Entenda definitivamente como fazer um bom inventário de hardware e software para sua empresa

Aos poucos a gestão de TI vem atestando seu caráter estratégico e sendo determinante para os planejamentos de um negócio. Suas funções básicas, porém, como inventário de hardware e software, devem acompanhar sua evolução e serem cada vez mais otimizadas.

Isso porque, sem seu principal ativo estratégico mapeado e escalável, o setor de TI não pode dar insights fidedignos para as tomadas de decisão e posicionamento do negócio. A capacidade de utilização de um software, por exemplo, pode ser um gargalo crítico capaz de impedir que uma empresa aproveite uma oportunidade de ocasião no mercado.

O mesmo acontece com os componentes físicos e hardwares. Se não forem corretamente gerenciados, avaliados e otimizados, passarão a ser equipamentos obsoletos que geram prejuízos irrecuperáveis.

Então, como atuar na frente estratégica junto aos tomadores de decisão e também manter o parque tecnológico em dia e eficiente? A resposta está na realização de um bom inventário e acompanhamento.

Neste post abordados tudo que sua empresa precisa saber sobre inventário de computadores e sistemas, para que ela consiga escalar sua performance e seja capaz de responder rapidamente às mudanças do mercado e às necessidades de seus clientes, fatores que estão em constante evolução. Acompanhe!

O que é e para que serve o inventário de hardware e software?

Para fazer um bom gerenciamento dos hardwares e softwares de um negócio, é preciso entender quais rotinas e responsabilidades tal demanda compreende. Assim, dominando seus limites de atuação, é possível desenvolver métodos e demais estratégias para sua gestão.

Então, o inventário de TI mapeia todo o parque de equipamentos, sistemas, suas conexões e relações com os usuários e seus respectivos setores. Com todos os elementos identificados, ele faz um monitoramento para assegurar a performance e escalabilidade, seja desenvolvendo ações preventivas de manutenção, seja expandindo seu potencial antes de formarem gargalos produtivos.

Quais suas funcionalidades?

Com o inventário bem gerenciado, a equipe da área de TI pode atuar de forma mais estratégica e otimizada, permitindo que contribua para o bom funcionamento do negócio e também para suas estratégias futuras.

Entre suas ações mais comuns, podemos citar o monitoramento e gerenciamento de ativos, envio de alertas sobre suas performances, biblioteca de scripts, acompanhamento do vencimento e utilização de licenças, verificação do funcionamento da rede de computadores, link da internet, gestão de usuários e suas permissões de senhas, entre outros.

Suas funcionalidades e monitoramento constantes permitem que a empresa acompanhe o desempenho de seus recursos tecnológicos, apure se eles “ e insumos como toner de impressoras e papéis “ estão sendo utilizados adequadamente, acompanhe a regularidade de chamados sobre ineficiência ou inoperância, e claro, avalie a condição da infraestrutura conseguir acondicionar novas demandas no curto, médio e longo prazo.

Quais suas principais etapas?

Existem métodos consagrados para suas gestões, empresas que desenvolvem sua própria rotina de inventário ou utilizam o conceito da ferramenta que adquirem. Mas no geral, elas abordam as seguintes etapas:

Identificação e registro do inventário

Desenvolver uma lista completa e detalhada de todos os ativos de software e hardware. Em quais setores estão empregados, suas funcionalidades e demais informações que podem complementar sua gestão.

Esse processo deve ser feito na infraestrutura atual e também nos itens que forem inseridos gradativamente no negócio. Uma identificação no local, com numeração ou outro mecanismo de administração “ como código de barras “ deve estar relacionada no sistema ou planilha de controle da TI. Isso permite que um eventual chamado de suporte seja rapidamente executado, por exemplo.

Mapeamento de seu ciclo de vida e principais fatores que afetam seu desempenho

Além de sua localização, o mapeamento do ciclo de vida dos hardwares e softwares é fundamental para seu inventário e controle. Dados como a versão, quando foi instalado, suas últimas atualizações e suportes realizados podem ajudar no seu acompanhamento de desempenho.

Também é possível relacionar os usuários dos equipamentos, principais insumos utilizados e fornecedores ligados a eles diretamente.

Monitoramento constantemente de suas performances

Todos estes dados podem ser convertidos em relatórios gerenciais que permitem o monitoramento de suas performances, assim como também darem insights para setores relacionados, como o Help Desk da empresa.

O índice de chamados de suporte além do padrão para determinado equipamento pode ser avaliado considerando sua dificuldade de uso, como também falhas ou imprudências de usuários.

Planejamento de melhorias e expansões de capacidade

Tais informações permitem que sua gestão seja otimizada e que seus relatórios contribuam para as estratégias do negócio, e essa é apenas uma de suas importâncias para a empresa.

