5 problemas gerados por altos custos na sua empresa de TI

A sua empresa vem sofrendo com os  altos custos? Você já parou para pensar como os pagamentos fixos estão cada vez maiores e como os lucros vêm diminuindo todos os meses?

Isso é bastante comum, mas não se preocupe, existem algumas estratégias que podem mudar este quadro.

Ã? normal que existam problemas de percurso, afinal, vivemos em um mundo onde prazos curtos são exigidos o tempo todo, e eles acabam gerando maiores investimentos que nem sempre são revertidos em lucro.

Também é algo que pode acontecer por fatores diversos: como a falta de conhecimento em soluções para agilizar os processamentos, sem precisar investir ainda mais em funcionários e estruturas enormes.

Mas, o que fazer para diminuir os custos no caso do TI, onde a maioria dos investimentos parecem extremamente necessários? Sua empresa já remanejou funcionários, realizou cursos de administração e ainda assim está difícil chegar aos objetivos? Os gastos com os colaboradores estão cada vez maiores, devido ao fato de que são necessárias muitas pessoas para realizar os processos?

O importante é reavaliar todo o sistema que move a companhia e quais são as modificações estruturais que podem trazer maior desempenho e lucro, sem prejudicar o andamento dos projetos.

Você deve estar se perguntando: “como algo assim seria possível?”. Isso porque, provavelmente, muitas alterações já foram realizadas e nada resultou em menos gastos. Mas, não se preocupe, neste artigo, traremos soluções simples e que irão trazer mudanças imediatas neste quesito.

Será preciso rever alguns conceitos e trazer ideias inovadoras aos projetos, transformando a forma de pensar e fazendo com que as pequenas atitudes tragam resultados incríveis.

Geralmente, quando problemas assim ocorrem, é porque existe uma falta de estudo em relação a tudo que a empresa possui. Acontece muito de donos de empresa não terem ideia de sistemas que poderiam otimizar os processos, fazendo com que eles invistam em mais funcionários que não podem suprir o que as ferramentas certas fariam de forma otimizada.

Ã? necessário que haja um levantamento minucioso, desde a estrutura e, principalmente, em relação ao sistema.

Entender a empresa como um organismo vivo, que passa por diversos setores é algo muito difícil de se fazer em meio à um turbilhão de projetos e prazos curtos, mas essa atitude é essencial para o sucesso. Cada segmento possui uma necessidade, e entende-las é o ponto de partida para a diminuição dos custos.

A seguir, conheça os 5 problemas gerados por altos custos na sua empresa de TI, para que você possa identificá-los e resolvê-los da melhor forma possível. Sabendo o que os altos custos trazem de negativo à toda a estrutura, causando a falta de dinheiro e os investimentos sem retorno, ficará muito mais fácil encontrar uma saída rapidamente e fazer com que sua empresa volte a crescer como nunca.

Quais são os grandes problemas gerados pelos altos custos?

Alguns são bastante óbvios, como a diminuição do crescimento da empresa, fazendo com que ela não lucre e não consiga atingir padrões mais altos. Ã? claro, se existem excessos de gastos, todo o lucro fica comprometido, desestruturando o organismo como um todo, em diferentes setores. Vamos aos 5 maiores problemas gerados pelos custos altos.

1. Atraso nos projetos

Seus clientes terão problemas para receber os projetos no prazo devido, afinal, a empresa com altos custos costuma ter menos organização e funcionários sobrecarregados, que não conseguem cumprir os prazos.

2. Desequilíbrio financeiro

No quesito financeiro de uma companhia, ter uma surpresa desagradável é algo que pode comprometer toda a estrutura do negócio. Ficar sem dinheiro para arcar com as dívidas, por exemplo, é algo problemático que acontece em lugares onde os sistemas não são otimizados.

3. Funcionários desmotivados

Em uma empresa em que há altos custos, geralmente há funcionários desmotivados e sem energia para trabalhar, lidando com o excesso de projetos que não estão organizados de forma devida.

4. Clientes insatisfeitos

Com todos os fatores juntos, obviamente a quantidade de clientes insatisfeitos aumentará, pois os prazos não serão cumpridos, os projetos começarão a apresentar problemas e tudo isso irá refletir diretamente em quem mais importa: os clientes.

5. Empresa estagnada

Menos clientes satisfeitos, menos projetos concluídos, custos altíssimos. Tudo isso junto só pode gerar uma empresa que não cresce e não se desenvolve. Na pior das hipóteses, pode causar até mesmo o fechamento ou a diminuição das demandas, fazendo com que toda a estrutura passe a retroceder ao invés de caminhar para frente.

Todos esses problemas são gerados, quase que exclusivamente, pela falta de um sistema que otimize o tempo e as ferramentas necessárias para que a empresa possa continuar a crescer.

Investir em mais funcionários é um erro que faz com que a maioria das estruturas empresariais se perca, afinal, a solução está em mais mão de obra e sim em como os colaboradores irão trabalhar de forma que possam concluir os projetos sem imprevistos.

