Aprenda 7 passos simples para organizar seus processos de TI. Chegou a hora de dar um basta nos métodos desorganizados que impedem o crescimento da sua empesa.
Hoje é quase impossível imaginarmos cumprir tarefas diárias ou mesmo administrar um negócio sem termos acesso à tecnologia. Precisamos desses recursos para automatizar, controlar e acompanhar os processos de TI da empresa, para obter ganhos e redução de tempo.
Acompanhar e direcionar atividades, projetos e estratégias, demandam grande dedicação e tempo.
E nesta nova realidade em que vivemos no mundo virtual, o tempo é escasso, a exigência é de troca de informações ultra rápidas e cada vez mais assertivas. Pois nesta, os resultados são uma condição de transformação, crescimento e sobrevivência das empresas.
Recentemente um artigo afirma que falhas na comunicação interna de uma empresa podem comprometer os resultados da mesma.
Você tem medo que a falta de produtividade em sua empresa faça você perder milhares de reais anuais?
Se você está lendo nosso artigo e se identificou com o problema, saiba que existem soluções para melhorar sua empresa e sugerimos que comece pelos processos de TI.
Muitas das vezes esse problema acontece pelo fato de você fazer um serviço de TIÂ de forma improdutiva, a improdutividade está totalmente ligada a falta dos processos de TI.
A sua empresa precisa ter garantia de controle operacional, gerencial e autonomia para dinamizar e executar as atividades? Com certeza sim, todas precisam, mas nem todos empreendedores dão atenção necessária a isso.
Assim como, avaliação e apresentação de resultados/métricas através de relatórios, para que se tenha um acompanhamento da produtividade de TI e do ciclo de vida pretendido, também não pode ficar de lado.
Você gostaria que a sua empresa se tornasse uma poderosa ferramenta de gestão de TI?Â
Se sua resposta foi sim, acredite! Uma maneira muito simples de começar é pela implantação dos processos de TI.
Você gostaria que sua empresa fosse capaz de aumentar o número de clientes interessados no seu produto/serviço e gerasse um impacto significativo no seu faturamento?
Saiba que converter as rotinas de trabalho, acabar com a repetição desnecessária de tarefas e transformá-las em um sistema informatizado, é a melhor forma de trazer economia de tempo, alem de que trará satisfação dos clientes e rendimentos financeiros para sua empresa.
Embora algumas empresas possuem sistemas automatizados para atender as demandas, e agilizar os processos de TI, ainda assim, não são bem aproveitados, pois utilizam diversas ferramentas diferentes as quais, não suportam um aumento considerável de demandas.
Visto que, não há total interação com os clientes, pois, é necessário um bom número de colaboradores para fazer a gestão de uma quantidade baixa de clientes, gerando assim altos custos com a mão de obra.
Pois, existem várias tarefas sendo desenvolvidas por meio de inúmeros métodos e muitos deles são executados manualmente, como: (atendimentos, prestações de serviço, geração de relatórios, etc).
Existe então, grande pressão por resultados, volumes consideráveis de processos manuais e um ambiente que não está apto para gerar resultados desejados, devido a alto índice de estresse gerado pela falta de processos de TI.
Talvez você esteja cometendo erros na sua empresa que estão impactando o faturamento da mesma.
Por isso, é importante que você tenha atenção, caso deseje ter resultados melhores no futuro.
A chance de crescimento de uma empresa que vive esta realidade pode estar comprometida, pois este comportamento não a guia para um modelo de negócio onde as demandas são crescentes.
Onde os clientes buscam por agilidade, soluções de real-time e acesso dos serviços em canais convenientes.
Estes clientes podem direcionar seu negócio, fique atento, pois eles buscam utilizar autosserviços e atendimento multicanal que valorizem a experiência e tornem seu tempo mais produtivo.
Os custos de uma empresa que atualmente vive esta condição, são altos e sua rotina não é produtiva, faz então, com que o negócio não seja competitivo.
Gera assim, baixos níveis de satisfação dos clientes, pouca resolução de problemas, além de trabalhar com um sistema de operação vagaroso.
O ciclo de vida deste negócio pode estar em declínio caso o gestor não se atente a estes indicadores.
Pois, a percepção dos clientes quanto a prestação de serviços que apresentam apenas a qualidade, é diferente quando lhes entregam um serviço com mais agilidade e conveniência.
A qualidade é requisito básico em qualquer produto/serviço oferecido, este atributo não é uma especificação, mas sim, uma característica inerente a qual é contratada ou comprada no momento em que é escolhido o fornecedor.
