Se você chegou até este artigo, é provável que esteja a procura de soluções para reduzir os custos da sua empresa, de forma rápida e sem que seja preciso abrir mão de funcionários importantes.
Isso é ótimo e significa que existe interesse em melhorar os aspectos da sua empresa e encontrar o jeito certo de começar. De forma geral, pode parecer que os custos elevados são problemas sem solução, mas isso não é verdade.
Algumas ações são importantes para mudar um cenário onde a empresa cresce pouco e os gastos só aumentam, mas, é algo totalmente possível de se fazer, desde que haja pesquisa, determinação e envolvimento
Estar preocupado com os custos é sempre um bom sinal, porque mostra que a empresa está buscando uma forma de realizar melhorias, tanto para os funcionários, quanto para os clientes, que são os maiores interessados em um trabalho realizado no prazo certo e de alta qualidade.
Separamos neste artigo dicas que serão de extrema importância para que a mudança comece o quanto antes e para que os custos sejam de fato amenizados.
Antes de mais nada, é importante saber que as ferramentas certas são a chave para fazer isso e por este motivo vamos apresentar 6 razões para começar a usar um software de TI o quanto antes!
Ã? comum que os gerentes, coordenadores e CEO estejam muito entretidos com os projetos e acabem deixar passar assuntos importantes como a redução de custos. Eles acabam focados com o operacional e as decisões sobre ferramentas e softwares para automatização de serviços não se torna prioridade.
Mas é importante saber que essa parte é fundamental na empresa, porque são os custos que irão determinar o sucesso dela. Mudanças urgentes são necessárias e podem fazer toda a diferença.
Por mais complicado que isso pareça, existem soluções simples que podem reverter o quadro de altos custos espaçados em plataformas diversas.
O importante é saber que a melhor maneira de agir é procurando fazer com que todos os processos da empresa fiquem em um único local, que evitará que o orçamento oscile demais.
Ã? essencial encontrar softwares que tenham essa característica e, principalmente, que possam lidar com o aumento dos clientes sem que seja necessário contratar mais pessoas.
5 dicas para que sua empresa saiba tudo sobre os custos fixos, de forma simples e de fácil entendimento.
Para ficar mais claro, precisamos entender o que os custos elevados podem causar de negativo em uma empresa. Vamos à alguns deles:
1- Clientes insatisfeitos: Esse é de longe um motivo importante para reduzir os custos. Parece que eles não afetam os clientes, mas isso é um engano. Quando a empresa sofre com excesso de gastos, isso é espelhado nos funcionários e, consequentemente, nos projetos.
2- Menos motivação: Funcionários desmotivados pela falta de investimentos em coisas que são realmente importantes, porque os custos estão exacerbados. Ã? comum ver isso nas empresas e é uma situação que gera descontentamento generalizado.
3- O crescimento não acontece: Obviamente, uma empresa que gasta sempre mais, não cresce, não sai do lugar comum e não se destaca. Ã? essencial mudar o quadro o quanto antes!
4- Serviços que não funcionam corretamente: Quando os custos são elevados, dificilmente há investimento, o que acaba gerando servidores que não funcionam corretamente e serviços que falham.
Obviamente, a culpa não está nos supervisores e sim na falta de conhecimento que existem alternativas para automatizar o monitoramento geral da empresa e dos custos, além de melhorar a produtividade dos funcionários. Não estar por dentro delas é a maior causa dos problemas citados acima. Ã? preciso saber o que o mercado oferece para otimizar o trabalho e aproveitar as oportunidades
Vamos falar das soluções. Para que fique mais claro e que seja fácil entender o que será preciso fazer, separamos alguns passos que são essenciais nesse processo. De forma geral, eles são simples, rápidos e eficazes.
Algumas mudanças são necessárias e também alguns investimentos, mas eles irão trazer muito menos custos a longo prazo e uma eficiência que os clientes irão aprovar.
Além disso, quando a empresa já está passando por dificuldades nesse sentido, as transformações se tornam indispensáveis. Vamos aos passos:
�1º Passo: Invista em novos servidores
�2º Passo: Tenha um software de TI
�3º Passo: Seja quem controla a empresa
â?º4º Passo: Mantenha os funcionários motivados
�5º Passo: Corte custos extras
Invista em novos servidores
Ã? sempre bom lembrar para as empresas de TI que servidores ruins não ajudam a otimizar o trabalho. Ao contrário, eles podem ser a causa principal dos altos custos e precisam ser remodelados.
