porte costumam contratar empresas capacitadas do setor de tecnologia da informação. Assim, garantem qualidade e disponibilidade de seus sistemas.

Conceito de outsourcing

Outsourcing, em tradução livre do inglês, significa fonte externa. O termo diz respeito ao uso de profissionais e empresas terceiras para suprir alguma necessidade da organização.

A ideia do outsourcing é dar à empresa liberdade para se dedicar exclusivamente ao seu core business. Assim, contratam-se empresas especializadas para executar tarefas que sejam necessárias para o desenvolvimento da empresa “ mas que não fazem parte do negócio.

Segundo Gartner, fundador do grupo Gartner, especialista em tecnologia, o outsourcing pode “permitir que as empresas reduzam custos, acelerem o tempo de colocação [de seu produto ou serviço] no mercado e aproveitem a experiência externa, ativos e / ou propriedade intelectual”.

Quais São As Características Do Outsourcing De TI?

O outsourcing de TI é uma estratégia adotada por muitas empresas para delegar funções específicas de tecnologia a provedores especializados. Essa prática é caracterizada por etapas cruciais que podem trazer benefícios significativos para as organizações. Algumas de suas características centrais são: 

• Especialização técnica: provedores de serviços de outsourcing de TI são especialistas em suas áreas. Dessa forma, as empresas têm acesso a habilidades especializadas sem a necessidade de desenvolver internamente toda a expertise;
• Acesso a novas tecnologias: provedores de outsourcing estão frequentemente atualizados com as últimas tecnologias. Ao terceirizar essa área, as empresas podem se beneficiar do acesso a ferramentas, softwares e práticas sem ter que investir diretamente em cada inovação.
• Gestão de riscos compartilhada: o risco associado à gestão de TI é compartilhado com o provedor de serviços, ou seja, ele assume parte dessa responsabilidade. Isso inclui riscos de segurança, conformidade regulatória e atualizações tecnológicas. 
• Contratos personalizados: os acordos de outsourcing podem ser personalizados para atender às necessidades específicas de cada empresa. Isso inclui a definição clara de objetivos, métricas de desempenho e prazos.
• Adaptação a mudanças no mercado: a terceirização oferece uma maior capacidade de adaptação a mudanças no mercado. Assim, as empresas podem ajustar rapidamente suas estratégias de TI em resposta às demandas em evolução.

Diferença entre sourcing, outsourcing e procurement

Após conferir outsourcing: o que é, destacamos que existem três conceitos comuns quando se trata de compras e gestão de fornecedores. Vamos abordar cada um deles abaixo, diferenciando-os.

• Sourcing: prática de buscar soluções que atendam às necessidades do negócio e permitam o desenvolvimento do produto ou serviço da empresa. É o caso, por exemplo, da busca, negociação e compra de matéria-prima.
• Outsourcing: apesar de sourcing também ser traduzido como terceirização, outsourcing é o termo o mais utilizado para este tipo de negociação. É quando a organização contrata um profissional ou empresa de TI para atender a uma demanda pontual, ou contínua, como no caso das empresas de TI.
• Procurement: enquanto sourcing é o processo de aquisição, o procurement é um serviço mais amplo. Inclui registros históricos, análises estratégicas, auditorias, padronização de processos, entre outras.

Nos países de língua inglesa, as empresas costumam contar com um departamento de Sourcing and Procurement, identificação operação e gestão. No Brasil, no entanto, é comum chamarmos este departamento apenas de “Compras”.

Modelos de Outsourcing

Outsourcing, como foi dito, é o ato de terceirizar alguma atividade da empresa. Por exemplo, o serviço de alimentação e transporte são, geralmente, executados por empresas terceiras, focadas nessas atuações.

É muito mais barato para o negócio terceirizar uma atividade que não faça parte de sua expertise, ao invés de montar toda uma equipe, estrutura e processos para desempenhar essa tarefa.