Reforçamos então, a expectativa do cliente em acessar e receber o serviço na hora certa, da maneira correta e de acordo com os resultados esperados.
Esta expectativa é como uma segurança que pode ser traduzida como garantia de confiabilidade na sua empresa e no serviço que você entregará.
Significa entregar ao cliente um resultado que supere a sua expectativa e lhe proporcione maior custo-benefício possível.
A falta de informação, muitas vezes é a única responsável por evitar problemas.
Todos sabemos que a falta de processos de TI automatizados, execução de um único serviço de várias maneiras e a perda de tempo com trabalhos manuais dispensáveis tem consequências diretas na falta da produtividade da empresa e da sua equipe.
E o que iremos te ensinar aqui irá te ajudar a solucionar todos esses problemas.
Ã? muito importante ficar atento aos nossos ensinamentos para evitar mais erros que podem se tornar perigosos para sua empresa.
Nesse texto você irá aprender como pode melhorar sua empresa com um método que ensinaremos a você. Nosso método é a sua solução.
Eu tenho certeza que você é o tipo de empresário que não irá querer ver sua empresa perdendo dinheiro por falta de produtividade então você irá gostar do que temos para mostrar.
Continue lendo este artigo para saber mais sobre:
1. Como ter controle de todas as tarefas?
2. Com ser mais ágil na previsão e resolução dos problemas?
3. Como reduzir custo e ganhar tempo?
4. Você precisa de tempo livre para criar estratégias certeiras.
Ã? comum que empresas de TI tenham esse tipo de problemas, mas com esse artigo iremos te ensinar 7 passos simples que ajudarão a você a evitar diversos métodos ou processos para uma simples tarefa e com isso você irá aumentar sua produtividade e aumentar seus lucros.
7 PASSOS SIMPLES PARA EVITAR DIVERSOS MÃ?TODOS E PROCESSOS DE TI PARA UM Ã?NICO SERVIÃ?O
Vamos agora, elencar sete passos que ajudarão a evitar diversos métodos e processos na prestação de um serviço da sua empresa de TI.
Muitos métodos e processos de TI envolvem um grande número de pessoas (mão de obra) para que o serviço seja entregue, neste momento os custos são gerados e na maioria das vezes não se revertem em 100% de lucro para a empresa.
Partindo deste princípio, conseguimos visualizar com mais clareza uns dos benefícios da automatização e unificação das demandas em uma única plataforma:
- Autoatendimento
- Automação na resolução de incidentes
- Alertas online
- Manutenção automatizada
- Base de conhecimento
- Indicadores automatizados
- Produtividade
# O AUTOATENDIMENTO EÂ CONTROLE DE TODAS AS TAREFAS
Ã? comum que as empresas tenham em seus departamentos de atendimento, os chamados SAC, algumas atendem em local físico, outras preferem trabalhar via telefone.
Mas, a realidade destes atendimentos estão sendo transformadas.
A rotina dos clientes faz com que eles não tenham tempo para deslocamentos ou então minutos ou horas de seu dia agitado e com agenda comprometida, para abertura de chamados ou comunicado de erros no sistema, seja pessoalmente ou via telefone.
Sem um único método de atendimento ao cliente, sua empresa irá perder produtividade e com isso tempo para atender novos clientes e lucrar mais.
Quanto mais agilidade nesta comunicação mais satisfação para o cliente e tempo para a empresa fornecedora do serviço. Por isso focamos no processos de TI adequado para cada necessidade da sua empresa, somente estando perceptível a estes detalhes levará a sua empresa para outro nível.
A tecnologia está em nosso favor e porque não usá-la para otimizar o tempo?
Uma ótima sugestão para o melhoramento do autoatendimento, é tecnologia a 1click do cliente, o que permite abertura de chamados diretamente da sua área de trabalho, um processo de TI simples que tem mudado a vida de muitas empresas.
TENHA CONTROLE DE TODAS AS TAREFAS
Você pode reduzir custos e direcionar recursos para um sistema mais nobre, que inovará a gestão das atividades da sua empresa, e lhes possibilitará agilizar demandas e abraçar mais clientes de maneira satisfatória.
Apresentaremos aqui uma solução para que sua empresa transforme a realidade em que vive hoje, obtenha troca de informações rápidas e trabalhe de maneira mais produtiva em um momento que o tempo é escasso.
Você quer ter controle de todas as atividades e a garantia de uma gestão assertiva?
Pois bem, poderá dinamizar as atividades e acompanhar os resultados através de métricas.
Irá ainda, obter melhoria no relacionamento com os clientes, pois seu potencial de atendimento irá redobrar.
