No cenário cada vez mais digital das empresas, a tecnologia da informação desempenha papel vital no sucesso dos negócios. No entanto, muitos gestores ainda subestimam a importância da manutenção preventiva TI.
Contudo, destacamos que, melhor que manter a infraestrutura de TI em pleno funcionamento, resolvendo problemas assim que aparecem, é evitar que eles aconteçam.
Sendo assim, neste artigo, vamos explorar detalhadamente tudo o que você, gestor, precisa saber sobre manutenção preventiva de TI. Confira!
O que é manutenção preventiva TI?
A manutenção preventiva TI refere-se a um conjunto de práticas proativas destinadas a evitar falhas e otimizar o desempenho de sistemas, equipamentos e redes. Portanto, essa abordagem tem como foco antecipar problemas, identificando e resolvendo potenciais erros antes que eles possam afetar as operações.
Ao adotar um plano de manutenção preventiva TI, é possível reduzir o risco de interrupções inesperadas. Sem falar que minimiza o tempo de inatividade dos colaboradores e prolonga a vida útil dos equipamentos.
Além disso, essa estratégia permite uma gestão eficiente dos recursos. Afinal, ao assegurar a estabilidade operacional, evita custos relacionados à recuperação de sistemas após falhas.
O que se faz na manutenção preventiva?
Na manutenção preventiva em computadores, realizam-se ações proativas para garantir que sistemas e equipamentos funcionem de maneira eficiente e confiável.
Por isso, algumas das principais atividades da manutenção preventiva TI são:
- Verificações regulares;
- Atualizações de software;
- Substituição de componentes desgastados;
- Implementação de protocolos de segurança.
Leia mais: 10 dicas para ser proativo em sua gestão de TI
Quais os 4 pontos essenciais para uma manutenção preventiva?
Existem pontos cruciais para prevenir erros no inventário de máquinas e softwares dos seus clientes ou da sua empresa. Confira um breve checklist manutenção preventiva TI abaixo:
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Planejamento:
Estabeleça um cronograma para realizar inspeções e manutenções de acordo com as necessidades dos equipamentos. Esse planejamento deve considerar a intensidade de uso dos dispositivos e prever o momento ideal para intervenções sem comprometer a operação;
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Monitoramento:
Utilize ferramentas e sistemas de monitoramento contínuo, como o Milvus, para acompanhar o desempenho dos equipamentos. Assim, é possível identificar variações, receber alertas e até abrir tickets automaticamente caso sejam identificados potenciais problemas;
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Documentação
Mantenha registros detalhados de todas as manutenções realizadas, incluindo data, componentes substituídos e verificações feitas. Essa documentação ajuda a garantir um histórico que facilita o controle e futuras intervenções;
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Treinamento da equipe
Garanta que a equipe técnica e os usuários tenham conhecimento das melhores práticas para o uso adequado dos sistemas. Capacite também os profissionais de TI para realizar as manutenções conforme os padrões necessários.
Tipos de manutenção preventiva
Existem diferentes abordagens para a manutenção preventiva TI, cada uma adaptada às características e necessidades dos equipamentos. Para explicar melhor e ajudá-lo a entender os modelos de procedimentos de manutenção preventiva de TI, abaixo estão os principais tipos. Confira!
I. Manutenção de Parada
A manutenção de parada envolve a interrupção temporária do uso do equipamento para realizar revisões completas e reparos. O objetivo é restaurar o equipamento próximo da condição original, prolongando sua vida útil e prevenindo falhas maiores.
Então, esse tipo de manutenção geralmente é realizada em intervalos planejados, quando é possível parar o equipamento sem comprometer a operação da empresa.
II. Manutenção Baseada no Tempo
A manutenção baseada no tempo é programada com base no histórico de uso do equipamento e nas inspeções regulares. Ela inclui ações como inspeção visual, lubrificação, limpeza e substituição de peças que podem se desgastar com o tempo.
Essa abordagem tem como foco evitar falhas inesperadas, atuando de forma preventiva com base no tempo de operação dos equipamentos.
III. Manutenção Baseada nas Condições
A manutenção baseada nas condições se diferencia por considerar o estado real do equipamento, em vez de apenas o tempo de uso ou intervalos fixos entre manutenções.
Para sua eficácia, é necessário monitoramento constante, geralmente realizado por equipes especializadas. Para isso, podem ser utilizados sistemas para identificar sinais de desgaste ou falhas iminentes.
Com essa abordagem, é possível realizar manutenções apenas quando necessário, otimizando o tempo e os recursos.
Manutenção preventiva x corretiva x preditiva?