Se os servidores são antigos e vivem dando problemas, a empresa gasta muito com manutenção. Ã? um tipo de custo que pode ser modificado quando há melhorias nesse sentido.
Servidores que não funcionam corretamente geram inúmeros problemas, como:
1- Manutenção excessiva, que gera mão de obra cara para consertar os erros.
2- Projetos que atrasam por erros nos servidores.
3- Alto gasto de energia.
Agora que apresentamos os três maiores problemas em relação aos servidores, iremos trazer algumas dicas que podem ajudar a solucioná-los. Atente-se à elas:
A primeira coisa que você precisa fazer é não ter medo de mudar os servidores. Entenda: isso é um investimento, não um gasto. De que adianta ter um número alto de servidores que dão problemas? Invista em algo melhor e com mais capacidade de armazenamento.
A segunda coisa é treinar os funcionários para evitarem problemas com os servidores. Mau uso também gera manutenção excessiva. Evite isso.
A terceira coisa é ter uma equipe que saiba fazer a manutenção caso seja necessário.
Tenha um software de TI
Os softwares são soluções desconhecidas por muitas empresas e que podem resolver problemas de alto custo facilmente, por trazem mais automatização aos serviços e serem excelentes em gerir os projetos sem grandes dificuldade.
Se as tarefas ficam dispersas em várias ferramentas, todo o sistema acaba correndo de forma desorganizada. Além disso, os custos se tornam elevados, com um número alto de funcionários para manter poucos clientes.
Quando há este tipo de dispersão dos processos, há perda de dinheiro e inúmeros outros problemas, como:
1- Funcionários muito sobrecarregados, que sofrem com o excesso de trabalho, que não rende nunca.
2- Como consequência da desmotivação, a empresa se vê obrigada a contratar mais pessoas, que também não dão conta dos projetos, porque o problema não está na mão de obra e sim nas ferramentas que não foram bem escolhidas.
3- Altos custos com manutenção, com funcionários extras e com clientes que desistem dos projetos em atraso.
Abaixo, iremos trazer algumas soluções simples para estes problemas:
A primeira coisa que você precisa fazer é implementar o software na empresa. Ele irá trazer todo o suporte necessário para modificar o sistema e automatizar os serviços mais básicos, como prever orçamentos e pagamentos de funcionários.
A segunda coisa é aproveitar ao máximo tudo que ele pode trazer. Por exemplo, com o Milvus, é possível ter acesso aos relatórios e ficar por dentro de cada processo dentro da empresa. Isso é essencial para manter tudo funcionando corretamente.
A terceira coisa é realizar o treinamento dos funcionários, para que eles possam utilizar a nova ferramenta em todos os projetos, conseguindo conciliar vários clientes ao mesmo tempo.
3°Passo:
Seja quem controla a empresa
Ter uma empresa significa ter o controle total dela, certo? Isso precisa ficar claro para todos os donos, que muitas vezes perdem o controle e deixam todas as tarefas nas mãos dos funcionários. Quando os problemas surgem, eles não sabem muito bem como agir, porque não entendem o funcionamento dos serviços
Quem não tem o controle da empresa pode sofrer com muitos problemas, como perder totalmente a interação com o funcionamento dela e não saber como resolver as questões mais importantes.
Quando há esse tipo de problema, podemos citar 3 efeitos negativos na empresa:
1- Funcionários que não sabem a quem recorrer quando há um problema.
2- Desorganização, bagunça e mau atendimento, pois não há ninguém que possa orientar e otimizar os trabalhos.
3- Desmotivação dos funcionários na falta de um líder e donos que não sabem como resolver problemas internos.
Abaixo, iremos trazer algumas soluções simples para estes problemas:
A primeira coisa que você precisa fazer utilizar os softwares para ficar por dentro do que acontece com a sua empresa.
A segunda coisa é contar com diretores dos setores para que eles possam trazer todas as informações mais relevantes para que você não perca nada. Esse investimento pode ser o que fará a empresa crescer de fato.
A terceira coisa é buscar entender como os processos funcionam e perguntar aos clientes qual é o feedback da empresa. Assim, as correções podem ser aplicadas para a melhoria de forma geral.
4° Passo:
Mantenha os funcionários motivados
Funcionários motivados é sinônimo de empresa que só cresce. Quando um empresários esquece disso, podemos esperar problemas. Os funcionários são o motor dos projetos e eles precisam estar com vontade de realizar o melhor sempre.