Busque por uma solução que ajude na prevenção e na resolução de possíveis problemas de seus clientes com agilidade; que reduza os custos operacionais com uma gestão inteligente, e ainda, com um melhor investimento; E que obtenha total controle e aumente seu potencial para que a rentabilidade avance no seu negócio a cada dia.
# AUTOMAÃ?Ã?O NA RESOLUÃ?Ã?O DE INCIDENTES
Você já parou para pensar quanto tempo os colaboradores passam solucionando pequenas solicitações e problemas, como por exemplo: criação de usuários, reset de senhas, entre outros?
Ou então quantos erros são cometidos por conta da operação ser realizada por humanos?
Um tempo que poderia ser melhor aproveitado para planejamento e execução de projetos maiores, ou captação de novos clientes e gestão de uma quantidade maior de demandas visando elevar a produtividade e lucratividade.
Além de ter a garantia na redução erros, a automação na resolução de incidentes garante a elevação da satisfação por meio da assertividade na entrega do serviço, hoje é possível encontrar tudo em uma única plataforma. Todos os processos de TI vinculados e automatizados levará você a outro nível na resolução de incidentes. Pense nisso!
SEJA MAIS ÁGIL NA PREVISÃ?O E RESOLUÃ?Ã?O DOS PROBLEMAS
Prevenir e solucionar problemas antes que eles se tornem motivos de frustração para seus clientes.
Qual cliente não deseja este serviço?
Em muitas empresas a prevenção é realizada, porém a solução não é entregue em tempo hábil ou de acordo com o desejado simplesmente porque não tem processos de TI ou fazem tudo em diversas plataformas diferentes, quando o processo não é manual.
Os problemas devem ser apontados antes que se tornem vilões, assim como as soluções para que o sistema do cliente não seja prejudicado ou danificado.
Então, pergunte ao cliente o que ele espera que o fornecedor de TI faça por ele?
Ã? muito provável que ele lhes diga prontamente: “Soluções com agilidade!”.
Estamos na linha de frente, para lhe apresentar solução para que a sua empresa se torne mais ágil na prevenção e resolução dos problemas, estar atentos aos alertas online lhe possibilitará ter está solução. Veja como.
# ALERTAS ONLINE AJUDA A REDUZIR CUSTOS
Muitas empresas perdem muita mão de obra e tem muito retrabalho por falta de processos de TI simples que fazem toda a diferença.
Você já pensou em minimizar o tempo gasto com encaminhamentos de problemas recorrentes, execução de scripts?.
Os alertas críticos são corriqueiros, mas o ideal é você pode priorizá-lo através de uma única plataforma, onde as demandas serão amparadas e executadas de maneira confiável e consistente.
Ultize uma plataforma em que os alertas podem ser enviados aos usuários específicos quando uma ação/assistência se faz necessária.
Pense sempre nas mensagens diretas por meio de alertas online e por e-mail, os problemas sempre virão minimizados, desta maneira scripts podem ser acionados ou então direcioando ao atendimento especializado.
MAS EU NÃ?O SEI COMO REDUZIR CUSTOS E GANHAR TEMPO!
Ouvimos isso de muitos empresários que chegaram no limite de crescimento da sua empresa e já não encontram saída para permanecer avançando.
E de que seria útil termos um serviço entregue de maneira ágil se este tem um custo operacional alto de mais?
Ã? inteligente investir em algo que não lhe traz retornos financeiros?
Então, imagine que na sua equipe há demandas que hoje estão sendo executadas por várias pessoas, e que algumas demandas exigem inúmeras atividades manuais.
Se você tiver a oportunidade de reduzir o tempo perdido com algumas atividades manuais e direcionar esforços para outras demandas, e gerar assim maior produtividade, seria ou não mais inteligente? Claro que sim.
Ou então, você poderia reduzir os custos da operação, reduzindo a mão de obra e focar esforços na gestão e resolução de demandas atuais com maior agilidade, transformando o tempo ocupado de hoje em tempo livre para resolução de novas demandas e atendimentos.
Avance no seu negócio, de enfoque à gestão das demandas e faça o controle de tudo em uma só plataforma, com toda certeza ganhará e muito! Isso é automatizar processos de TI.
Não perca o precioso tempo, nem o seu nem o tempo de seu cliente, que busca por soluções de real-time.
Ã? necessário entender que com uma plataforma que unifica todas as demandas, é possível manter uma rotina constante de trabalho acompanhando sua evolução e analisando resultados através de relatórios gerados automaticamente, sem que haja um esforço humano.
