Como reduzir os custos de atendimento ao cliente? 5 estratégias para começar hoje!

como reduzir os custos de atendimento ao cliente

Está em dúvidas de como reduzir os gastos do seu setor de atendimento mas não quer comprometer a qualidade do serviço? Para te ajudar, preparamos este conteúdo com estratégias práticas de como reduzir os custos de atendimento ao cliente.

Veja como manter a saúde financeira do negócio, aumentar o faturamento e manter a satisfação e a fidelidade dos clientes! Boa leitura! 

Quais são os principais custos com o setor de atendimento ao cliente?

O atendimento ao cliente é uma área fundamental para qualquer negócio, mas também pode ser uma das mais dispendiosas. Agora, queremos saber: você sabe exatamente o que é custo do atendimento ao cliente? Ele nada mais é que a soma de todos os gastos incorridos por uma empresa para auxiliar seus clientes. Portanto, os principais custos associados a esse setor são: 

  • Salários e benefícios dos funcionários: os custos com a equipe de atendimento são geralmente os mais significativos, incluindo salários, benefícios e treinamento.
  • Tecnologia e infraestrutura: Investimentos em inúmeras plataformas para gerir o time e para falar com os clientes;
  • Treinamento e desenvolvimento: Custos contínuos para treinar a equipe, garantindo que estejam sempre atualizados com as melhores práticas e novas tecnologias.
  • Recursos físicos: Espaço de escritório, utilidades e outros recursos físicos necessários para operar o departamento de atendimento.
  • Despesas operacionais: Custos variados como despesas de comunicação, materiais de escritório e outros custos operacionais gerais.

Leia também no blog: Custo de aquisição de clientes: o que é e como ele impacta os resultados?

Como calcular os custos do atendimento ao cliente?

Para calcular os custos do atendimento ao cliente, é preciso identificar e somar todas as despesas associadas ao setor. Assim, basta seguir os seguintes passos: 

  • Defina o período de análise:

Se você não sabe como reduzir os custos de atendimento ao cliente e nem por onde começar, dê o primeiro passo determinando o intervalo de tempo que deseja avaliar. Pode ser um mês, trimestre ou ano. Isso ajudará a organizar os dados e visualizar as tendências do CAC ao longo do tempo.

  • Identifique todos os custos diretos

Considere os salários, benefícios, treinamentos e tecnologias específicas para o atendimento.

  • Inclua os custos indiretos 

Considere despesas com infraestrutura, aluguel, utilidades e outros custos operacionais necessários ao atendimento ao cliente.

  • Determine o tempo médio por contato:

Monitore o tempo gasto por cada atendente em cada contato com softwares. Depois, some o tempo total gasto em contatos e divida pelo número total de contatos no período analisado. Isso fornecerá o tempo médio por contato.

  • Calcule o custo por interação (CPI)

Para calcular o CPI de forma precisa, é importante considerar todos os custos envolvidos no atendimento ao cliente (soma dos custos diretos e indiretos), não apenas os salários dos atendentes.

CPI = Custos totais do atendimento ao cliente / Número total de interações

Assim, um CPI baixo indica que a sua operação de atendimento ao cliente é eficiente! Por outro lado, um CPI alto pode sinalizar problemas como:

    • Excesso de pessoal;
    • Falta de treinamento;
    • Processos ineficientes;
    • Tecnologia inadequada.

Como reduzir os custos de atendimento ao cliente?

E agora, como driblar os altos custos com o atendimento ao cliente? Conte conosco e aproveite as dicas a seguir: 

1. Tenha processos padronizados

Padronizar os processos ajuda a organizar o trabalho e identificar as áreas que podem ser otimizadas. Portanto, é recomendado usar manuais de procedimento e fluxogramas que guiem a equipe em diferentes situações, garantindo consistência e eficiência. 

2. Conte com a tecnologia como aliada

Se você tem dúvidas de como reduzir os custos de atendimento ao cliente, saiba que automatizar processos com a ajuda de tecnologia pode reduzir significativamente seus gastos. 

Então, a dica é utilizar soluções de autoatendimento, chatbots, FAQs e inteligência artificial para resolver problemas comuns. Assim, oferece um atendimento eficiente ao cliente sem precisar aumentar a equipe.

3. Centralize todo o trabalho em um só lugar

Utilizar uma plataforma única para gerenciar todas as interações de atendimento ao cliente te ajuda a economizar! E o melhor: também pode aumentar a organização e eficiência do negócio. 

Afinal, a ferramenta elimina a necessidade de múltiplas ferramentas, facilita a gestão de informações e proporciona a colaboração da equipe.

4. Acompanhe os indicadores da área

Monitorar indicadores chave de desempenho (KPIs) ajuda a medir a produtividade e eficiência do atendimento. Nesse caso, é importante acompanhar indicadores como tempo de resposta, taxa de resolução no primeiro contato e satisfação do cliente.

5. Aposte em estratégias de fidelização de clientes

Você sabia que estima-se que fidelizar clientes é cinco vezes mais barato do que conquistar novos? Por isso, é necessário investir em programas de fidelidade, oferecer um excelente atendimento e criar experiências personalizadas para manter seus clientes satisfeitos e leais.

Como implementar um plano de redução de custos?

Agora que já sabe como reduzir os custos de atendimento ao cliente, é hora de agir. 

Então, para implementar um plano um plano eficiente é preciso fazer: 

  1. Análise inicial: avalie os custos atuais e identifique as áreas com maiores gastos;
  2. Definição de objetivos: estabeleça metas claras e mensuráveis para a redução de custos;
  3. Desenvolvimento de estratégias: estruture as estratégias que podem ajudar na redução de gastos, como padronização de processos e uso de tecnologia;
  4. Implementação: coloque as mudanças planejadas em prática, garantindo que toda a equipe esteja ciente e treinada;
  5. Monitoramento e ajuste: acompanhe os resultados e faz os ajustes conforme necessário, garantindo que as metas sejam alcançadas.

Coloque todas as dicas em prática com uma única solução 

Implementar essas estratégias pode parecer desafiador, mas com a ferramenta certa, tudo fica mais fácil. Portanto, se você quer economizar na sua operação de atendimento e não sabe por onde começar, nós temos a solução!

O Milvus é um software completo e integrado que oferece as principais funcionalidades para organizar o seu atendimento. Dessa forma, te ajudamos a reduzir custos, aumentar a eficiência e melhorar a satisfação do cliente. 

Para saber mais sobre nossa plataforma e conhecer os recursos do nosso sistema de atendimento ao cliente, entre em contato agora mesmo e faça um teste gratuito.

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
0 Comentários
Inline Feedbacks
View all comments

Posts relacionados

Experimente, otimize sua gestão e relacionamento com seus clientes

Use todos os recursos sem se preocupar, teste o sistema por 7 dias grátis.