Com um mercado cada vez mais tecnológico, é comum que as empresas tenham estruturas mais complexas de TI. Com o aumento do uso desses sistemas, também é comum que problemas surjam “ como vazamento de dados e danificação de equipamentos e ferramentas. Essas situações comprometem o trabalho dos funcionários e geram perdas financeiras para o negócio. Por isso, é fundamental saber como reduzir incidentes de TI.
Existem diversas práticas e iniciativas que a empresa pode adotar para reduzir o número de problemas com a estrutura e abertura de chamados no suporte “ feitos pelos profissionais que usam os sistemas e tecnologias adotadas. Essas medidas garantem uma empresa mais segura e eficiente, bem como mais lucrativa.
Pensando nisso, colocamos abaixo as principais informações para você reduzir incidentes de TI na sua empresa e garantir mais segurança para o seu negócio. Leia até o final para conferir!
Quais são os incidentes de TImais comuns?
Primeiro, vamos entender quais incidentes são mais comuns dentro das empresas. Colocamos abaixo os principais, já com algumas dicas de como solucioná-los ou minimizá-los.
Hardwares e softwares defasados
Um problema comum enfrentado pelas empresas é ligado à vida útil dos equipamentos de sua estrutura de TI. Muitas pessoas assumem que o prazo de validade dos itens é maior do que o real e acabam lidando com reparos não programados “ que podem custar mais do que um novo sistema.
Além disso, hardwares antigos são menos eficientes que novos modelos, o que reduz a eficiência da estrutura, colocando em risco as atividades dos funcionários.
Dessa forma, é importante manter um controle correto da vida útil de cada equipamento e sistema adquirido, bem como manter aplicativos de softwares padronizados e dentro das necessidades da equipe e estrutura.
Proteção de energia inexistente ou ineficiente
Falhas de energia são riscos enormes para os componentes eletrônicos da estrutura de TI. Pequenas falhas podem causar perdas de dados e até mesmo de equipamentos.
Por isso, é importante ter dispositivos no-break (com supressão de surtos) e um profissional que faz a verificação de sua eficiência de forma periódica. Um gerador de segurança também é recomendado.
Estratégias de backup ineficientes
Outro problema comum nas empresas que compromete seus resultados é a realização de estratégias pobres ou ineficientes de backup. Quando esse processo não é bem construído, há grandes chances de a organização perder informações importantes em seus sistemas.
Dessa forma, é importante criar rotinas de backup, executadas de forma controlada e pontual “Â sem exceções. Também é indicado que o processo seja feito de forma automática, evitando que ele seja esquecido pelos funcionários.
Além disso, é necessário manter uma rotina de avaliação dos sistemas de recuperação dos dados armazenados em backup, garantindo que, quando for necessário usar essa funcionalidade, ela esteja trabalhando como deve.
Falhas de segurança
A segurança dos dados da organização deve ser um dos objetivos principais de qualquer empresa. Com o número de ataques cibernéticos crescendo, é importante evitar ao máximo que o negócio seja vítima de um golpe e perca informações valiosas.
Por isso, é fundamental ter medidas e processos bem-criados de proteção dos dados e contra falhas internas de segurança. Políticas de segurança e sistemas confiáveis são essenciais. Além disso, quando a empresa usa outros parceiros, é recomendado verificar se eles também possuem sistemas avançados de segurança.
Erros de senha e acessos
Por fim, muitas equipes de TI “Â principalmente o suporte, precisam lidar com as dificuldades e problemas dos demais profissionais da empresa. Situações em que eles não conseguem realizar seus acessos, perdem suas senhas e comprometem sistemas são comuns. Esses acontecimentos comprometem suas entregas e também o trabalho do time de TI.
Para lidar com isso da melhor maneira, é importante ter um bom processo de suporte, com orientações e guias já prontos para cada tipo de situação. Além disso, é indicado treinar os funcionários para que eles sejam cada vez mais autodidatas em relação à s tecnologias usadas.
Confira agora quais as práticas e atividades devem ser realizadas para manter uma TI mais eficiente e segura, reduzindo, assim, o número de incidentes e problemas no dia a dia da empresa.
Afinal, como reduzir incidentes de TI em minha empresa?
1. Treine os usuários
Como falamos, é indicado treinar os funcionários de toda a empresa para que eles se tornem cada vez mais autodidatas com as tecnologias usadas no ambiente do negócio. Essa prática reduz os chamados desnecessários abertos, bem com os problemas gerados por erros. Os assuntos ensinados devem ser:
- orientações para como abrir chamados;
- tempo médio de resolução de problemas;
- boas práticas dos sistemas da empresa;
- políticas de segurança de TI.
2. Mantenha os softwares e sistemas atualizados
Outra prática importante é manter todos os softwares e sistemas da empresa atualizados. Isso garante que eles estejam em sua melhor versão e os riscos de problemas, como perda de eficiência ou falhas de segurança, sejam eliminados, bem como todo o trabalho que o time de TI possui com eles.
3. Estabeleça políticas de segurança
As políticas de segurança são medidas padrões que todo funcionário deve obedecer para minimizar os riscos de segurança da organização. Ela deve ser definida conforme as necessidades de cada negócio. Alguns exemplos de itens comuns, são:
- bloqueio do uso de portas USA;
- restrição da autorização de instalação de softwares;
- limitar acessos dentro de sistemas.
Além disso, é indicado usar um termo de responsabilidade, assinado por todos os usuários dos sistemas, se comprometendo a seguir as políticas definidas na empresa.
4. Tenha um plano de recuperação de desastres (disaster recovery)
O plano de recuperação de desastres tem como objetivo desenhar todos os processos necessários para identificar e eliminar problemas, retornando ao ambiente normal o quanto antes, com o menor prejuízo possível.
Para isso, é importante ter um mapeamento completo das atividades, processos e sistemas da organização. Além disso, é necessário que seja mantido um monitoramento constante da estrutura, identificando possíveis ameaças.
5. Construa um processo de aprendizado
Outra medida importante é ter um processo eficiente para atender chamados e resolver problemas. O indicado é que tudo seja bem desenhado e todas as ocorrências sejam mantidas num sistema de fácil acesso. Dessa forma, é possível consultar os problemas mais frequentes, saber suas causas e também soluções. Assim, todo o atendimento é mais rápido e eficiente.
6. Tenha uma boa solução de gestão de chamados
Por fim, manter o atendimento de chamados no suporte não é algo simples, principalmente em empresas maiores, com estruturas complexas e muitos usuários. O mais indicado é ter um sistema de help desk eficiente para ajudar o time nesse desafio.
Com essas dicas, o processo de reduzir incidentes de TI se torna mais eficiente na empresa. Isso garante que os problemas e desperdícios gerados por eles também sejam eliminados e o negócio se torne mais lucrativo e competitivo no mercado.
Agora que você já sabe como reduzir incidentes de TI no seu negócio, confira como otimizar a gestão dessa área de forma mais eficiente e conquistar resultados ainda melhores!
