Cada empresa conta com um conjunto de tecnologias e ferramentas distinto e, por isso, ter um gerenciamento de ativos personalizado e bem-planejado é essencial para garantir os resultados desse serviço.
Entre esses resultados, podemos citar a extensão do tempo de vida útil dos equipamentos, segurança de dados e melhor performance para sistemas em sua relação com os processos internos do negócio.
Quer conhecer as melhores práticas para que seu gerenciamento do inventário de TI seja bem-sucedido? Acompanhe nossas 5Â dicas essenciais.
O que é o gerenciamento de ativos?
Antes de abordar nossas dicas, é importante conceituar o gerenciamento de ativos, quem são os responsáveis por ele e seus principais indicadores de sucesso.
O gerenciamento de ativos é uma responsabilidade da área de Tecnologia da Informação e visa acompanhar, dar suporte, otimizar e planejar melhorias para o parque tecnológico da empresa. Isso garantirá a eficiência dos investimentos já realizados em tais inovações, bem como escalar o serviço para possíveis mudanças de cenário e expansões do negócio.
Para executá-lo eficientemente, é preciso fazer um mapeamento completo de toda a infraestrutura da empresa, hardwares e softwares devem ser identificados por numerações únicas e registrados em um sistema de controle.
O sistema da Milvus pode ser integrado com o controle do help desk, que potencializa ainda mais seu posicionamento estratégico para o negócio. Ã? preciso lembrar que qualquer ação da empresa precisa ser validada pela TI, que confirmará se a estrutura atual suporta ou não as novas demandas em termos de processamento.
Considerando sua posição tão estratégica para o negócio, como é possível fazer o gerenciamento de ativos mais eficientemente? Confira nossas dicas.
Dicas para um gerenciamento de ativos eficiente em TI
1. Planeje o mapeamento de ativos
A estrutura de uma empresa pode tornar seu mapeamento de ativos consideravelmente complexo, em especial quando filiais e bases de apoio utilizam equipamentos que integram o ativo da empresa.
Essa etapa, no entanto, é fundamental para o sucesso de todo o restante do acompanhamento. Sendo assim, é primordial dedicar um tempo para traçar um plano logístico que garanta que tal mapeamento seja feito pela equipe de TI.
Identificação no equipamento, análise de sua condição atual e demais informações relevantes a serem coletadas devem compor os relatórios e registros no sistema. Ao planejar os deslocamentos da equipe de TI, também é possível otimizar suas abordagens reunindo dois ou mais pontos em cada período de mapeamento.
Esse processo deve ser acompanhado, e a porcentagem de sucesso é indicada por base até a conclusão de todo o inventário. A partir do momento que a estrutura atual estiver toda identificada, os itens que forem sendo adquiridos posteriormente deverão seguir a sequência de controle.
2. Acompanhe o ciclo de vida dos ativos
Com todas as informações adquiridas no processo de mapeamento, o acompanhamento do ciclo de vida dos ativos pode ser intensificado. Isso é ainda mais evidente quando consideramos o uso de sistemas de gestão de TI.
Eles podem trazer relatórios dos dados que demonstram a performance do equipamento ou software, inclusive alimentados pelo volume e pela incidência de chamados de suporte para aquela máquina.
Tais informações ajudam o gestor de TI e sua equipe a orientarem a empresa sobre a necessidade de novas aquisições e também se a performance atual tem reservas de utilização ou já está em seu limite.
3. Automatize alertas e processos da gestão de TI
Assim como em outros diversos setores, muitas rotinas da área de TI podem ser automatizadas, eliminando a necessidade da intervenção da equipe de especialistas em rotinas burocráticas e nada complexas.
Recursos de autopreenchimento, leitura do código de barras para registros de equipamentos e outras tantas automatizações podem auxiliar no controle e gerenciamento de ativos.
4. Fique atento à escalabilidade da sua estrutura
O setor de TI já é considerado estratégico pela grande maioria das empresas, porém seu esforço para contribuir para o potencial competitivo do negócio não pode parar.
Por isso, fazer o gerenciamento de ativos com o foco na escalabilidade dos serviços é fundamental. Isso garantirá que a diretoria da empresa valorize o setor sempre que precisar tomar decisões arrojadas e ter a estrutura pronta para dar apoio ao que for planejado.
5. Saiba convencer sua diretoria
Convencer a diretoria, no entanto, ainda é um grande desafio. Por isso, conhecer bem o negócio, as diretrizes que serão dadas nos próximos meses e quais são as métricas valorizadas pela gestão é fundamental para construir justificativas e abordagens convincentes.
Ã? preciso saber demonstrar a importância da gestão da TI para a diretoria, mostrando sua contribuição para a empresa em andamento e crescimento, evitando a ocorrência de indisponibilidades de serviços, falhas operacionais e problemas de estoque e reposição de peças.
A indisponibilidade do serviço de e-mail, por exemplo, pode causar efeitos em toda a estrutura do negócio e atingir individualmente a experiência como usuário de diretores e tomadores de decisão. A construção da imagem e da importância da área de TI e do seu gerenciamento de ativos, portanto, ocorre em virtude de seu sucesso, mesmo que em alguns momentos ele não seja reconhecido dessa maneira.
Com essas dicas, é possível ter controle e boa relação de suporte para todos os serviços e equipamentos da organização. Como foi dito, eles terão prioridades e concepções diferentes para cada tipo de negócio, mas, no geral, têm grandes agrupamentos, como:
- Inventário de TI: corresponde a todos os hardwares da organização e demais elementos de apoio ao negócio, como aparelhos de telefonia, roteadores, etc.;
- Inventário de rede: sistemas utilizados, redes de internet e demais soluções que integram as ferramentas.
Mirando tais agrupamentos e utilizando as ferramentas certas, o gerenciamento de ativos complementa o caráter estratégico do setor de TI e permite que a estrutura do negócio seja mais eficiente em termos de custos e também esteja sempre preparada para uma rápida mudança do mercado.
Sua empresa já vivenciou um gargalo operacional da estrutura atual que a impediu de agarrar uma oportunidade de negócio? Então você sabe que é preciso sempre manter o controle em dia e estar atento à s novidades que surgem para melhorar a gestão, não é mesmo?
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