Por isso, quando falamos em tecnologia da informação, o termo outsourcing é facilmente associado. Lembre-se: é possível terceirizar apenas partes da operação de TI, ou o departamento todo.

Confira:

• Outsourcing de impressão

A terceirização dos serviços de impressão podem ser úteis para empresas que não desejam contar com equipamentos dentro da empresa. Também para empresas que não desejam contratar e gerenciar pessoas para essa atividade.

Assim, é possível terceirizar o trabalho com empresas especializadas, que já possuem estrutura e conhecimento sobre a atividade.

• Outsourcing de equipamentos

Equipamentos de TI podem ser bastante caros. Servidores, computadores, rede, impressoras? Dependendo da atividade, o investimento para a empresa pode ser muito alto. Muitas vezes, esse investimento não vale a pena, já que o foco do negócio não é a TI.

Dessa forma, contratando uma empresa responsável pelo maquinário, paga-se somente o valor pela locação, instalação, manutenção e atualização dos equipamentos. Não é necessário contratar uma equipe especializada em hardware ou gastar com equipamento, o que facilita a gestão de ativos.

• Outsourcing de infraestrutura

A infraestrutura tem a ver com o gerenciamento de servidores e sistemas. O objetivo da equipe de infraestrutura é garantir:

• disponibilidade;
• segurança;
• privacidade.

A infraestrutura agrupa todos os componentes (hardware e software) e serviços para garantir a integridade dos sistemas de informação da empresa.

• Full outsourcing de TI

Já o full outsourcing de TI “ serviço que estamos abordando neste artigo “ é a terceirização completa do setor de tecnologia da informação.

Envolve, especialmente, expertises de infraestrutura. Através do full outsourcing de TI é possível criar, desenvolver, testar, evoluir, monitorar e controlar serviços de TI que atendem aos processos da empresa.

No full outsourcing de TI, as empresas de outsourcing de TI também são responsáveis pela gestão estratégica de sua equipe e das soluções desenvolvidas. Ela precisa estar muito bem alinhada com a empresa contratante.

É comum que as empresas terceiras desloquem funcionários para atuação dentro da empresa cliente. O objetivo é aproximar profissionais da cultura organizacional da empresa, processos, comunicação, objetivos e metas.

Tipos de Outsourcing de TI

Existem três tipos de outsourcing de TI, definidos de acordo com o modelo e local da contratação. Vamos explicar cada um deles agora:

• Offshore

Offshore é quando a empresa terceiriza os serviços de TI de países menos desenvolvidos, em que a mão de obra e custos com infraestrutura são bastante reduzidos.

Nesse cenário, a Índia tem sido um dos países mais procurados. Além dos custos reduzidos e políticas públicas favoráveis para a instalação de empresas de outsourcing, a Índia se destaca pelo alto nível de qualidade na formação de talentos da área de tecnologia.

Profissionais do setor conseguem facilmente se posicionar no mercado de trabalho global, já que a maior parte da população é fluente no inglês, permitindo uma boa comunicação.

A dificuldade com idiomas, bem como diferenças culturais, são os principais obstáculos para empresas que escolhem trabalhar com o modelo offshore de outsourcing.

• Onshore

Seguindo a lógica, o modelo onshore é o extremo oposto do offshore: empresas contratantes escolhem terceirizar seus serviços de TI com empresas do próprio país, eliminando conflitos culturais ou de idioma.

• Nearshore

Esse modelo busca empresas em outros países próximos, com mesmo idioma e menor diferença de fuso horário.

Assim é possível obter menores custos, sem sofrer o impacto das diferenças culturais ou das dificuldades geográficas.

Vantagens e desvantagens do Outsourcing de TI

O outsourcing de TI tem inúmeras vantagens para empresas de todos os tamanhos, especialmente aquelas com uma operação consolidada, e que buscam evoluir através da transformação digital.

