Como reduzir custos com a gestão de TI de forma eficiente?

Reduzir custos com a gestão de TI é possível com um bom investimento e a adoção de uma política de melhorias tecnológicas constantes. Afinal, esse departamento tem grande potencial de agregar valor à operação do empreendimento, em vez de servir só como uma área de suporte.

Uma gestão de TI eficiente auxilia não só na diminuição de gastos, como é capaz de aperfeiçoar processos, colaborar para o aumento da produtividade dos demais setores e ainda fornecer atendimento otimizado no help desk. Tudo isso resulta em benefícios financeiros para o negócio.

Quer saber mais sobre como a TI é capaz de gerar vantagens para a empresa? Continue lendo!

Qual a importância do departamento de TI?

O departamento de TI é responsável por manter toda a infraestrutura tecnológica da organização funcionando de forma eficiente. Se ele não é gerido corretamente, todos os processos que dependem de ferramentas de TI podem ser comprometidos, vindo a apresentar performances abaixo de suas potencialidades.

Além disso, a TI não tem relevância somente no aspecto operacional. Ela é essencial para a definição/execução de táticas e estratégias corporativas, sendo peça importante para a implantação de novos produtos ou serviços, adoção de instrumentos e até entrega de melhor atendimento ao público.

Isso porque ela é encarregada de garantir que tecnologias usadas nesses processos sejam implementadas e mantidas, agregando valor aos fluxos de trabalho corporativos. Inclusive, quando a área tem uma atuação proativa, ela se torna mais atuante, passando a sugerir projetos de adoção de novos softwares e hardwares que podem melhorar os resultados de todo o negócio.

Reduzir custos com a gestão de TI: como essa área colabora para esse propósito?

Otimização/automatização de processos

A primeira coisa que a TI pode fazer pela companhia é a otimização de seus processos por meio da implementação de sistemas que automatizam atividades. Eles são capazes de realizar rapidamente e com maior eficácia tarefas manuais, repetitivas e rotineiras, liberando os colaboradores para funções de maior valor agregado, isto é, que realmente colaboram para os resultados da empresa.

A própria área de TI consegue melhorar sua atuação com o uso de boas ferramentas. Por exemplo, um sistema completo e integrado de gestão de TI. Ele é capaz de unificar várias soluções em uma, facilitando também o gerenciamento de estações, smartphones, servidores e outros dispositivos por meio de um único painel.

Além disso, uma solução do tipo, que seja eficiente, é capaz de fornecer um sistema de help desk inteligente, que agregue funcionalidades de acesso remoto, gestão de prioridades, conciliação de chamadas etc.

Ela também pode entregar um sistema de gestão de inventário de TI que melhore o gerenciamento de ativos (software e hardware), simplifique o monitoramento de dispositivos, realize manutenção automatizada, entre outras atividades.

A TI ainda pode entregar suporte otimizado para a implantação de processos inovadores ou que acompanham tendências do mercado. Por exemplo, ajudando a manter regimes de home office, junto dos colaboradores, com a ajuda de cloud computing, ferramentas de comunicação e virtualização de servidores.

Dessa forma, a empresa consegue motivar equipes, aumentar a produtividade e ainda cortar gastos internos com energia elétrica. Inclusive, previne desgastes de dispositivos e economiza espaço.

Melhoria na infraestrutura

A gestão de TI colabora para a companhia ter processos internos ágeis. Afinal, com sistemas e equipamentos bem configurados dá para tornar mais eficiente o cotidiano de atividades dos profissionais.

Além disso, uma infraestrutura de rede eficaz consegue reduzir as possibilidades de processos de comunicação serem interrompidos por falhas. Logo, com menos ineficiências operacionais, os custos provocados com reparos e retrabalhos são diminuídos ou até eliminados.

Suporte para integração de sistemas

A TI pode estudar formas de integrar todos os sistemas da empresa, unificando-os em apenas uma aplicação ou em poucas soluções. Com isso, os processos se tornam mais fluidos, os ruídos na comunicação e nas trocas de informações são reduzidos e ainda há maior controle dos fluxos de trabalho.

Customização de processos

Muitos softwares chegam já configurados e nem sempre se adaptam às rotinas da empresa. Ã?s vezes, são os processos organizacionais que acabam sendo alterados para se alinhar aos programas adotados. Só que isso pode gerar custos extras e dificuldades de operacionalização.

No entanto, uma TI eficiente é capaz de buscar meios de customizar os processos desses sistemas conforme as necessidades e exigências da empresa. Isso elimina os custos com as remodelações completas de atividades que seriam necessárias.

Como fortalecer sua TI para obtenção desses benefícios?

Foque em uma atuação estratégica

A TI precisa fazer parte do planejamento estratégico da empresa, ou seja, ela deve colaborar para o alcance de objetivos organizacionais. Para tanto, uma dica é realizar o processo de outsourcing, repassando atividades mais operacionais da área para parceiros e direcionado os esforços da equipe de TI para a busca de soluções que geram resultados para o empreendimento.

Consequentemente, você garante o fornecimento do atendimento tecnológico necessário para os demais setores e ainda consegue alinhar as atividades do departamento de TI às estratégias da empresa.

Essa prática ainda diminui a quantidade de falhas e eleva a capacidade do setor em manter as soluções funcionando, fazendo o devido controle por meio de métricas. Logo, ocorre uma redução nos custos da empresa.

Invista de forma adequada

Uma gestão estratégica de TI eficiente depende de investimentos. Ã? preciso aplicar recursos para torná-la mais ativa, dinâmica e alinhada aos planos da organização. Essa ação, a médio e longo prazo, pode trazer retornos para o negócio em forma de resultados e evolução tecnológica.

Além disso, um setor de TI eficiente também pode fazer investimentos com maior precisão, adotando ferramentas com base em análises sobre tendências do mercado, sistemas de excelência e boas práticas em TI.

Para administrar isso, é importante implantar indicadores de performance. Eles permitem analisar os resultados dos investimentos e quais os benefícios gerados, como redução de custos em procedimentos internos, aumento de produtividade, diminuição de reclamações no atendimento etc. Com essas métricas, será possível, ainda, estimar quando a empresa recuperará os investimentos feitos em TI.

Realize treinamentos

Não se esqueça de fornecer treinamentos corporativos e capacitação contínua para seu time de TI. Dessa forma, seus integrantes permanecerão atualizados em relação às soluções mais avançadas do mercado, além de aprenderem novos meios de aprimorar suas atividades.

Como visto, reduzir custos com a gestão de TI é possível desde que haja um bom direcionamento de recursos e um alinhamento estratégico de suas atividades com os propósitos da empresa. Paralelo a isso, é necessário ver esse departamento como importante parceiro para o aumento de desempenho e produtividade do empreendimento, além de dar maior autonomia para ele propor soluções.

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