Qual a importância do inventário para a empresa?

Para profissionais do setor, a importância de cada elemento tecnológico implantado na empresa é clara, mas para alguns usuários e gestores, ela só aparece quando tais equipamentos e serviços ficam inoperantes.

O impacto em suas vendas e processos “ em casos de ineficiência “ pode gerar uma série de prejuízos e seu restabelecimento se torna a prioridade para todo o negócio, afinal de contas, os setores são interligados e o efeito é sentido como uma reação em cadeia. Assim, avaliemos os principais tipos de inventários realizados.

Inventários de redes

O inventário de rede lida não somente com os hardwares responsáveis por conexões de sistemas, mas também dos sistemas e serviços interligados. Por isso, é preciso monitorar suas licenças de uso, validade das versões e como elas se relacionam com outras.

Conectar sistemas e fazer com que um compartilhe dados com os outros é essencial para trazer otimização para os processos internos. E para isso, é preciso que a infraestrutura da rede esteja em dia com seus requisitos de velocidade e processamento, por exemplo.

Esse inventário também é extremamente estratégico para empresas que lidam com aumentos repentinos do uso de seu parque tecnológico. Aquelas que possuem e-commerce, por exemplo, regularmente fazem promoções que geram grande tráfego em seus servidores.

Para que tais promoções tenham sucesso, porém, é preciso saber se a infraestrutura atual suporta tal movimentação atípica. Com um inventário de rede bem organizado, o TI pode agir estrategicamente validando que a rede suportará ou não tal volume de acessos.

Inventários de TI

O inventário de TI é generalista e envolve também o mapeamento e avaliação da performance dos hardwares da empresa. Isso otimiza as funções do Help Desk no suporte e manutenções, controla o uso somente por usuários autorizados, além é claro, de aumentar a vida útil dos equipamentos.

Isso garante que investimentos em tecnologias sejam bem planejados e somente quando forem necessários, permitindo que a empresa não retenha recursos em uma infraestrutura subutilizada e que pode se tornar obsoleta.

Tais focos permitem potencializar a gestão de TI de um negócio, fazer com que ela realize ações preventivas e não reativas. Essa mudança de perspectiva gerencial garante que a empresa tenha maior controle de seus recursos tecnológicos e não sofra com eventuais gargalos ou inoperâncias que podem comprometer os resultados.

Há ferramentas para produzi-lo de forma mais eficiente?

Se sua contribuição para o negócio é óbvia, a quantidade de dados e relatórios necessários para sua gestão também não é difícil de estimar, afinal de contas, cada vez mais as empresas digitalizam seus processos e canais.

Assim, a resposta para essa pergunta é que existem várias delas, com características e funcionalidades diferentes que se adaptam melhor para cada tipo de negócio e, principalmente, ao quanto a empresa deseja inovar e otimizar seus processos.

Sendo assim, o ideal é a escolha de um sistema completo, que englobe não somente a gestão do inventário como também a Help Desk, pois as informações geradas em cada um destes serviços são complementares. Podemos citar como soluções que um bom software deve prover:

Otimização da gestão de TI

Além da manutenção da infraestrutura ativa e operante, um sistema de gestão de TI também deve considerar a experiência de seu gestor com a ferramenta.

Isso significa dizer que o software deve permitir uma personalização do processo de abertura de chamados, dashboard ajustado com os principais indicadores que o gestor deseja seguir, possibilidade de dar prosseguimento e finalizar chamados à distância, entre outros.

Mitigação de erros

O inventário de TI envolve controles de licenças, acesso de usuários e outras atividades que necessitam uma administração criteriosa e regular. Com um sistema ativo é possível gerar alertas para que tais ocorrências sejam tratadas antes de seus vencimentos.

Quando o sistema gerencia tanto inventário quanto Help Desk, isso também permite avaliar a recorrência de chamados para um mesmo problema e equipamento, e então propor melhorias que envolvam a conscientização e treinamento da equipe, por exemplo.

Gestão de chamados para suporte de infraestrutura

O Help Desk lida com pedidos para suporte de um mesmo equipamento diversas vezes. Com um sistema que controle tais ocorrências, é possível unificar cada registro, finalizando todos ao mesmo tempo.

Se o chamado registrado envolve o deslocamento de um funcionário especialista, por exemplo, é possível otimizar tal visita para fazer outras atividades de controle do inventário, como manutenções preventivas e orientações de uso para novos colaboradores.

Um sistema desenvolvido especialmente para esse controle permitirá inclusive que o especialista finalize o chamado ainda na base em que foi acionado. Isso garante a contabilização do seu tempo de resposta, para garantir que tudo seja feito de acordo com a necessidade.