Confira os principais benefícios:

1. Maior capacitação

Ao terceirizar serviços de TI, as empresas têm acesso a uma equipe altamente capacitada e especializada. Isso proporciona um aumento significativo na expertise técnica, uma vez que os provedores de serviços têm profissionais com conhecimentos específicos em diversas áreas de tecnologia.

2. Aumento da produtividade

A terceirização permite que as equipes internas se concentrem em tarefas estratégicas e essenciais para o negócio. Isso resulta em um aumento da produtividade, pois as atividades operacionais e rotineiras são gerenciadas pelo provedor de serviços.

3. Acesso a equipamentos mais atualizados

Provedores de serviços de TI geralmente investem em tecnologia de ponta. Ao terceirizar, as empresas têm acesso a equipamentos mais recentes sem a necessidade de realizar investimentos significativos em hardware e software.

4. Mais flexibilidade

A terceirização oferece flexibilidade na gestão de recursos. Afinal, as empresas podem aumentar ou reduzir a escala de suas operações de TI de acordo com as necessidades, sem os desafios associados ao recrutamento e treinamento de equipes internas.

5. Retorno do investimento

O outsourcing pode resultar em um retorno mais rápido do investimento. Ao reduzir custos operacionais e aumentar a eficiência, as empresas podem colher benefícios financeiros a curto prazo.

6. Mais eficiência para o setor

O aumento da eficiência operacional é uma das principais vantagens do outsourcing. A gestão especializada de serviços de TI leva a processos mais eficientes e à resolução ágil de problemas, contribuindo para um ambiente de trabalho mais eficaz.

7. Garantia de disponibilidade

A empresa precisa que seus sistemas estejam funcionando perfeitamente. Isso serve tanto para softwares utilizados na rotina administrativa ou industrial, quanto para websites, e-mails e outras iniciativas de marketing digital.

Conforme a tecnologia aumenta sua presença na operação de uma empresa, maiores os riscos e prejuízos em casos de falhas.

Profissionais especialistas e focados no atendimento das necessidades de TI são fundamentais. Para isso, o outsourcing é um excelente recurso.

8. Agilidade na correção de falhas

Quando se fala em tecnologia, bugs são comuns. Falhas de comportamento ou funcionamento dos sistemas fazem parte da vida dos profissionais de TI, e impactam no andamento e na produtividade da empresa.

Novamente, uma equipe dedicada é essencial para que a resposta às falhas seja feita o mais rapidamente possível. Quanto menos tempo a empresa sofrer com o problema, menor seu prejuízo.

Com uma empresa prestando serviços de outsourcing de TI para seu negócio, você dispõe de um sistema de abertura de chamados eficaz e eficiente, que garante uma operação sempre atualizada.

9. Melhor controle dos custos

Principalmente para empresas que não tenham a tecnologia como core business do negócio, lidar com um orçamento desse setor pode ser um verdadeiro desafio.

Ao terceirizar toda a operação de TI, custos e investimentos passam a ser avaliados por profissionais que entendem do assunto. Você fica responsável pelas decisões estratégicas do negócio. Dessa forma, evita problemas como retrabalho, atrasos de entrega e dificuldades na gestão dos fornecedores.

10. Gestão centralizada

Uma gestão centralizada reduz a dificuldade no controle de toda a operação. Com o outsourcing de TI, um responsável na empresa contratante gerencia o fornecedor, através de um único contato.

É o contato da empresa terceira o responsável pelas contratações, treinamentos e administração de sua equipe. Isso garante a qualidade nas entregas e o cumprimento de prazos e orçamentos.

11. Manutenções em dia

Com uma empresa dedicada na prestação dos serviços de TI, a contratante tem a garantia que nunca irá perder os prazos das manutenções. Isso auxilia no controle de falhas e bugs, além de permitir a disponibilidade de todos os sistemas.

Entre algumas tarefas da manutenção estão as funções de backup, que traz segurança às informações “ operacionais ou estratégicas “ do negócio.

