A implementação de processos em TI é importante para a organização das atividades exercidas por essa área. Graças a uma boa definição de rotinas, todo o departamento pode ser beneficiado com fluxos de trabalho mais eficientes e com o aumento da produtividade.
A gestão de TI também é potencializada, uma vez que essas atividades se tornam passíveis de ser monitoradas de forma adequada. No entanto, a adoção de processos precisa ser feita com um bom planejamento e com ações programadas que objetivam o apoio dos colaboradores.
Para ajudar você nesse desafio, separamos 7 recomendações importantes que podem ser seguidas durante a implantação. Acompanhe!
1. Engajar toda a equipe
Para conseguir executar uma boa implementação de processos em TI, todos os colaboradores precisam estar engajados de forma adequada nesse projeto. Isso inclui tanto os integrantes da TI quanto os demais funcionários da empresa, já que serão afetados direta ou indiretamente pelas mudanças na área de tecnologia.
Para tanto, é preciso fomentar a motivação das equipes e convencer a todos de que esse é o melhor caminho a seguir. Essa tarefa requer boa liderança, persuasão e maior liberdade gerencial para estabelecer regras para que a implantação dê certo. Além do mais, são necessários boa comunicação e treinamentos contínuos, como veremos adiante.
2. Dividir o projeto em etapas
Para tornar mais simples a implementação de processos em TI, é indicado criar um planejamento estruturado em etapas, devendo contar com fluxos de trabalho adaptados às rotinas dos colaboradores. Isso para que as mudanças não atrapalhem as atividades já existentes e, por consequência, acabem por prejudicar as operações tanto do departamento quanto da empresa.
Em vez de estabelecer apenas um processo complexo e depois buscar que todos trabalhem rápido para atingi-lo, o indicado é estruturar a implementação por fases. Dessa forma, a cada nível concluído, parte-se para o seguinte sem causar tantos impactos negativos “ como a interrupção de atividades existentes ou retrabalho.
O orçamento de TI também poderá ser organizado conforme as etapas, para você obter uma boa sincronia entre as atividades realizadas e os gastos/investimentos correspondentes.
3. Oferecer treinamento contínuo
É essencial oferecer treinamento para que os colaboradores consigam se adaptar corretamente aos processos que serão implantados, especialmente se eles vierem acompanhados de novas tecnologias e metodologias de execução de atividades.
Além disso, os funcionários precisam conhecer quais os objetivos pretendidos com as mudanças, para que entendam o propósito da implementação dos processos em TI. Outros aspectos que devem ser informados e trabalhados durante o treinamento são a responsabilidade de cada membro, seus prazos e funções e que informações serão necessárias para a execução de suas tarefas.
Também é preciso evitar um dos erros na gestão de TI mais comuns, que é a realização de apenas treinamentos pontuais. Afinal, processos costumam ser modificados à medida que são executados e tecnologias evoluem.
Por isso, é fundamental oferecer treinamento e desenvolvimento contínuo para os colaboradores, no intuito de que sempre estejam atualizados sobre as melhores rotinas de TI.
4. Abrir canais de comunicação eficientes
Para obter a cooperação dos integrantes da TI durante o projeto de implantação de processos, é preciso abrir canais de comunicação eficientes. Dessa forma, será possível receber dúvidas, questionamentos, sugestões, entre outras colaborações. Veja alguns exemplos de meios e ações usados para isso:
- e-mail corporativo;
- grupos em redes sociais;
- grupos em mensageiros instantâneos, como WhatsApp e Telegram;
- feedbacks individuais e coletivos;
- reuniões periódicas etc.
Com esses itens, o gestor também conseguirá esclarecer eventos ou ações relacionados ao programa de implementação de processos, repassando o cronograma geral e explicando eventuais ajustes. Ainda terá como repassar o papel de cada um, bem como incentivar a troca de informações que podem solucionar aspectos complexos e promover a inovação nos processos.
Um time bem informado consegue evitar trabalhos dispensáveis mais facilmente. Ele também se sente mais envolvido com o projeto, de forma que poderá se engajar mais com as metas. Aliás, os profissionais ainda saberão como buscar informações com as pessoas certas, o que ajuda a melhorar a eficiência e produtividade dos processos de TI.
5. Definir metas claras e objetivas
Por falar em metas, é indispensável estabelecer metas claras e objetivas quando for implementar os processos em TI. Elas podem ser feitas em sincronia com as etapas, servindo para validar se os resultados e propósitos de cada fase foram alcançados.
No entanto, lembre-se de definir metas alcançáveis e realistas para não desmotivar sua equipe e gerar muito estresse. Também busque dividi-las adequadamente conforme as funções, responsabilidades e habilidades de cada colaborador para que não ocorra injustiças ou acabe por desanimar alguns.
6. Desenvolver avaliações de desempenho
Para melhorar a qualidade do gerenciamento em TI, é recomendado desenvolver programas de avaliação de performance, pois ajudam no controle e na identificação de problemas que afetam o rendimento entre os colaboradores.
Os dados obtidos também podem ser repassados aos funcionários, para que consigam entender quais aspectos de suas atuações precisam melhorar. Para alcançar isso, você pode empregar diferentes técnicas e métodos de análise, como:
- avaliação realizada pelo líder de TI;
- questionário aplicado em conjunto com o RH;
- avaliação feita pelo próprio time de TI, isto é, grupal;
- autoanálise para que o colaborador reflita sobre a situação do seu trabalho e busque formas de aprimorá-lo;
- os já mencionados feedbacks periódicos, em que os colaboradores indicam pontos positivos e negativos aos seus pares, inclusive ao gestor.
Você ainda poderá empregar indicadores de desempenho para reforçar as verificações feitas, podendo quantificar resultados e o desempenho dos funcionários.
Vale destacar que esses instrumentos e técnicas de monitoramento possibilitam elevar a produtividade e a eficiência da equipe de TI, já que são capazes de indicar o que precisa ser otimizado.
7. Adote uma solução integrada de gestão de TI
É importante contar com uma tecnologia que integra várias soluções em um só sistema, permitindo o mesmo em relação aos processos.
Dessa forma, você será capaz de centralizar a gestão e a operacionalização dos novos procedimentos e fluxos de trabalho da TI em um só lugar, o que melhora o controle do projeto e beneficia a execução das atividades.
Também reduz custos e evita gastos de tempo e esforço desnecessários. Afinal, problemas de compatibilidade, sumiço de dados durante processos de trocas de arquivos e retrabalhos por conta de ineficiências no contato de diferentes softwares podem ser eliminados.
Além das dicas passadas, lembre-se de buscar estabelecer uma cultura que reforce a implantação de processos em TI mais ágeis, modernos e que fortaleçam a inovação na gestão de TI.
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