Controle de Service Level Agreement (SLA)

O SLA é o documento que estabelece os níveis mínimos de serviços, e isso vale tanto para as respostas de chamados, como também para a performance de equipamentos. Infringir os parâmetros previamente acordados, no entanto, podem gerar multas e até cancelamento de contratos.

Por isso, um sistema que permita definir uma SLA padrão para diversos clientes ou uma personalizada para aqueles que possuem demandas específicas garante que a empresa tenha um controle seguro de seus serviços.

Se algo estiver em desacordo com a SLA, por exemplo, um alerta pode ser emitido para uma rápida correção e restabelecimento do serviço.

Automação de procedimentos de controle da infraestrutura

O pleno funcionamento de serviços e redes é fundamental para que um negócio mantenha sua performance comercial e uma eventual indisponibilidade pode ser rapidamente combatida por ações automatizadas previamente programadas no sistema de gestão de TI.

Ã? o caso de uma parada no serviço de e-mails de uma empresa. Com o processo automatizado por um sistema, o comando pode ser realizado sem que um funcionário seja deslocado para tal atividade.

Mas, se ainda assim persistir a falha, o sistema também estará habilitado para acionar o especialista mais próximo da localização onde a manutenção é requerida, otimizando o tempo de restabelecimento do serviço.

Um sistema que permita fazer a gestão da infraestrutura de TI também tem uma importante contribuição em sua função de assegurar os dados da empresa. Falaremos desse e dos demais desafios da gestão de inventário a seguir.

Quais são os principais desafios?

Ao falar dos desafios da gestão de inventário de TI é preciso considerar os outros elementos que interferem em seu bom funcionamento. Seriam: os usuários, os diretores que tomam as decisões e os processos que envolvem seu controle.

Uso indevido da estrutura de TI pelos usuários

Usuários que tentam instalar softwares e aplicativos indevidos nos equipamentos das empresas, por exemplo, estão colocando em risco a segurança dos dados organizacionais.

Isso porque tais versões e dispositivos utilizados para fazer a instalação podem ser contaminados com vírus que podem rapidamente entrar na rede da empresa e causar grandes prejuízos.

Além disso, a falta de conhecimento mais aprofundado dos usuários pode fazer com que eles deletem informações ou sistemas indispensáveis para o andamento das rotinas de trabalho, e por consequência, gerar problemas.

Também é preciso lembrar que os equipamentos e as tecnologias da organização devem ser empregados exclusivamente para as atividades profissionais. Imprimir material pessoal, fazer buscas em ferramentas pagas e usar o tempo de serviço para atividades extras não só prejudica o negócio, como também a eficiência da infraestrutura se for considerado a relação entre disponibilidade e resultados gerados.

Garantia da segurança dos dados

A segurança dos dados é uma preocupação crescente para os gestores de TI e investir não somente em ações de conscientização dos usuários, mas também em ferramentas antivírus e procedimentos que combatam ações de hackers são cruciais.

Nesse ponto a importância de fazer a gestão do inventário de hardwares e softwares volta a ganhar destaque. Conhecer a dimensão do parque tecnológico possibilita a identificação de seus pontos frágeis e quais os melhores métodos para aumentar sua segurança.

Sem tais informações inventariadas, a empresa só conseguirá reagir às falhas de sua segurança de dados reativamente, ou seja, quando estiver sendo recorrentemente atacada. O problema desse posicionamento é que a cada ocorrência, além dos prejuízos causados e dados perdidos, suas barreiras vão sendo desvendadas e mais facilmente quebradas pelos atos maliciosos.

Convencimento da diretoria para fazer os investimentos certos

Neste ponto vale ressaltar que não se trata apenas dos investimentos acertados, mas também do momento adequado a fazê-los. Isso porque aumentar a segurança dos dados e a capacidade de processamento, por exemplo, não são soluções que podem ser adquiridas rapidamente.

Ã? preciso fazer cotações, avaliar questões técnicas das soluções propostas e fazer a contratação. Executar tais etapas preventivamente, ou seja, quando o gargalo de performance ainda não aconteceu nem a segurança dos dados tenha sido comprometida, garante tranquilidade para que o gestor de TI faça boas negociações.

Mas se estiver executando tais contratações com urgência, falhas nas considerações podem ocorrer, além da demora para a disponibilização dos produtos e serviços.

Montar uma filial do negócio em curto prazo pode garantir que uma empresa conquiste o mercado antes da concorrência, por exemplo. Isso só será possível se seus servidores tiverem espaço provisionado, assim como hardwares e licenças de softwares já estiverem em processo adiantado de aquisição ou instalação.

Convencer diretores sobre essa importância estratégica, porém, ainda é um desafio. Por mais que empresas estejam explorando cada vez mais o status da inovação, nem sempre seus gestores estão dispostos a investir nas ferramentas e momento certo. O responsável pela TI, então, deve ter bons argumentos e relatórios que comprovem suas sugestões para o negócio.