12. Serviços sob demanda

Quando a empresa possui outra empresa como fornecedora de TI, é possível desenvolver serviços pontuais para atendimento de demandas específicas.

É o caso de empresas que desenvolvem, junto ao terceiro, sistemas online para facilitar algum processo, substituindo planilhas Excel, por exemplo.

13. Maior performance

Como os profissionais de TI terceirizados estão sempre atualizados quanto às novas tecnologias e tendências, a empresa que contrata o outsourcing de TI pode ter acesso à s novidades, sem necessidade de investimento em treinamentos para seus funcionários.

Assim, é possível atender às demandas da empresa com mais qualidade e em menor tempo.

14. Foco no negócio

Um benefício bastante óbvio e recompensador, que justifica a contratação de um outsourcing de TI, é o foco.

Imagine que você tenha uma empresa que produz parafusos. Seu core business, ou seja, sua expertise, é fazer parafusos. Você não deve se preocupar com configuração de rede ou manter servidores online.

Quando você deixa esses processos e necessidades tão específicas (mas extremamente necessárias) sob responsabilidade de empresas especializadas, você obtém um serviço de qualidade nesse setor e fica livre para focar sua energia, seus recursos e atenção no que sua empresa faz de melhor. Foque no seu negócio!

Quando o outsourcing de TI é recomendado?

A terceirização de serviços de Tecnologia da Informação é recomendada em diversas situações estratégicas. Algumas das principais motivações são a necessidade de focar no core business, otimizar recursos, focar em suas competências essenciais e impulsionar a eficiência operacional.  

Quais são as principais atividades que o setor de TI terceirizado pode praticar?

Especialistas de TI terceirizados são responsáveis por diversas atividades para garantir o bom funcionamento e a eficiência dos sistemas de informação. Algumas das principais são:

• Suporte Técnico

Oferecer suporte técnico para usuários finais, solucionando problemas de hardware, software e rede. Isso pode incluir atendimento telefônico, suporte remoto e assistência presencial.

• Gestão de Infraestrutura

Manter e gerenciar a infraestrutura de TI, incluindo servidores, redes, armazenamento de dados e outros componentes essenciais para garantir a disponibilidade e a segurança dos sistemas.

• Desenvolvimento de Software

Desenvolver e manter software personalizado para atender às necessidades específicas da organização. Isso pode incluir o desenvolvimento de aplicativos, sistemas de gerenciamento e soluções integradas.

• Segurança da Informação

Implementar e gerenciar medidas de segurança da informação para proteger dados confidenciais e sistemas contra ameaças cibernéticas. Isso pode envolver firewall, antivírus, criptografia e práticas de segurança proativas.

• Gestão de Banco de Dados

Administrar e otimizar bancos de dados para garantir que as informações sejam armazenadas de maneira eficiente, segura e acessível quando necessário.

• Cloud Computing e Virtualização

Oferecer soluções baseadas em nuvem e implementar estratégias de virtualização para melhorar a flexibilidade, escalabilidade e eficiência dos recursos de TI.

• Monitoramento e Manutenção Preventiva

Monitorar constantemente o desempenho dos sistemas, realizar manutenção preventiva e implementar atualizações para evitar problemas futuros.

• Gestão de Redes

Configurar, otimizar e gerenciar redes de computadores para garantir uma comunicação eficiente e segura entre dispositivos.

• Gestão de Ativos de TI

Manter um inventário preciso de hardware e software, garantindo a conformidade com licenças e otimizando a utilização dos recursos.

Devo contratar um outsourcing de TI?

Você entendeu as vantagens de ter um outsourcing de TI, mas ainda não tem certeza se é o momento ideal para isso?

Então, vamos tentar esclarecer. Contrate um outsourcing de TI se você:

Quer reduzir custos

Imagine ter que manter um departamento inteiro, robusto e qualificado, para possuir uma TI sempre funcional. Não é um custo baixo. Dependendo do volume de trabalho e dos riscos envolvidos, é muito mais vantajoso contratar um outsourcing de TI.

