A comunicação empresarial tem papel fundamental na administração de um negócio. Isso é ainda mais importante quando a empresa possui escritórios em locais distantes da matriz. Nesse caso, investir em recursos tecnológicos na gestão de filiais pode ser o diferencial para manter o crescimento da companhia.
Uma boa comunicação interna traz uma série de benefícios para as empresas. Para tal, é extremamente necessário o uso de ferramentas da tecnologia da informação (TI) no processo de gestão. Pensando nisso, preparamos este texto para mostrar a importância de se investir em comunicação empresarial, além de uma lista com 7 recursos tecnológicos que vão ajudar você no gerenciamento das filiais. Vamos lá?
Importância de uma boa comunicação interna na gestão de filiais
Em uma empresa, a matriz e as filiais possuem uma relação de dependência mútua. Para que a filial funcione de forma correta, ela necessita de um conjunto de dados e informações que são fornecidos pela sede. Em contrapartida, a matriz precisa gerir, monitorar e auxiliar o funcionamento da filial, visando garantir o crescimento de toda a companhia.
Manter uma comunicação interna constante e eficaz entre a sede e as filiais é indispensável para garantir essa codependência. De um lado, permite à filial o acesso rápido e fácil à s informações necessárias, impactando diretamente na motivação das equipes e na produtividade do escritório. Do outro, garante à matriz os resultados de forma imediata, auxiliando no gerenciamento e agilizando as tomadas de decisão.
A boa comunicação também aperfeiçoa a integração do serviço prestado pela empresa, uma vez que afeta diretamente o fluxo de trabalho da organização. A constante troca de informações otimiza a qualidade do processo e diminui o tempo entre uma tarefa e outra, melhorando os resultados do negócio.
Com esse processo de trabalho mais eficiente, a empresa melhora a qualidade dos seus produtos e serviços. Isso influencia no atendimento à s necessidades dos clientes, aumentando sua retenção e fidelização.
Recursos tecnológicos na gestão de filiais
A tecnologia é uma poderosa aliada na melhoria da comunicação interna de uma empresa. Para garantir todos os benefícios que isso proporciona, alguns recursos tecnológicos podem ser empregados para auxiliar na gestão de filiais.
1. Rede corporativa ou Intranet
A rede corporativa é uma das principais e mais seguras vias de comunicação empresarial. Trata-se de uma rede de computadores semelhante à Internet, porém de acesso restrito aos colaboradores de uma empresa.
Por meio da Intranet, é possível que funcionários de todos os setores, da sede e filiais, possam trocar informações e dados de forma rápida e fácil. Ela permite a centralização e acesso a documentos e processos, a divulgação de notícias internas e o maior diálogo entre as equipes, diminuindo custos e aumentando a produtividade.
2. Computação em nuvem
Outro recurso tecnológico para empresas geograficamente dispersas, a computação em nuvem consiste em executar recursos computacionais, que geralmente utilizam equipamentos físicos, por meio da Internet. Diversos serviços estão disponíveis em nuvem, desde ferramentas de armazenamento e processamento de dados até sistemas integrados de gestão empresarial (ERP).
Além da redução dos custos de aquisição e manutenção de equipamentos, os dados e processos em nuvem podem ser acessados a todo o momento e de qualquer lugar. Isso melhora a troca de informações entre os setores da empresa, facilitando também o gerenciamento do trabalho e dos resultados das filiais.
3. Serviço de e-mail
Quando o assunto é comunicação empresarial, o e-mail é ainda um dos principais recursos disponíveis. Dentro da empresa, pode ser usado para marcar reuniões, transmitir ordens e solicitar demandas, entre outras funções.
Os serviços de e-mail formalizam as trocas de mensagens entre os funcionários, uma vez que registram as mensagens trocadas em forma de texto. Assim, podem ser usados para gerenciar os resultados e desempenho das equipes de trabalho e das atividades da empresa.
4. Redes telefônicas inteligentes
Assim como os e-mails, os telefones são poderosos aliados na comunicação e gestão de filiais. Uma rede telefônica corporativa permite que os colaboradores se comuniquem rapidamente uns com os outros de qualquer lugar da empresa, até de outros escritórios.
Ã? importante investir em um modelo PABX, uma central telefônica que liga todos os aparelhos da empresa. Com isso, os funcionários podem fazer ligações sem custos ou interferências, além de poder transferir chamadas ou colocá-las em espera.
No entanto, para melhores resultados, é recomendável converter o PABX tradicional em uma central telefônica inteligente ou PABX IP. Esse modelo utiliza a telefonia IP, uma tecnologia de rede que faz uso dos protocolos de Internet para transmissão de chamadas pela rede corporativa. Assim, qualquer aparelho com conexão à Internet ou à Intranet da empresa poderá realizar ligações para outros colaboradores.
5. Serviços de videoconferência
Os serviços de videoconferência são muito usados por empresas para realizar reuniões com pessoas a longa distância. Esse canal de comunicação reduz os custos de deslocamento e agiliza as tomadas de decisão entre a sede e as filiais.
Alguns desses serviços possuem função de compartilhamento de telas, permitindo a apresentação de documentos e relatórios, o que facilita a gestão dos resultados. O serviço ainda pode ser usado para melhorar o relacionamento com os clientes, aumentando a fidelização deles com a empresa.
6. Murais digitais
Outra ferramenta empresarial que evoluiu com a tecnologia foram os murais de avisos. O que antes era um amontoado de papéis e cópias de informativos internos, atualmente vem sendo substituído por telas com forte apelo visual e linguagem acessível.
Os murais digitais são muito usados em empresas de TI e oferecem um meio de comunicação rápido e ágil entre sede e filiais. Por serem digitais, permitem a transmissão de conteúdos informativos em tempo real para os colaboradores, além de reduzir os gastos com impressão.
Eles também são facilmente editáveis, economizando o tempo de atualização do mural. Qualquer novo conteúdo pode ser imediatamente adicionado à lista de informações exibidas, de qualquer lugar da empresa. Assim, os gestores podem transmitir notícias e demandas mais rapidamente para os funcionários, agilizando o gerenciamento das equipes.
7. Ferramentas de gestão
Outros recursos tecnológicos poderosos são as próprias ferramentas digitais de gestão empresarial. Elas melhoram o desempenho das equipes ao integrar diversos serviços e unificar as informações em uma única plataforma, que pode ser usada tanto na matriz quanto nas filiais.
As opções são diversas, desde a gestão de recursos até o atendimento ao cliente. Basta saber escolher quais as mais adequadas para a solução dos seus problemas.
Como visto, os impactos positivos de uma boa comunicação são diversos, influenciando desde o processo empresarial até a satisfação dos clientes. Saber empregar os recursos tecnológicos a favor da gestão das filiais pode melhorar e muito os resultados do seu negócio.
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