Desmotivação traz maus projetos e faz com que tudo acabe correndo da pior maneira possível. Ã? essencial que a empresa saiba valorizar o funcionário e opte por melhorar o trabalho que eles realizam.
Quando existem funcionários desmotivados, podemos citar 3 consequências ruins:
1- Projetos que começam a serem entregues de forma errada, resultando em clientes insatisfeitos. Isso gera problemas enormes e até mesmo perda de contratos importantes.
2- Projetos que são entregues fora do prazo porque os funcionários estavam sobrecarregados com excesso de trabalho. Isso também faz com que o clientes se sinta prejudicado e evite procurar novos trabalhos na empresa.
3- Ambiente desagradável gera uma empresa que não cresce, que não avança na direção certa. Faz com que muitos bons funcionários deixem a empresa, o que traz um déficit de mão de obra repentino.
Abaixo, iremos trazer algumas soluções simples para estes problemas:
A primeira coisa que você precisa fazer é garantir que seus funcionários tenham em mãos ferramentas que facilitem o trabalho deles. Os softwares novamente são essenciais porque tiram o peso dos projetos, que fluem rapidamente. Serviços manuais devem ser automatizados sempre que for possível, porque isso diminui o estresse e, principalmente, os custos.
A segunda coisa é contratar mão de obra de excelência. Não adianta procurar por pessoas que cobram menos: a sua empresa precisa reunir os melhores talentos que puder, para seguir crescendo sempre mais. Lembre-se: se investir em bons funcionários, evitará gastar com quantidades absurdas de pessoas que trabalham sem gerar o lucro necessário.
A terceira coisa é otimizar o tempo. Ã?s vezes, diminuir a carga horária dos funcionários faz com que o tempo que eles passem na empresa seja melhor aproveitado. Estude essa possibilidade e faça um teste. Em empresas de tecnologia essa é uma estratégia que costuma funcionar e muito!
5° Passo:
Corte custos extras
Sempre nos deparamos com custos extras que não estavam previstos no orçamento, não é mesmo? Eles precisam ser cada vez menores e isso é possível com mais planejamento.
Custos excessivos trazem muitos problemas, principalmente na questão do crescimento da empresa, que não pode investir devido ao fato de ter que arcar com os excessos – principalmente os que podiam ter sido evitados.
Podemos citar 3 problemas que os custos extras causam:
1- Menos investimento. Como dissemos, os custos extras fazem com que a empresa deixe de investir sempre que necessário, para cobri-los.
2- Pode haver atrasos no pagamento dos funcionários quando os custos ultrapassam os limites, o que gera descontentamento generalizado.
3- Os clientes podem ter os projetos atrasados e desistirem da empresa.
Abaixo, iremos trazer algumas soluções simples para estes problemas:
A primeira coisa que você precisa fazer é tentar automatizar todos os processos com as ferramentas que apresentamos neste artigo, a fim de ter uma base do que será gasto e do que pode ser cortado mês após mês. Um exemplo clássico é a energia, que pode ser reduzida com a troca dos servidores e com painéis solares, por exemplo.
A segunda coisa é ter uma equipe que auxilie nesse processo. Ã? possível treinar os funcionários que já fazem parte do financeiro para que eles saibam como agir com os custos extras. Cursos e palestras podem ser uma boa solução para que eles tenham mais ideias.
A terceira coisa sempre ter controle do que está sendo gasto e evitar contratar ainda mais funcionários. Por isso, é imprescindível que as ferramentas sejam as melhores possíveis, pois elas irão fazer com que as contratações desnecessárias sejam evitadas.
Conclusão
Não podemos esquecer que as mudanças são necessárias e os investimentos também e que eles costumam ser benéficos por trazerem melhorias em todas as etapas dos processos, fazendo com que eles passem a custar menos a longo prazo.
Portando, as transformações citadas no artigo não devem ser encaradas como gastos e sim como formas de aplicar o dinheiro. Reduzir custos exige alguns investimentos, por menores que sejam, seja em questões financeiras ou em ações simples como a motivação dos funcionários. Tudo junto faz com que a empresa possa alcançar mais sucesso e esteja sempre evoluindo para se tornar o que ela foi criada para ser. Aproveite para ler também o artigo 6 Razões para começar a usar um software de TI o quanto antes.
Como aumentar a Produtividade da sua empresa de TI.