Para empresas de médio e grande porte, com uma estrutura robusta de sistemas e equipamentos, o outsourcing é a melhor opção.

Quer acompanhar as inovações tecnológicas

Como falamos, profissionais especializados em TI precisam estudar novas tendências e linguagens. Isso permite aos clientes acompanhar as inovações com mais facilidade.

Quer facilitar o gerenciamento desse processo

Você não precisa contratar gerentes ou equipes para sua TI. Deixe que um gestor responsável avalie o atendimento da empresa contratada e que o terceiro gerencie e treine seus funcionários.

Quer ampliar a equipe de TI

Se você já tem um departamento de TI interno, mas precisa de um apoio extra, o outsourcing de TI é uma excelente opção.

Digamos que você esteja prestes a desenvolver um novo projeto, grande, porém pontual. Ao invés de contratar novos funcionários, arcando com todas essas despesas e tendo que considerar uma demissão ao fim do projeto, você pode adquirir os serviços de um outsourcing de TI e alocar os recursos internamente na empresa, por tempo determinado.

Como contratar um serviço de outsourcing de TI

Entendeu que sua empresa pode se beneficiar com o outsourcing de TI? Abaixo, trazemos os principais pontos que merecem atenção na hora de contratar uma empresa para atendimento de sua infraestrutura e demais serviços do departamento.

Confira:

Estude o cenário atual da empresa

O primeiro passo é entender o cenário que sua empresa se encontra. Como estão funcionando seus processos e comunicação hoje? Quais sistemas estão sendo utilizados e que impacto eles têm na operação?

Existem possibilidades de melhorias, gargalos ou tendências de mercado que ainda não foram aplicadas no seu negócio?

Ao responder essas perguntas, a equipe de gestores terá uma visão mais adequada sobre a situação atual e, com isso, conseguirá orientar os próximos passos.

Liste as necessidades

Antes de sair contratando, é importante que sua empresa esclareça quais são suas reais necessidades. Existe algo que possa ser feito internamente ou que não tenha tanto impacto para o negócio? Quais sistemas e processos são essenciais?

Tendo tudo isso em mente, detalhado e documentado, é hora de buscar empresas especializadas no atendimento dessas necessidades.

Busque fornecedores

Com as necessidades listadas, procure fornecedores que tenham capacidade de atendimento. Busque empresas locais, nacionais ou em outros países.

Tudo depende do quanto o idioma, a cultura, o fuso horário e a localização impactem “ ou não “ no andamento do trabalho.

Faça pesquisas de mercado, converse com outras empresas, peça avaliações. Essa é a hora de fazer uma pesquisa profunda para escolher o formato de outsourcing que melhor atenda sua demanda.

Gerencie a mudança

Toda mudança organizacional envolve dificuldades que precisam ser gerenciadas, posto que, dependendo da cultura e do ambiente de trabalho, as equipes podem ter mais resistência.

Assim, crie grupos para auxiliarem na transição. Dessa forma, a operação irá se manter estável e sem conflitos. Incentive a integração das equipes da empresa com os terceiros, de tal forma que o relacionamento se estreite.

Deixe claro os motivos do outsourcing de TI, as vantagens para a empresa e os objetivos estratégicos que envolvem a decisão.

Defina o SLA

Como diz aquele ditado, “o combinado não sai caro”. É de extrema importância que no processo de contratação do outsourcing de TI, fiquem claros alguns conceitos, bem como prazos para atendimento.

Por exemplo, o que é “bug”? As duas empresas precisam acordar sobre o conceito de bug no contexto do cliente, definindo uma estratégia de atuação e prazo máximo de resposta.

Você pode ler mais sobre SLA no artigo voltado ao assunto, clicando aqui.

Avalie o serviço periodicamente

Por fim, um gestor da empresa contratante deverá ficar responsável pela avaliação do serviço prestado. Em suma, deverá observar a qualidade das entregas, cumprimento de prazos, comunicação, atendimento aos objetivos e necessidades do escopo inicial.