É crucial entender as diferenças entre os modelos de manutenção preventiva TI para otimizar a gestão de TI proativa. A manutenção preventiva, por exemplo, é uma abordagem proativa, focada em evitar falhas antes que elas ocorram.
Por meio de um cronograma bem estruturado, essa prática inclui inspeções regulares, atualizações de software e substituição de peças desgastadas. Já a manutenção corretiva é reativa.
Ou seja, o principal objetivo é corrigir falhas que já se manifestaram. Essa abordagem é utilizada quando um equipamento ou sistema apresenta problemas que precisam ser resolvidos imediatamente para restaurar o funcionamento.
Em contrapartida a manutenção preditiva compartilha algumas semelhanças com a manutenção preventiva. No entanto, sua abordagem é diferente. Isso pois, esse modelo utiliza tecnologias avançadas, como sensores e monitoramento em tempo real, para avaliar o estado de funcionamento dos equipamentos.
Leia também no blog: Gerenciamento de TI: afinal, quais as diferenças entre reativo e proativo?
Qual a importância da manutenção preventiva em TI?
A falta de um planejamento adequado e de cronograma para a manutenção de equipamentos pode resultar em danos irreversíveis. Essa razão sozinha já deveria ser suficiente para justificar o investimento em manutenção preventiva na sua empresa.
Além disso, a prática está diretamente relacionada à redução de custos. Afinal, intervenções emergenciais de manutenção resultam em despesas elevadas, com a compra de peças e a contratação rápida de equipes especializadas.
Outro benefício é a diminuição de perdas, pois uma equipe dedicada acompanhará o estado do hardware e do software, evitando desgastes desnecessários. Isso se traduz em um desempenho aprimorado dos servidores e na eficiência da equipe.
Para exemplificar, imagine uma situação em que sua empresa está cheia, seu time está envolvido em um projeto importante, e você precisa fechar um contrato, mas os computadores simplesmente falham. Essa situação poderia ser evitada com a adoção de um cronograma sólido de manutenção preventiva TI.
Como montar um plano de manutenção preventiva?
Como vimos até agora, a eficácia da manutenção preventiva TI está intimamente ligada a um planejamento bem estruturado. Para te ajudar a implementá-la, listamos algumas dicas a seguir. Confira!
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Atualização regular dos softwares
Manter os softwares da organização atualizados é essencial para prevenir problemas. Atualizações corrigem vulnerabilidades, agilizam processos e melhoram o desempenho geral.
Então, estabelecer rotinas com datas programadas para as atualizações, assegura que esses updates não se acumulem e comprometam o desempenho do sistema.
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Calendário de limpeza dos equipamentos
A limpeza dos equipamentos é um procedimento simples, mas extremamente importante. Até porque, equipamentos sujos podem operar com eficiência reduzida, afetando todos os processos da empresa.
Por isso, é crucial implementar um calendário de limpeza regular. Um cronograma bem executado aumenta a vida útil dos equipamentos, bem como diminui a necessidade de investimentos na compra de novas máquinas.
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Monitoramento e investimento na equipe
Para que o planejamento seja efetivo, é fundamental monitorar a equipe. E, a manutenção preventiva TI não é exceção. Assim como os sistemas requerem atualizações, a equipe deve receber treinamento contínuo para garantir que o planejamento de manutenção preventiva funcione adequadamente.
A capacitação deve abranger o cuidado com os equipamentos, o uso adequado dos sistemas e o funcionamento do planejamento de manutenção, garantindo que todos os objetivos estejam alinhados.
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Temperatura e umidade do ambiente
Embora possa parecer apenas um detalhe, a temperatura da sala de máquinas tem impacto direto na vida útil dos equipamentos. Portanto, é essencial que o sistema de climatização esteja projetado para manter o ambiente seco e fresco.
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Terceirização da manutenção preventiva
Contratar empresas especializadas em manutenção preventiva é uma boa estratégia no campo da tecnologia. Afinal, equipes externas, não envolvidas nos processos internos da organização, conseguem identificar com mais clareza as vulnerabilidades que precisam ser corrigidas.
Elas também sugerem soluções práticas de maneira ágil, sem estar sobrecarregada por outras responsabilidades da empresa. Além disso, a organização prestadora de serviços se encarrega de fornecer uma equipe qualificada.
O que deve constar no programa de manutenção preventiva?
Entre as regras para manutenção preventiva em TI está a abrangência para garantir a eficácia e a durabilidade dos equipamentos e sistemas.
