A rotina do setor de TI é muito intensa. Além acumular funções para manter a infraestrutura ativa, ele ainda é acionado para dar suporte e apoio à s tomadas de decisão da diretoria. Ou seja, a gestão de tempo é crucial para o bom funcionamento do departamento.
A excelência da performance de TI garante que os recursos de tecnologia sejam utilizados em sua integralidade, o que significa dizer que o setor de TI impacta diretamente a produtividade e os resultados de todo o negócio.
Mas, como eliminar problemas e falhas que roubam horas preciosas do seu time de TI? Neste post indicamos 7 estratégias essenciais. Acompanhe.
1. Faça um planejamento periódico
O setor de TI, naturalmente, precisa lidar com situações emergenciais. Não por acaso, ele é responsável pelas funções de Help Desk e Service Desk.
Porém, é preciso fazer um planejamento de prioridades, responsabilidades e processos que devem ditar as regras de execução do setor.
E-mails, acompanhamento de chamados, elaboração de treinamentos, desenvolvimento de relatórios para a gestão, evolução de projetos e outras tantas atividades surgem ao mesmo tempo no setor de TI.
Com um bom planejamento, todas elas podem ser executadas com eficiência, obedecendo uma prioridade e tempo limite para a entrega das soluções.
O planejamento também direciona as tomadas de decisão de cada membro do time, que saberá qual ação priorizar, quais profissionais envolver no processo, o que foi feito nas etapas anteriores e o que é preciso ser entregue para a seguinte.
2. Delegue as tarefas eficientemente
Para uma boa gestão do tempo também é fundamental ter uma organização de equipe eficiente, com as responsabilidades delegadas segundo a especialidade de cada membro.
Ao distribuir a equipe em diferentes focos, o gestor garante que todas as responsabilidades do setor de TI serão corretamente acompanhadas.
Além disso, determinar os especialistas para cada atividade também assegura que suas resoluções serão obtidas com mais precisão e rapidez, economizando tempo e recursos, que não serão gastos indevidamente.
3. Desenvolva processos que privilegiem a gestão de tempo (e revise-os)
Outro tópico capaz de otimizar a gestão do tempo é o desenho dos processos. Para isso, eles precisam ser elaborados zelando pela entrega das informações certas a cada etapa.
Uma das formas de estruturar processos no setor de TI é investindo em um sistema único de gestão de Help Desk e Infraestrutura. Ele garantirá um acompanhamento de chamados objetivo e permitirá que informações de um serviço complemente o outro.
Ou seja, em vez de emitir relatórios independentes e exigir que a equipe de TI estratégica faça suas análises, o próprio sistema avaliará seus dados apontando quais elementos podem ser melhorados.
Ã? o que acontece quando o volume de abertura de chamados por lentidão de um sistema corrobora para a avaliação do desempenho de um servidor, por exemplo.
4. Automatize processos e funções do atendimento
A equipe de TI é, quase sempre, composta por profissionais de alto valor e conhecimento. Portanto, utilizar esses talentos eficientemente é, além de tudo, estratégico sob o ponto de vista financeiro.
Em vez de alocar tais funcionários em rotinas mecânicas, por exemplo, o gestor de TI pode optar por automatizar tais processos, como a reinicialização de um servidor de e-mails, por exemplo. Isso economiza o tempo recursos humanos especializados.
O mesmo acontece no controle de chamados. Em vez de alocar um profissional para identificar tickets que relatem o mesmo problema, um sistema de gestão de TI pode interpretar, unificar tais protocolos e direcionar apenas uma força de trabalho para encontrar a solução para dois ou mais usuários.
5. Foque nas ações de TI preventivas
Para ter uma economia de tempo é importante também focar em ações preventivas que evitem recorrências de chamados para o setor de TI.
Avaliar históricos de chamados do Help Desk, por exemplo, permite que o gestor identifique pontos de dúvidas e necessidades de treinamentos específicos para alguns usuários.
Ações preventivas garantirão que os próprios usuários de um sistema solucionem suas demandas por meio de um FAQ inteligente ou manual, permitindo que o tempo da equipe de TI seja direcionado para problemas maiores e mais complexos.
6. Melhore a comunicação e gestão de chamados
A comunicação ineficaz também é um grande fator para atrasar ou até mesmo, atrapalhar processos. No caso do setor de TI, a linguagem técnica pode ser uma barreira.
Usuários nem sempre compreendem alguns termos próprios do vocabulário da área de TI e utilizá-los pode fazer com que o analista tenha que fazer novas explicações que tomam tempo ou até mesmo ofereçam a solução que não é a que verdadeiramente precisa ser dada.
Outro ponto importante na comunicação diz respeito aos meios disponíveis para que clientes e usuários acessem a área de TI. Com opções limitadas, muitos processos e problemas podem demorar mais tempo para serem solucionados.
Por isso, é preciso oferecer diversos canais de interação com o setor de TI garantindo que os clientes e usuários tenham amplo acesso ao suporte.
Com muitos canais para atendimento, no entanto, é preciso ter um sistema único que centralize todos os chamados e tickets abertos, seja por telefone, e-mails ou direto das estações de trabalho.
Com um sistema único é possível unificar soluções, identificar quais os tickets precisam de apoio presencial e direcionar a equipe mais próxima, o que além de economizar o tempo, também reduzirá consideravelmente os custos de deslocamento do setor.
7. Considere o outsourcing
O outsourcing de TI permite que a equipe interna do setor foque seus esforços nas decisões mais estratégicas. Ou seja, é uma forma de alocar seus talentos humanos mais eficientemente.
Além disso, ao escolher um fornecedor para prestar serviços de TI para a empresa, um gestor ganhará em termos de performance e know how.
Isso acontece porque o prestador de serviço de TI será um especialista em sua área, e claro, executará os processos e ações seguindo um Service Level Agreement (SLA) que definirá os padrões mínimos de eficiência, qualidade e tempo de resposta.
Como é possível concluir, a gestão de tempo está diretamente ligada à produtividade da empresa e, por consequência, aos seus resultados. Porém, não é uma tarefa simples de ser executada, pois existe muito desperdício de tempo com processos obsoletos, falhas na execução por falta de atenção e até comportamentos inadequados da equipe.
Sua equipe de TI é focada em suas atividades ou precisa constantemente ser corrigida e redirecionada nesse ponto? Deixe seu comentário dizendo quais táticas utiliza para gerenciá-los.
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