Passo a passo para resolver o problema dos altos custos

Mesmo que a empresa ainda não apresente problemas, é imprescindível buscar as melhores maneiras de trazer otimização ao trabalho, para que ele seja apresentado dentro dos prazos e agrade o cliente.

Além disso, não seria ótimo se os funcionários pudessem trabalhar com um número maior de projetos sem se sentirem esgotados? Não seria maravilhoso não precisar contratar cada vez mais colaboradores para darem conta da demanda, fazendo com que o lucro seja sempre maior?

Para ajudá-lo a trazer as melhores soluções, separamos algumas dicas úteis que irão fazer toda a diferença na sua empresa. Anote aí!

Invista em softwares de otimização

Muitas vezes, os donos de empresas passam a contratar ainda mais funcionários, na expectativa dessa atitude trazer mais clientes e mais projetos finalizados, gastando ainda mais do orçamento máximo e criando problemas financeiros enormes.

Isso acontece muitas vezes, como dissemos no decorrer do artigo, por eles não terem acesso à ferramentas que possam trazer mais comodidade, flexibilidade e produtividade. Quando o empregador desconhece as melhores formas de otimizar os processos, toda a empresa sofre, pois ele é o responsável por toda a estruturação do negócio e é quem irá decidir como as coisas vão funcionar de fato.

A maioria das empresas sofre com este problema, que podem ser definidos em três passos:

1. Empregadores que não têm acesso à ferramentas capazes de otimizar o tempo, logo, não podem esperar dos funcionários rapidez e agilidade, pois não trazem à eles suporte necessário para que isso ocorra.
2. A empresa passa a ter que arcar com a despesa de novos funcionários, a fim de suprir a falta de ferramentas, mas isso acaba apenas gerando mais custos e mais pessoas trabalhando em poucos projetos que demoram a sair. Mesmo com mais colaboradores, a falta de estrutura falha.
3. Os clientes passam a ficar insatisfeitos, a demanda cai e os preços também, pois a qualidade fica prejudicada. Os prazos não são cumpridos e logo a empresa se vê em uma situação onde existem muitos custos e pouquíssimo retorno. Ela passa a apenas se manter e não lucra mais. Tudo isso pode causar retrocessos e falta de crescimento.

Agora que você entendeu onde o problema se encontra, vamos apresentar soluções que podem mudar o rumo dessa história. Ã? preciso, antes de mais nada, saber que mudanças serão feitas e elas são necessárias para que o progresso volte a acontecer na empresa. Por isso, separamos 4 dicas que vão fazer a diferença. Atente-se à elas e faça o possível para segui-las.

A primeira coisa que você precisa fazer é investir nos softwares de otimização, para que assim haja mais tempo disponível e formas de fazer o trabalho muito mais rápido.

A segunda coisa é procurar por plataformas neste sentido que sejam interativas e fáceis de usar, assim o treinamento dos funcionários será mais efetivo e se ganhará tempo ao invés de perder.

A terceira coisa é garantir que esta plataforma te dê acesso em qualquer lugar, evitando deslocamentos para a empresa em caso de emergência ou te deixando por fora durante uma viagem, por exemplo.

A quarta coisa é que ela funcione sem acesso à internet e tenha grande capacidade de dados para que o trabalho não pare mesmo quando a rede não funcionar.

Use tecnologias novas a seu favor, como cloud computing

Ã? comum que as pessoas tenham um certo receio quanto à famosa nuvem, mas isso não deve acontecer quando se trata de uma empresa de TI, que precisa estar sendo modernizada e atenta às novas tecnologias.

Quando existe resistência às novas formas de se otimizar o trabalho, a empresa corre o risco de se tornar ultrapassada e ficar para trás. Não há nenhuma vantagem em não procurar otimizar o armazenamento. Já dentre as desvantagens de não ter acesso ao cloud computing, podemos citar:

1. Menos capacidade de armazenamento, afinal, a tecnologia de backup online é infinita, simples de usar e moderna.
2. A empresa gasta muito com manutenção de computadores para armazenamento, precisando sempre trocar as máquinas, que nunca são o suficiente para esta finalidade.
3. Mais funcionários, pois este tipo de abordagem antiquada faz com que seja necessária mais mão de obra apenas para otimizar o trabalho que poderia ser feito de maneira rápida, online e segura.

Ficando claro os problemas causados pela resistência em utilizar um servidor online, como a nuvem, vamos listar 3 soluções para começar a usá-lo o quanto antes!

A primeira coisa que você precisa fazer é buscar um treinamento pessoal relacionado ao assunto, para ser o primeiro a saber como manusear o armazenamento.

A segunda coisa é investir no treinamento dos funcionários, mantendo-os por dentro das novas tecnologias apresentadas. Todos devem aprender para que, na falta de um, outro possa substituir.

A terceira coisa é começar a migrar seus arquivos para a nuvem de forma gradual, liberando espaço nos servidores e desafogando as redes.

Menos é mais: procure por servidores que tenham mais capacidade

Um erro básico nas empresas de TI é ter um número enorme de servidores que têm baixa performance. Isso porque os donos de empresas acreditam que gastar com servidores modernos não trará lucros futuros, o que é um erro.