É importante, também, analisar o custo x benefício do outsourcing de TI. Dessa forma você pode verificar, com antecedência, se está na hora de ampliar o contrato de outsourcing de TI ou de reavaliar este formato de trabalho.

Como está o outsourcing de TI depois da reforma trabalhista

A Reforma Trabalhista no Brasil, implementada pela Lei nº 13.467/2017, trouxe alterações significativas nas relações de trabalho. No entanto, é importante destacar que essas mudanças não impactam diretamente o setor de outsourcing de TI no Brasil de maneira específica.

Apesar disso, a Reforma pode alterar a forma como as empresas negociam contratos de outsourcing. Dessa forma, é fundamental que as partes envolvidas estejam cientes das regras e regulamentações para garantir contratos justos e alinhados com a legislação vigente.

Além disso, a nova legislação introduziu novidades em relação a aspectos como teletrabalho e jornada intermitente. Isso pode influenciar a forma como os serviços de outsourcing são estruturados, especialmente se houver adaptações nas modalidades de trabalho.

Dessa forma, empresas e fornecedores de serviços de TI precisam estar atentos às mudanças na legislação e adaptar suas práticas conforme necessário. Isso pode envolver a revisão de contratos, políticas internas e processos de gestão de pessoal.

A chave para o sucesso reside na compreensão das novidades regulatórias, na negociação de contratos transparentes e na manutenção de práticas éticas e responsáveis em todas as relações de trabalho.

Quais são os pontos de atenção ao terceirizar o setor?

Agora que já sabe o que é outsourcing de TI, vale a pena olhar para todo o cenário. Afinal, terceirizar o setor é uma estratégia comum adotada por muitas empresas. No entanto, ao considerar essa alternativa, é fundamental prestar atenção a alguns pontos específicos para garantir uma parceria bem-sucedida. Portanto, atente-se às seguintes questões:

Condições da parceria

Ao estabelecer uma parceria de terceirização, é crucial definir claramente as condições contratuais. Isso inclui acordos de nível de serviço (SLAs), responsabilidades específicas, prazos, custos e qualquer outra cláusula relevante. Garantir uma compreensão mútua desde o início ajuda a evitar mal-entendidos futuros.

Segurança

A segurança da informação é uma consideração crítica ao terceirizar o setor, especialmente quando se trata de serviços de TI. Sendo assim, certifique-se de que a empresas de outsourcing de TI adota práticas rigorosas de segurança cibernética, proteção de dados e conformidade com regulamentações relevantes. Avaliações regulares de segurança e acordos contratuais específicos podem ajudar a mitigar riscos.

Controle e monitoramento

 Apesar de terceirizar certas funções, é vital manter um nível adequado de controle e monitoramento sobre as operações terceirizadas. Estabeleça mecanismos eficientes de comunicação e relatórios para garantir transparência e visibilidade contínua nas atividades do fornecedor. Isso é essencial para manter o alinhamento com os objetivos organizacionais.

Conclusão

Outsourcing de TI é uma boa alternativa para empresas que querem deixar demandas do setor sob responsabilidade de profissionais especializados.

Com a terceirização, a empresa controla a qualidade do serviço prestado, permite a aplicação de novos conhecimentos e tendências para a evolução digital do negócio. Também garante a disponibilidade dos sistemas, pois reduz o impacto de falhas no andamento das operações.

Entretanto, não esqueça de manter um bom sistema de gerenciamento de chamados. Assim, será possível acompanhar os prazos e a produtividade da empresa terceira. Teste agora o sistema Milvus, gratuito por 7 dias!

Portanto, o outsourcing de TI pode ser uma passo estratégico importante para a transformação digital da sua empresa. Além de conferir outsourcing de TI vantagens e desvantagens, ainda quer saber mais sobre o assunto? Confira os artigos recomendados:

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