Performance satisfatória e escalável

Talvez o desafio mais significativo da gestão de inventário seja seu propósito principal, ter o parque tecnológico ativo e com performance satisfatória, e mais uma vez o sistema de gestão de TI torna-se indispensável.

Sem ele, fazer o controle dos hardwares, softwares e dos usuários que se relacionam com eles é consideravelmente mais difícil. Pedidos de suporte que se perdem, colaboradores que instalam aplicativos indevidos nas máquinas e outras ocorrências relacionadas às tecnologias da empresa passam despercebidas e vários efeitos são sentidos na saúde financeira do negócio.

A forma de utilizar os equipamentos atualmente pode ser otimizada e garantir sua escalabilidade temporária e gradativa, ou seja, para dar suporte às ocorrências momentâneas ou definitivas.

Como aumentar a Produtividade da sua empresa de TI.

Quais as boas práticas?

Com o panorama da gestão de inventário bem delimitado, e considerando ainda a utilização de um sistema de gestão de TI completo que integre outros serviços do setor, podemos apontar algumas dicas e boas práticas para seu sucesso.

Dedique um bom tempo ao mapeamento de inventário

Um mapeamento bem feito permite que todo o monitoramento e suporte à infraestrutura sejam feitas de forma eficiente e otimizada. Assim, o restabelecimento de serviços e da capacidade da empresa podem ser recuperados mais rapidamente.

Utilize um sistema que integre outros serviços da gestão de TI

Considerando que o Help Desk e o inventário trocam informações estratégicas entre si, ter um sistema que integre os dois serviços permite otimizar essa relação e fazer com que relatórios de performance sejam mais amplos em termos de abordagem.

Saiba quais elementos é possível fazer um estoque

Com o inventário completo, identifique quais insumos e equipamentos valem à pena serem estocados. Se por um lado ter tais elementos disponíveis de forma imediata garante uma rápida resolução, se não tiverem uma frequência de uso justificável, poderão perder a validade de uso ou ficarem obsoletos.

Conheça bem seus clientes e usuários

Quando um setor de TI administra vários negócios de um grupo, lida com clientes diferentes, assim como os usuários dos sistemas que cada um possui. Conhecer as características de cada um permite personalizar as ações estratégicas, e claro, o suporte de atendimento.

Por isso é importante adotar uma SLA e ter domínio sobre suas determinações, principalmente com o apoio de um sistema que faça o gerenciamento de tais regras. Assim, cada cliente terá o atendimento de suas necessidades estruturais e de relacionamento.

Estabeleça prioridades de execução e investimento

A priorização de serviços e investimentos é uma estratégia que precisa ser tratada junto com a diretoria e gestores de cada setor. Uma vez estabelecida, tal ordem de atendimento também será registrada em SLA.

Assim, ao receber duas demandas, seja de atendimento, seja de aquisição de novos equipamentos, o gestor de TI priorizará aquele setor ou serviços previamente cordados. Tal estratégia é fundamental para uma boa atuação da área de tecnologia da informação, pois mantém o nível de satisfação de seus usuários e clientes de acordo com suas expectativas.

Foque na automação

Com a complexidade dos equipamentos e o volume de dados, é preciso investir em soluções que otimizem o processo e execute etapas prioritariamente operacionais, como a reinicialização de algum sistema, por exemplo. Isso garante que a equipe de TI atuará somente em demandas que necessitem do seu conhecimento e capacidade de análise da situação.

Não deixe de acompanhar o ciclo de vida dos ativos

Para que uma empresa esteja sempre pronta para expandir seu negócio, o ciclo de vida de seus ativos precisa estar devidamente controlado. Isso porque é este acompanhamento que demonstrará a necessidade de fazer novos investimentos ou melhorias na estrutura atual.

Além disso, apontará que falhas e tipos de uso podem prejudicar os equipamentos e então, propor mudanças de processos que podem melhorar seu tempo de vida útil.

Em resumo, o inventário de hardware e software é a estratégia que permite que a empresa tenha um modelo de serviço escalável, ou seja, consiga atender mais clientes e gerar mais negócios, sem necessariamente fazer grandes investimentos em sua estrutura.

Ã? a equação ideal para a eficiência do uso dos recursos tecnológicos assegurando a qualidade para os serviços prestados. Sem dúvidas, uma contribuição fundamental para que a empresa consiga oferecer um bom relacionamento e qualidade para seus clientes finais.

Quer entender um pouco mais sobre a escalabilidade do negócio? Então continue sua leitura com o post sobre gerenciamento de serviços em TI: aliando qualidade e demanda e saiba mais.