# MANUTENÃ?Ã?O AUTOMATIZADA GERA TEMPO LIVRE
Outra demanda que ocupa a equipe e gera perda do precioso tempo é a manutenção de redes, e servidores.
Com toda tecnologia a qual já possuímos acesso e trabalhamos, acredite, ainda assim, muitas empresas possuem equipes que se deslocam até o cliente para prestar este tipo de serviço (manutenção).
Ã? claro, que algumas manutenções exigem uma análise, para poder definir de qual a melhor maneira de execução, porém uma grande parte das manutenções podem e devem ser automatizadas.
Você gostaria de programar e agendar tarefas de manutenções diárias?
Minha orientação aqui é ultilizar de uma plataforma, onde há a automatização das atividades, é possível resetar servidores, fazer limpeza de discos, e ainda gerenciar as configurações de rede através do acesso remoto, de modo fácil e rápido.
A manutenção automatizada tem sido um processo instalado muito bem sucedido pelas empresas atuais.
VOCÃ? PRECISA DE TEMPO LIVRE PARA CRIAR ESTRATÃ?GIAS CERTEIRAS
Com este novo controle e direcionamento de atividades é certo que a equipe será mais produtiva, e poderá resultar em mais tempo livre. Portanto, caso você não tenha uma estratégia para usufruir desta ociosidade ficará em desvantagem.
Faça um novo planejamento, há oportunidade neste momento, para a prospecção de novos clientes, por exemplo.
Então você terá retornos financeiros sem aumento de custos operacionais, caso contrário, poderá manter sua carteira de clientes e abrir mão de uma parte da equipe.
O mais importante nesta aplicação de processos automatizados é o aumento da produtividade das tarefas.
O seu negócio será conduzido e transformado pela agilidade, permitirá por exemplo, a abertura de chamados diretamente da área de trabalho, oferecerá aos usuários maior rapidez, conforto e facilidade.
# BASE DE CONHECIMENTO
O melhor a se fazer é evitar o acúmulo de métodos e processos para um treinamento, por exemplo. Reduza os custos e o tempo gasto buscando profissionais para este serviço:
Facilite o acesso à informação e agregue valor a vida das pessoas através da agilidade, praticidade e conforto;
Construa uma base de conhecimento, onde as pessoas tenham acesso em qualquer plataforma e no momento em que elas decidirem melhor.
Disponibilizando, por exemplo, instruções de trabalho, passo a passo à iniciantes e ou participantes, treinamentos a determinados softwares ou plataformas.
Economia e ganho ao mesmo tempo, por meio de uma simples automação de processos na rotina operacional, o que lhe resulta em maior eficiência e controle.
#INDICADORES AUTOMATIZADOS
Os indicadores gerados manualmente por sua equipe são 100% confiáveis? Com certeza não!
Os relatórios que você recebe frequentemente são verdadeiramente corretos?
Toda e qualquer operação efetuada pelo ser humano é suscetível a erros, e isso, é aceitável, pois não somos máquinas, pensamos e agimos muitas vezes de acordo com o meio em que vivemos.
Além de possíveis erros a que estamos suscetíveis, seguimos com a possibilidade do retrabalho, para correção de erros e consequentemente perda de tempo e investimento.
Por isso, este é mais um motivo para automatizar este processo no serviço de entrega de indicadores, relatórios e métricas.
Apenas com esta automatização, você poderá realmente confiar no andamento do processo, e entregar um serviço ainda mais assertivo, possibilitando a análise do tempo de ciclo, das atividades que são os gargalos, entre outros.
#CONCILIANDO DEMANDAS
E por ultimo não menos importante.
Ã? comum que muitas demandas acabem sendo duplicadas sem que o cliente perceba, e estas, geram repetitivos trabalhos da equipe, sendo, efetuado o serviço e posteriormente a isso revisando e alterando conforme segunda solicitação efetuada muitas vezes no mesmo dia, sobre o mesmo problema.
Estes procedimentos manuais e repetitivos, geram retrabalho e perda de tempo da equipe, o que torna a produtividade lenta e pouco vantajosa.
Porém, muitas demandas como esta, podem ser enxutas através da automatização do processo, tornando assim possível a conciliação das demandas duplicadas.
A garantia que você precisa existe hoje no mercado.
O que você precisa entender é que hoje é possível colocar todas estas dicas em prática utilizando uma unica plataforma, esta que garante um processo muito mais rápido.
Todos os passos mencionados acima são possíveis de serem implantados para que se evite uma grande quantidade de métodos e processos para a realização de um serviço.
Para conhecer algumas oportunidades, acesse o artigo “3 Dicas matadoras que você precisa saber sobre automação de processos de TI“.Â