Servidores que não conseguem dar conta do fluxo de clientes só atrapalham e atrasam os projetos. Além disso, costumam apresentar problemas e necessitam de substituição frequência, gerando altos custos.

Ter servidores com baixa capacidade pode gerar inúmeros problemas, como:

1.  Mais gastos, já que podem ficar sobrecarregados e falharem, precisando de substituição.
2.  Altos custos se tratando de energia, fazendo com que todo o sistema seja ineficiente, apesar do número alto de servidores.
3.  Menos desempenho e mais atraso nas entregas para os clientes, fazendo com que eles fiquem insatisfeitos.

Por isso, é essencial que algumas atitudes sejam tomadas nesse sentido. Separamos 3 que são essenciais!

A primeira coisa é trocar os servidores antigos que estão dando problema. Esta troca é inevitável, já que eles podem causar panes no sistema todo.

A segunda coisa é investir em servidores de alta capacidade. Não entenda isso como um gasto, pois eles irão se reverter em otimização de tempo e lucro.

A terceira coisa é trocar aqueles que ainda não deram problemas, mas têm baixo desempenho. Afinal, eles irão ficar sobrecarregados em algum momento. Neste caso, menos é mais. Ã? melhor ter um número baixo de servidores potentes do que inúmeros que não funcionam corretamente.

Invista em uma equipe de qualidade

Outro erro comum entre os empregadores é querer economizar quando o assunto é equipe de qualidade. Não será possível encontrar bons funcionários se não estiver disposto a pagar o preço justo por cada um deles.

Afinal, com o tempo, uma equipe ineficiente irá fazer com que seja necessário contratar cada vez mais pessoas, o que irá gerar altos custos. Com uma equipe mais enxuta, porém, que saiba o que está fazendo, sua empresa só tende a crescer.

Um quadro de funcionários ruim gera problemas enormes, como:

1. Projetos mal feitos, pois não há base de conhecimento necessário para realizá-los com qualidade.
2. Prazos que não são cumpridos, já que é preciso fazer inúmeros ajustes aos projetos mal concluídos.
3. Clientes insatisfeitos e empresa que deixa de crescer.

Por isso, separamos três dias essenciais nesse sentido:

A primeira coisa é buscar os melhores profissionais do mercado. Neste caso, um pode valer por dez. Faça entrevistas com vários e procure conhecer seus trabalhos antes da contratação.

A segunda coisa é investir em pagamentos justos para esses funcionários. Os melhores só estarão em sua empresa se forem bem remunerados para isso. Considere um investimento e não um gasto.

A terceira coisa é evitar aumentar o quadro de funcionários cada vez que notar problemas. Procure fazer o sentido reverso e procure por pessoas que vão te ajudar e não apenas fazer volume na empresa.

Foque na empresa e faça parte dela de verdade!

Deixar a empresa nas mãos de outras pessoas não pode acontecer de maneira nenhuma. Isso acaba sendo mais comum do que deveria, pois os donos acabam tendo a ideia errada de que os funcionários podem tomar todas as decisões.

Ã? importante saber que a empresa é um investimento seu e você é quem mais tem o desejo de mantê-la em pé. Se ausentar por longos períodos pode fazer com que as coisas não caminhem como deveriam e não ter noção dos mecanismos dos sistemas faz com que você não saiba resolver os problemas quando eles aparecem.

Existem inúmeros problemas gerados por um dono de empresa relapso ou ausente:

1. Funcionários não motivados, que vão ao trabalho apenas cumprir horário e não para finalizar projetos.
2. Problemas não solucionados, porque você não tem consciência que eles existem, deixando-os para depois.
3. Falta de crescimento e perspectiva.

Por isso, separamos dicas que vão fazer toda a diferença para mudar esse cenário:

A primeira coisa é ficar por dentro de cada um dos processos da empresa. Faça questão de ser informado sobre cada projeto, prazos e finalizações.

A segunda coisa é conversar com os funcionários, perguntar como anda o trabalho e saber quais estão satisfeitos ou não com a empresa. Tenha uma relação com quem trabalha para você e saiba as necessidades de cada um para finalização dos projetos.

A terceira coisa é saber como os clientes estão respondendo aos projetos. Ligue para eles sempre que possível e peça um feedback. Não deixe essa responsabilidade apenas ao atendimento, faça uma pesquisa e descubra o que eles estão achando do trabalho.

Conclusão

De forma geral, podemos afirmar que boas ferramentas, atitude empreendedora e otimização de tempo são os itens fundamentais para manter uma empresa sempre como orçamento acima do esperado.

Ninguém deseja passar por problemas financeiros e correr o risco de fechar as portas, não é mesmo? Por isso, tenha em mente todas as mudanças que precisarão ser feitas e comece o quanto antes. Não tenha medo de mudar todo o sistema com que está acostumado a lidar, pois às vezes nos apegamos às falhas e isso é um erro que precisa ser consertado.

Gostou desse texto? Então aproveite e leia o artigo O que sua empresa de TI deveria saber sobre custos fixos.

Como aumentar a Produtividade da sua empresa de TI.