Assim, alguns dos elementos essenciais que devem constar em um programa de manutenção preventiva TI são:
- Inventário de Equipamentos: lista completa de todos os equipamentos, sistemas e componentes que precisam de manutenção. Importante constar detalhes como modelo, número de série, localização e especificações técnicas;
- Cronograma de Manutenção: planejamento detalhado das atividades de manutenção preventiva, incluindo frequência (diária, semanal, mensal, trimestral). Datas programadas para as manutenções e responsáveis por cada tarefa;
- Checklist de Inspeção: listas de verificação para as inspeções regulares, incluindo itens a serem inspecionados e critérios de aceitação. Registro de anomalias e ações corretivas necessárias;
- Procedimentos Operacionais: documentação sobre como realizar as manutenções, com instruções passo a passo para cada atividade. Orientações sobre como lidar com problemas comuns e a forma de reportá-los;
- Registro de Manutenções Realizadas: sistema para registrar todas as atividades de manutenção executadas, incluindo data, tipo de manutenção, peças trocadas e observações. Registro de custos associados a cada manutenção para análise futura;
- Treinamento e Capacitação: programa de treinamento contínuo para a equipe responsável pela manutenção, abordando as melhores práticas e novos procedimentos. Registro dos treinamentos realizados e das competências adquiridas pela equipe;
- Monitoramento de Condições: uso de ferramentas e tecnologias para monitorar o desempenho dos equipamentos em tempo real. Indicadores Chaves de Desempenho (KPIs) para avaliar a eficácia do programa de manutenção;
- Análise de Risco: identificação de potenciais riscos associados a falhas de equipamentos e como mitigá-los por meio da manutenção preventiva. Planos de contingência para situações de emergência;
- Orçamento e Custos: estimativa de custos associados ao programa de manutenção preventiva, incluindo peças, mão de obra e treinamentos. Avaliação do retorno sobre investimento (ROI) da manutenção preventiva em comparação com custos de manutenção corretiva;
- Revisão e Atualização do Programa: processos para revisar e atualizar regularmente o programa de manutenção preventiva, garantindo que ele se mantenha relevante e eficaz. Feedback da equipe sobre o programa e sugestões de melhorias.
Incorporar esses elementos em um programa de manutenção preventiva ajudará a garantir que os equipamentos operem de maneira confiável e eficiente.
Principais indicadores de manutenção em TI
Os indicadores de manutenção são parte essencial da estratégia que:
- Acompanha o desempenho das atividades;
- Avalia a eficiência da equipe de TI;
- Identifica áreas que precisam de melhorias;
- Reconhece o que está funcionando bem.
Para isso, é crucial conhecer essas métricas, seus conceitos e aplicações. Desse modo, você poderá selecionar aquelas que melhor se alinham aos objetivos da empresa em seu planejamento de manutenção preventiva.
Conheça os indicadores que podem pautar o seu contrato de manutenção preventiva de TI:
MTBF e MTTR
MTBF (Mean Time Between Failures ou Tempo Médio Entre Falhas) e MTTR (Mean Time To Repair ou Tempo Médio Para Reparo) são indicadores cruciais para a manutenção, que operam em conjunto.
O MTBF indica quanto tempo um equipamento pode funcionar normalmente antes de apresentar uma nova falha, refletindo sua confiabilidade. Por outro lado, o MTTR informa o tempo médio necessário para que o equipamento retorne à operação após a correção de falhas.
Disponibilidade
A disponibilidade é um indicador que revela a capacidade de uso do equipamento. Quanto maior essa taxa, mais eficiente a manutenção preventiva TI.
MPd
O indicador MPd (Manutenção Planejada) avalia se as etapas estabelecidas no cronograma de manutenção estão sendo cumpridas com sucesso. Ele mede o êxito do planejamento, ajudando a identificar o que está funcionando conforme o esperado.
MP
A métrica MP (Manutenção Preventiva) é focada em ações de manutenção preventiva que não estão produzindo os resultados desejados. Assim como o MPd, analisa a eficácia do planejamento estratégico, permitindo entender quais aspectos precisam de ajustes.
ERV
ERV (Estimated Replace Value ou Valor Estimado De Troca) é um indicador fundamental para avaliar a conveniência de continuar a manutenção de um equipamento em vez de substituí-lo. Ele ajuda a decidir o momento certo para a troca, considerando custos e benefícios.
CMF
CMF (Custo de Manutenção/Faturamento) representa a gestão financeira do planejamento de manutenção preventiva e é um dos indicadores mais importantes.
Essa métrica identifica se as ações previstas são economicamente viáveis para a organização, possibilitando uma alocação de recursos mais eficiente.
Backlog
O backlog indica o tempo necessário para que a equipe de manutenção resolva todas as pendências. Essa métrica avalia a capacidade técnica da equipe e ajuda a determinar se é o momento de considerar a contratação de uma empresa terceirizada para auxiliar nos serviços.
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